Perencanaan Program Kerja Humas/Public Relation Public relations/Humas merupakan fungsi manajemen yang membentuk dan mengelola hubungan saling menguntungkan antara organisasi dan masyarakat. PR selalu menjadi salah satu bidang yang sangat dinamis dalam kehidupan berorganisasi, karena praktisi PR membutuhkan keterampilan dan kapabilitas yang beragam untuk keberhasilan pekerjaan mereka. Yaitu untuk membangun dan memelihara hubungan dalam organisasi, baik individu dan kelompok yang selalu masuk dalam hubungan bersama dengan pihak lainnya. Seorang public relations harus melakukan perencanaan program kerja baik itu jangka panjang maupun jangka pendek, yang harus direncanakan dengan cermat dan hati – hati, sehingga akan diperoleh hasil – hasil yang nyata. Program tersebut harus berhubungan dengan tujuan organisasi, maka seorang praktisi PR harus memahami apa yang sedang dilakukan manajemen, bahwa mereka adalah bagian dari tim manajemen. A. Pengertian Program Kerja Program adalah suatu rancangan mengenai asas suatu usaha yang akan dijalankan. Sekumpulan aktivitas yang saling berkaitan dan bantu membntu diantara satu dengan yang lain kepada pencapaian sesuatu tujuan program itu. Organisasi mengandung satu atau lebih program dan tujuan tiap – tiap program itu adalah tidak serupa, tetapi saling menyumbang kepada satu tujuan sebuah organisasi itu. Program kerja adalah sebagai suatu rencana kegiatan dan suatu organisasi yang terarah terpadu dan tersistematis yang dibuat untuk rentang waktu yang telah ditentutan oleh suatu organisasi. Program kerja ini akan menjadi pegangan bagi organisasi dalam menjalankan rutinitas roda organisasi. Program kerja juga digunakan sebagai sarana untuk mewujudkan cita – cita organisasi. B. Ruang Lingkup Program Kerja Public Relations Program berhubungan dengan tujuan keorganisasian, maka seorang praktisi Public Relations harus memahami apa yang sedang dilakukan oleh manajemen, bahwa mereka adalah bagian dari tim manajemen. Program merupakan suatu rancangan mengenai asas serta usaha yang akan dijalankan. Program kerja PR adalah rancangan yang dibuat untuk menjalankan kegiatan PR. Dengan melaksanakan metode program kerja secara bertahap dan menggunakan media komunikasi yang tepat. Public Relatians dapat membantu melancarkan jalannya kegiatan perusahaan. Dalam hal ini banyak permasalahan yang perlu menjadi pemikiran Public Relations, antara lain : a. Ke dalam 1. Meningkatkan efisiensi tenaga buruh atau pegawai (SDM) 2. Meningkatkan keterampilan dan pengetahuan pegawai (SDM) 3. Memelihara kekompakan kerja serta menyalurkan kreativitas para pegawai (SDM) 4. Ikut mengawasi dan menjaga perusahaan dari gangguan – gangguan penyelewengan b Ke luar 1. Memelihara hubungan baik antara perusahaan dengan masyarakat (public), terutama dengan public sekitar temat dimana perusahaan itu berada. 2. Mengajak masyarakat untuk menjadi minded terhadap hasil produksi perusahaan. 3. Memperluas pasaran hasil produksi perusahaan 4. Membina kepercayaan dan simpati masyarakat terhadap kegiatan perusahaan. (Suhandang, 2004:238) Pada dasarnya tujuan umum dari program kerja dan berbagai aktivitas PR adalah cara menciptakan hubungan harmonis antara organisasi atau perusahaan yang diwakilinya dengan publiknya atau stakeholder sasaran khalayak yang terkait. Tujuan dari proses perencanaan program kerja untuk mengelola berbagai aktivitas PR tersebut dapat diwujudkan jika terorganisasi dengan baik melalui manajemen yang dikelola secara professional dan dapat dipertanggungjawabkan hasi atau sasarannya. C. Perencanaan Program Kerja Public Reletions Defenisi perencanaan kerja, menurut pakar Public Relations, Frank Jeskins (2004 : 13), Public Relations consists off all from of planned communications outwards and inwards between an organization and its public for the purpose of achieving specific objectives concerning mutual understanding. Secara umum pengertian dari perencanaan program kerja public relations yaitu terdiri dari semua bentuk kegiatan perencanaan komunikasi baik kegiatan ke dalam maupun ke luar antara organisasi dan publiknya yang tujuannya untuk mencapai saling pengertian. Perencanaan program kerja public relations tersebut, berkaitan dengan pengertian perencanaan, wujud rencana kerja dan alasan dilakukannya perencanaan kerja program PR, termasuk manfaat dan klasifikasi perencanaan kerja tersebut. Maka penjelasannya sebagai berikut, Perencanaan kerja, yaitu terdiri dari : 1. Perencanaan, seseorang yang memanfaatkan atau menginterpretasikan segala informasi, materi dan data yang tersedia baik secara kuantitatif maupun kualitatif untuk di analisis, diseleksi dan diproses sebagai bahan perenacaan kerja yang akan datang. 