Bagaimana cara sort data di excel

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Muhlis Tirowali (you can also view the original English article)

Jadi, Anda diberikan spreadsheet Exce dengan ribuan baris di dalamnya, dan Anda menyadari bahwa data tersebut tidak berurutan. Anda mungkin harus menyusunnya berdasarkan nama di dalam kolom, atau dengan mengurutkan data dari besar ke kecil.

Pada permukaannya, menyortir data terlihat mudah untuk dilakukan di Excel, dan aplikasi ini tentu membuat penyortiran menjadi mudah. Tetapi, ada lebih banyak lagi kekuatan tentang bagaimana Anda dapat menyortir dan mengurutkan data pada worksheet Anda. Berikut adalah tiga teknik menyortir data Excel yang akan Anda pelajari pada tutorial ini:

1. Menyortir data hanya dengan beberapa klik
2. Mengatur lebih dari satu aturan dan mengurutkan ke bawah, seperti mengurutkan berdasarkan abjad wilayah kemudian negara.
3. Membuat penyortiran custom untuk mengurutkan data Anda berdasarkan aturan yang Anda buat.

Menyortir data dapat juga menjadi berbahaya pada suatu waktu; bagaimana jika Anda hanya menyortir satu kolom dan data justru menjadi tidak pada tempatnya? Saya akan menunjukkan pada Anda bagaimana mencegah hal tersebut. Mari memulai!

Bagaimana Menyortir Data pada Spreadsheet Excel Anda (Video Cepat)

Screenshoot berikut ini menjelaskan beberapa teknik untuk menyortir data Anda. Tontonlah video tiga menit ini untuk mempelajari alur kerja professional Excel dengan cepat. Kita akan mulai dengan sortir sederhana, dan melanjutkan pada teknik lanjutan untuk memastikan bahwa Anda selalu dapat menyortir data sesuai dengan kebutuhan Anda.

Bacalah panduan langkah demi langkah tentang bagaimana menyortir data pada spreadsheet Excel, menggunakan teknik sederhana hingga tingkat lanjut.

Data Sample (Unduh Workbook Excel Gratis)

Sebagai bagian dari tutorial ini, saya telah membuat sebuah workbook yang dapat Anda gunakan selama pembelajaran penyortiran data. Unduh workbook secara gratis, dan gunakan selama mempelajari penyortiran data pada Excel. 

1. Penyortiran Sederhana dalam Excel

Menyortir sangatlah mudah, hanya dua klik untuk mengurutkan data spreadsheet Anda. Mari palajari bagaimana caranya.

Dalam sebuah workbook Excel, mulailah dengan mengklik pada sebuah cell yang Anda ingin sortir. Sekarang, pastikan bahwa Anda berada pada tab Home dari pita Excel, dan temukan tombol Sort dan Filter pada bagian kanan pita/ribbon.

Perhatikan pada opsi sort, Anda dapat menyortir teks “A to Z” atau “Z to A”. Opsi sederhana ini akan menyortir data Excel secara alfabetis berdasarkan salah satu pilihan Anda, tergantung yang mana Anda butuhkan.

Ketika Anda menyortir data pada Excel, semua baris akan tersortir. Intinya, kolom yang Anda pilih akan menjadi “kunci” yang digunakan Excel untuk menentukan bagaimana menyortir data, tetapi masing-masing baris adalah harus tetap berada dalam satu kelompok yang sama.

Tergantung pada data yang Anda pilih, Anda dapat menyortir berdasarkan abjad atau nomor. Jika kolom memiliki nilai angka, Anda dapat menyortir dari nilai terkecil hingga terbesar, sedangkan jika data teks akan diurutkan berdasarkan urutan abjad.

Ini adalah langkah yang sangat mudah untuk melakukan sortir dasar. Cukup dengan mengklik di dalam data kolom, pilih opsi sortir, dan Excel akan mengurutkannya untuk Anda di dalam spreadsheet.

Tips Singkat: Juga coba untuk menyortir data dengan mengklik kanan di dalam kolom, dan pilih Sort, kemudian pilih bagaimana Anda ingin menyusun data asli.

2. Bagaimana Tidak Menyortir Data Excel Anda

Juga menjadi hal yang penting mempelajari tentang salah satu cara paling berbahaya dalam menyortir data pada Excel, sebuah metode yang dapat memporak-porandakan data asli Anda.

Permasalahan terjadi ketika Anda memiliki spreadsheet data yang sangat besar, tetapi Anda secara tidak sengaja hanya menyortir satu kolom data. Masing-masing baris data dalam Microsoft Excel adalah catatan yang harus berada pada kelompok yang sama.

