1.PENGERTIANDalam mengartikan tata kerja ,prosedur dan sistem kerja akan kita pisahkan pengertian untuk masing – masing supaya jelas dan memahaminya.
Tata kerja : merupakan cara melaksanakan suatu pekerjaan dengan benar dan berhasil atau bisa mencapai tingkat efisien yang maksimal.
Prosedur : merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana,kapan pekerjaan tsb harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tsb dapat diselesaikan. Sistem : merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Ketiganya merupakan kesatuan yang bulat artinya ketiganya merupakan tindak lanjut dalam rangka pelaksanaan suatu bidang pekerjaan tertentu.
Jadi dengan adanya sistem kerja , tata kerja dan prosedur kerja menjadikan pelaksanaan fungsi manajemen dan kebijaksanaan pimpinan menjadi lebih terarah , terkoodinir dan terkontrol dengan baik.
1. PENGERTIAN TATA KERJA, PROSEDUR KERJA DAN SISTEM KERJA A. TATA KERJA Tata kerja merupakan cara melaksanakan suatu pekerjaan dengan benar dan berhasil guna mencapai tingkat efisien yang maksimal. B. PROSEDUR KERJA Prosedur kerja merupakan tahapan dalam tata kerjayang harus dilalui suatu pekerjaan baik meengenai dari mana asalnya dan mau menuju kemana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaaikan. C. SISTEM KERJA Sistem kerja adalah susunan anatara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan,. 2. PRINSIP-PRINSIP PEMAKAIAN TATA KERJA, PROSSEDUR KERJA DAN SISTEM KERJA Prinsip-prinsip yang harus dipenuhi dalam memakai tata kerja, prosedur dan sistem kerja pada suatu instansi adalah sebagai berikut : 1. Tata kerja, prosedur kerja dan proseddur kerja harus disususn dengan memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam dan sifat dari tugas pekerjaan. 2. untuk mempersiapkan hal-hal itu dengan setepat-tepatnya maka haruslah terlebih dahulu dipersiapkan adanya penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi jabatan, analisa jabatan, unsur kegiatan organisasi dan semacamnya. 3. Pilih salah satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya. 4. Selanjutnya harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap-tiap detail pekerjaan yang harus dilakukan untuk melaksanakan bidang tugas yang dimaksud. 5. Dalam penetapan tahap demi tahap dalam rangkaian pekerjaan maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus betul-betul terdapat saling hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke arah satu tujuan. 6. Dan tiap-tiap tahap itu harus betul-betul merupakan suatu kerja yang nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan ya ng dimaksud. 7. Disamping itu harus ditetapkan pula skill atau kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud. Jadi ini dimaksudkan untuk tidak memperpanjang proseddur kerja, dengan kata lain prosedur kerja disusun bukan berdasarkan jumlah (quantity) tenaga kerja yang ada, melainkan berdasarkan skill (quality) tenaga kerja yang dibubtuhkan untuk dapat menyelesaikan suatu bidang pekerjaan tertentu. 8. Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja itu harus disusun seddemikian rupasehingga memiliki stabilitas dan fleksibelitas. Stabilitas maksudnya bahwa sistem, tata kerja dan prosedur kerja itu harus mengandung unsur tetap sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan kerja. Adapun fleksibelitas artinya bahwa dalam pelaksnaannya tidak kaku tetapi harus luwes yaitu masih memungkinkan diadakannya saling pergantian tugas, sehingga misalnya salah seorang tidak masuk atau kebetulan salah satu mesin macet, maka pekerjaan harus tetpa terlaksana dan diseelesaikan 9. Perlu diperhatikan bahwa penyusunan sistem prosedur dan tata kerja harus selalu disesuaikan dengan kemajuan zaman dan teknologi, jadi harus selalu dijaga updatednessnya. 10. Untuk penggambaran tentang penerapan suatu prosedur tertentu sebaiknya dipergunakan tanda-tanda atau simbol dan skema atau bagan prosedur dengan setepat-tepatnya. Bagan semacam ini sering disebut sebagai skema arus kerja (Work Flow Chart) 11. Dan akhirnya untuk menjamin penerapan tata kerja, prosedur kerja, dan system kerja yang setepat – tepatnya, maka adanya buku – buku pedoman ( manuals ) tentang hal – hal itu mutlak perlu dipersiapkan
Sumber : //inspirasilutfi.blogspot.com/2011/03/tata-kerja-prosedur-kerja-sistem-kerja.html
Page 2
Dalam mengartikan tata kerja, prosedur dan sistem kerja akan kita pisahkan pengertian untuk masing-masing supaya jelas dalam memahaminya.
-Tata kerja : adalah suatu cara yang ditempuh untuk mengatur sebuah pekerjaan agar terlaksana
dengan baik dan efisien-Prosedur kerja : tahapan dalam tata kerja tentang bagaimana mengelola sebuah pekerjaan, yang
mengandung pengertian tentang apa, untuk apa, dan bagaiman pekerjaan harus diselesaikan-Sistem kerja : adalah satu kesatuan antara tata kerja dan prosedur kerja sehingga membentuk
suatu pola yang dapat dengan tepat menyelesaikan sebuah pekerjaan ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
• Tatakerja merupakan cara melaksankan suatu pekerjaan dengan benar dan berhasil guna atau bisa mencapai tingkat efisien yang maksimal.
Contohnya :
- Stabilitas : maksudnya bahwa system, tata, dan prosedur kerja itu harus mengandung unsur tetap sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan kerja.