2. Hasil yang akan diperoleh relevan dengan hal-hal yang berkaitan dengan peran dan fungsi kegiatan dalam suatu organisasi. Perencanaan kerja PR, yang berkaitan dengan : 1. Fungsi dan teknis manajemen humas yang profesional, dinamis serta proaktif. 2. Merupakan metode terbaik untuk mempersiapkan pihak organisasi dalam menghadapi perubahan yang sering terjadi. 3. Penilaian (evaluasi) atau meriview hasil perkembangan kegiatan masa lalu, sekarang dan masa yang akan datang. 4. Mengantisipasi dan mengahadapi, tantangan atau resiko yang akan terjadi melalui suatu proses untuk menentukkan tujuan dan sasaran jangka pendek dan jangka panjang secara periodik dan strategis. Wujud rencana kerja PR 1. Rencana yang berkaitan dengan hasil atau produk dari perencanaan yang telah dilaksanakan, baik dalam waktu jangka pendek maupun jangka panjang. 2. Rencana perencanaan konsep dasar dari perencanaan kerja PR yang dirancang 3. Rencana untuk membuat pernyataan berdasarkan dari target yang ingin dicapai 4. Perencanaan Kerja PR dan alasan-alasan untuk dilakukan kegiatan PR Alasan dalam kegiatan perencanaan, dalam kata lain yaitu action plan yang mana dapat bersifat proaktif, reaktif, defensive,preventif, protektif dan hingga profitbel. Alasan mengapa (why) : 1. Untuk mengantisipasi perubahan lingkungan lebih luas 2. Mengahadapi perubahan lebih sempit dalam bidang operasional. 3. Menciptakan tujuan yang objektif, sasaran dan target yang ingin dicapai. Manfaat perencanaan kerja PR Manfaat yang diperoleh dari pembentukan perencanaan kerja PR, yaitu : 1. Membantu pihak manajemen organisasi untuk mampu beradaptasi terhadap lingkungan yang berubah-ubah 2. Mengefektifkan dan mengefesienkan koordinasi atau kerjasama antara departemen dan pihak terkait lainnya. 3. Menghindari resiko kegagalan dengan tidak melakukan perkiraan atau perencanaan tanpa arah yang jelas dan konkret 4. Mampu melihat secara keseluruhan kemampuan operasional organisasi 5. Menetapkan klasifikasi rencana kerja PR, yaitu renacana strategi, rencana tetap dan rencana tertentu. Dalam pembentukan perencanaan program kerja PR, dimana perlunya seorang praktisi khusus harus terlebih dahulu mengetahui dan dapat memahami tujuan yang akan dicapai oleh organisasinya, jika tidak memahami dan mengetahui dengan pasti tujuan organisasi sebelum melakukan perencanaan program PR, akibatnya timbul hambatan-hambatan, yaitu : 1. Kegagalan manajemen menyertakan para pelaksana untuk turut serta mempertimbangkan perumusan kebijakasanaan dan program kerja organisasi 2. Kurang tercapainya kesepakatan mengenai tujuan-tujuan dari pelaksanaan program PR. 3. Kurang waktu karna tersita oleh pembahasan-pembahasan mengenai permasalahan sehari-hari 4. Keterlambatan dan frustasi yang dialami pelaksana karna kurangnya koordinasi departemen terkait Tujuan dari proses perencanaan program kerja untuk mengelola berbagai aktivitas manajemen humas tersebut yang diwujudkan jika terorganisasi dengan baik melalui manajemen humas yang dikelola secara profesional dan dapat dipertanggung jawabkan hasil dan sasarannya. Secara umum pengertian dari perencanaan humas yaitu terdiri dari semua bentuk kegiatan perencanaan, wujud rencana kerja dan alasan dilakukannya perencanaan kerja humas. Apapun jenis perencanaan, akan selalu mengikuti langkah-langkah tertentu, dimana langkah-langkah tersebut sebaga berikut : 1. Menentukkan kebutuhan, kemudian memprioritaskan satu atau beberapa yang menjadi tujuan perencanaan 2. Melakukan ramalan dan menentukan program serta alternatif-alternatif pemecahan 3. Menspesifikasi program 4. Memilih alternatif pemecahan
Perencanaan program kerja PR
harus dikaitkan dengan cita-cita dan tujuan. Sehubungan dengan hal tersebut
terdapat dua program PR yang bersifat mendasar yaitu program PR yang bersifat
preventif dan program suatu program yang direncanakan untuk mencegah terjadinya
hal-hal yang tidak diinginkan oleh organisasi, sedang program remedial
sehubungan dengan perbaikan situasi dan kondisi yang terjadi pasca krisis.
Perencanaan kerja PR, berkaitan dengan : 1. Tiga Dasar Ada tiga dasar yang hakiki agar Rencana Program PR dapat berhasil baik, yaitu : 1) Rencana program kerja harus dibuat dengan teliti dan harus didukung oleh pihak manajemen 2) Rencana program kerja tersebut harus mempunyai tujuan 3) Dilakukannya pengarahan mengenai Rencana Program tersebut
PRO (Praktisi PR) tidak
boleh berurusan dengan PR rabun atau rencana program yang direncanakan secara
tidak jelas. Agar berhasil, rencana program PR harus disusun terlebih dahulu
dan disesuaikan dengan ruang lingkup dimana PRO bekerja di perusahaan besar
atau kecil. Misalnya, dengan ruang lingkup yang kecil dan disesuaikan dengan
keadaan finansialnya ketika dibuat rencana program PR selama satu tahun. 2. Unexpected Case
Dalam praktek, seorang PRO
sering dihadapkan dengan sesuatu yang berada diluar perkiraan atau tujuan
rencana program. Maka rencana program harus dibuat sebaik mungkin Penanganan hal – hal yang hadir di luar dengan dugaan
tersebut akan jauh lebih sulit dikarenakan tidak ada guideline (patokan) dalam
rencana programitu sendiri. Karena itulah tak
satu bisnis pun dapat beroperasi tanpa rencana program yang matang dan jelas. 3. Faktor Utama Rencana Program 1) Kegiatan yang dituangkan dalam bentuk proposal perencanaan kerja PR, termasukspecial event seperti : product launching, facility visit, penandatanganan kerja sama, atau kegiatan lainya : pameran, promosi, sponsor ship, dan kampanye. 2) Perencanaan anggaran, yang merupakan faktor yang penting. Tidak ada kegiatan tanpa pengeluaran dan pemasukan uang. 3) Perizinan dari yang berwenang 4) Strategi pelaksanaan kegiatan 5) Rapat 6) Perekrutan karyawan yang akan dilibatkan dalam pekerjaan termasuk jobdescriptionnya 7) Penyediaan sarana untuk hal – hal yangakan muncul secara tidak terduga D. Pentingnya Perencanaan Program Public Relations Rencana program PR sama pentingnya dengan menciptakan suatu fondasi yang kuat untuk sebuah bangunan. Menurut Frank Jefkins (2002 : 56) ada empat alasan yang paling penting bagi perlunya suatu perencanaan PR. Keempat alasan tersebut adalah sebagai berikut : Untuk menetapkan target – target operasi PR yang nantinya akan menjadi tolok ukur atas segenap hasil yang diperoleh Untuk memperhitungkan jumlah jam kerja dan berbagai biaya yang diperlukan Untuk menyusun skala prioritas guna menentukan jumlah program dan waktu yang diperlukan untuk melaksanakan segenap program PR yang telah diprioritaskan Untuk menentukan kemungkinan pencapaian tujuan – tujuan tertentu sesuai dengan ketersediaan : Staf pendukung atau personil yang mencukupi Dukungan dari berbagai peralatan fisik seperti alat –alat kantor, mesin ceta, kamera dll
Anggaran dana yang tersedia KESIMPULAN Program kerja adalah sebagai suatu rencana kegiatan dan suatu organisasi yang terarah terpadu dan tersistematis yang dibuat untuk rentang waktu yang telah ditentutan oleh suatu organisasi.
Tujuan dari proses
perencanaan program kerja untuk mengelola berbagai aktivitas manajemen humas
tersebut yang diwujudkan jika terorganisasi dengan baik melalui manajemen humas
yang dikelola secara profesional dan dapat dipertanggung jawabkan hasil dan
sasarannya. Secara umum pengertian dari perencanaan humas yaitu terdiri dari
semua bentuk kegiatan perencanaan, wujud rencana kerja dan alasan dilakukannya
perencanaan kerja humas. Program perencanaan PR memiliki beberapa model yaitu
pengenalan situasi, penetapan tujuan, defenisi khalayak, pemilihan media dan
teknik – teknik Humas, penentuan anggaran. JIKA KALIAN TELAH MEMBACA ARTIKEL DI ATAS, SILAHKAN UNTUK MELAKUKAN ABSENSI DAN DISKUSI ONLINE PADA DENGAN MASUK LINK DI BAWAH INI ABSENSI DAN RUANG DISKUSI DAFTAR PUSTAKA Nurjannah. 2013. Hubungan Internal.Pekanbaru : CV. Witra Irzani Ardianto, Elvinaro. 2011.Public Relations Pengantar Komprehensif. Bandung :Simbiosa Rekatama Media. |