• Prosedur kerja merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat di selesaikan.
• Sistem kerja merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam melnyelesaikan suatu pekerjaan.
Contohnya :
- Stabilitas : maksudnya bahwa system, tata, dan prosedur kerja itu harus mengandung unsur tetap sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan kerja.
- Fleksibilitas : artinya bahwa dalam pelaksanaanya tidak kaku tetapi harus luwes yaitu masih memungkinkan diadakannya saling pergantian tugas.
Contoh :
Salah seoerang tidak masuk atau kebetulan salah satu mesin macet, maka pekerjaan harus tetap dapat terlaksana dan diselesaikan.
Metode sistem kerja merupakan kesatuan ide yang dapat diaplikasikan
dimana penggunaan konsep ”sistem kerja” dianggap sebagai titik untuk memahami, menganalisa dan memperbaiki sistem dalam suatu organisasi, baik IT termasuk di dalamnya ataupun tidak.
Dasar dari metode sistem kerja, antar lain :
1. Hubungan antara sistem kerja dan bidang sistem informasi Konsep dari sistem kerja yaitu kasus umum yang mencakup system informasi, projects, rantai nilai, rantai supply dan kasus spesial lainnya.
2. Warisan dari komponen dan properti dari sistem kerja Kasus spesial dari sistem kerja, sistem informasi dan projects mungkin mewariskan elemen sistem, properti dan generalisasi dari sistem kerja secara umum.
3. Pemahaman tujuan dan kunci sukses dari sistem informasi Sistem informasi yang ada mendukung satu atau lebih dari sistem kerja yang mungkin tidak sama sekali, sebagian ataupun seluruhnya menggunakan sistem informasi.
4. Pengaplikasian prinsip umum mengenai sistem kerja Kesatuan dari prinsip umum yang berhubungan dengan sistem kerja merupakkan dasar dari metode sistem analisa dimana bisnis dan pekerja IT dapat menggunakan apapun yang berguna bagi mereka.
5. Model siklus hidup sistem kerja Sistem informasi dan sistem kerja Aktifitas-aktifitas dalam proses bisnis dibatasi menjadi enam tipe dari aktifitas yang bersifat komputerisasi ataupun manual, antara lain :
1. Mendapatkan informasi
2. Menerima informasi
3. Mentransmisikan informasi
4. Memanipulasi informasi
5. Menyimpan informasi
6. Menampilkan informasi
Misalnya:
Mengenai sistem kearsipan perpustakaan:
1.Mengkalsifakasi buku berbahasa inggris dan berbahasa indonesia.
2.Pengkodean buku atau coding
3.Mengatur buku yang sudah diberi kode yang sudah disediakan
Jadi dengan adanya sistem kerja,tatkerja dan prosedur kerja menjadikan pelaksanaan fungsi menajemen dan kebijaksanaan pimpinan mejadi lebih terarah,terkoodinir dan terkontrol dengan baik.
Prinsip-prinsip yang harus dipenuhi dalam memakai tata kerja, prosedur dan sistem kerja pada suatu instansi adalah sebagai berikut:
1. Tata kerja, prosedur kerja dan sistem tata kerja harus disusun dengan memperhati-kan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam dan sifat dari tugas atau pekerjaan.
2. Untuk mempersiapkan hal-hal itu dengan setepat-tepatnya maka haruslah terlebih dahulu dipersiapkan adanya penjelasan tantang tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi jabatan, analisa jabatan, unsur kegiatan organisasi dan semacamnya.
3. Pilih salah satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.
4. Selanjutnya harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap-tiap detail pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas yang termaksud.
5. Dalam penetapan tahap-demi tahap dalam rangkaian pekerjaan ( misalnya soal prose¬dur surat keluar ) maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus betul-betul terdapat saling hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke arah satu tujuan.
6. Dan tiap-tiap tahap itu harus betul-betul merupakan suatu kerja yang nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksud.
7. Di samping itu hams ditetapkan pula skill atau kecakapan dan ketrampilan tenaj a kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud.
8. Tata kerja, procedur kerja, dan system kerja itu harus disusun sedemikian rupa sehingga memiliki stabilitas dan fleksibilitas.Stabilitas maksudnya bahwa sistem ,tata kerja dan prosedur kerja itu harus mengandung unsur tetap sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan kerja.Fleksibelitas artinya bahwa dalam pelaksanannya tidak kaku tetapi harus luwes .
9. Perlu diperhatikan bahwa penyusunan system, prosedur, dan tata kerja harus selalu disesuaikan dewngan kemajuan jaman dan
teknologi, jadi haru dijaaga updateednessnya.
10. Untuk penggambaran tentang penerapan sesuatu prosedur tertentu sebaiknya dipergunakan tanda – tanda atau symbol dan skema atau
bagan prosedur dengan setepat – tepatnya.
11. Dan akhirnya untuk menjamin penerapan tata kerja, prosedur kerja, dan system kerja yang setepat – tepatnya, maka adanya buku – buku pedoman ( manuals )
tentang hal – hal itu mutlak perlu dipersiapkan.
Daftar
Pustaka :
//radityakurnianto.wordpress.com/college-assignments/2nd-semester/pengertian-tata-kerja-prosedur-kerja-dan-sistem-kerja/
www.slideshare.com/tatakerja
//irezpratama90blogs.blogspot.com/2011/10/tata-kerja-prosedur-kerja-dan-sistem.html