Pada screenshot di bawah, saya telah memberi kode warna pada baris sehingga Anda dapat melihat bahayanya jika menyortir data hanya dari satu kolom.

Kesalahan terbesar pengguna Excel biasanya adalah memilih hanya satu kolom ketika menyortir, dan memilih opsi yang salah pada jendela opsi selanjutnya.

Excel bahkan memperingatkan kita, dengan sebuah jendela berlabel Sort Warning. Pop up jendela window ini menyajikan pilihan untuk Expand the selection/luaskan pilihan (pilih ini!) atau Continue with the current selection/teruskan dengan pilihan yang sedang dipilih.

Saya selalu berpikir bahwa pilihan yang disajikan pada jendela ini tidak jelas. Untuk sekedar memberi tahu bahwa Anda mungkin ingin Expand the selection untuk memastikan Excel memasukkan semua kolom ketika menyortir data.

Untuk kepentingan pengujian, mari lihat apa yang terjadi jika kita hanya memilih satu kolom, dan memilih tipe sortir Continue with the current selection.

Pada screenshoot di bawah ini, Anda dapat melihat bagaimana kacaunya tipe sortir ini. Walaupun kolom Amount Billed telah tersortir dari kecil ke besar, tetapi kolom lain tetap berada pada tempatnya. Ini artinya, data kita tidak lagi benar.

Kesimpulannya, ada dua kunci “jangan” ketika menyortir data Anda:

1. Jangan mulai dengan hanya meng-highlight/menandai satu kolom saja pada spreadsheet Anda!
2. Jangan menggunakan opsi Continue with current selection jika Anda bekerja dengan satu kolom saja—pastikan untuk memperluas pilihan data Anda (expand the selection).

3. Penyortiran Tingkat Lanjut

Sejauh ini, penyortiran sederhana telah memungkinkan kita untuk menyusun data tunggal. Bagaimana jika kita mempertimbangkan dua tipe data ketika kita tengah menyortir?

Bagaimana jika kita ingin…

• Menyortir berdasarkan abjad, pertama dimulai dari wilayah kemudian negara, di dalam spreadsheet.
• Menyortir berdasarkan abjad dari nama klien kemudian diikuti tipe proyek yang kita kerjakan untuk mereka.
• Menyortir klien kita berdasarkan abjad, kemudian jumlah proyek individu, dari besar ke kecil.

Jawaban untuk semua pertanyaan di atas adalah sortir tingkat lanjut/andvanced sort. Dengan ini Anda dapat mengatur beberapa level dari penyortiran data. Mari belajar dari contoh terakhir menggunakan data sampel.

Untuk memulai, klik mana saja di dalam data Anda untuk menemukan opsi Sort & Filter, kemudian pilih Custom Sort.

Pada jendela ini, kita dapat menambahkan beberapa level sortir. Mulailah dengan mengeklik opsi dropdown di samping Sort by dan pilih kolom yang ingin Anda mulai sortir.

Dalam contoh saya, saya menggunakan Client dari menu dropdown dan meninggalkan Sort On diatur berdasarkan nilai/Values, dan Order diatur berdasarkan to A to Z. Sederhananya, tindakan ini akan membuat Excel menyortir berdasarkan urutan abjad.

Sekarang mari klik pada Add Level. Ini akan membuat baris baru pada opsi sort dan memungkinkan kita untuk menambahkan level kedua dalam urutan.

Saya sekarang dapat memilih Amount billed dari dropdown kedua. Kombinasi kedua pengaturan ini akan menghasilkan sortiran berdasarkan nama klien, kemudian diikuti Amount Billed pada masing-masing proyek.

Anda dapat melanjutkan untuk menambahkan level lain sebanyak kebutuhan Anda pada jendela sortir tingkat lanjut ini. Urutan pada baris penting; Anda dapat memindahkan sebuah baris ke atas untuk menyortirnya menjadi jumlah bill terlebih dahulu, misalnya, kemudian klien.

Ketika kita menekan OK, Excel akan menyortir spreadsheet berdasarkan aturan yang telah kita buat pada jendela ini.

Tip: untuk sortir tingkat lanjut lainnya, cobalah untuk mengubah menu dropdown Sort On untuk mengubah fitur sortir Anda menjadi tingkat lanjut, seperti menyortir berdasarkan warna cell.

Sortir tingkat lanjut/advanced sort memungkinkan Anda untuk membangun dua level urutan data pada spreadsheet Anda. Jika menyortir pada satu faktor tidak cukup, gunakan advanced sort untuk menambahkan lebih banyak kriteria.

Kesimpulan dan Tetap Belajar

Menyortir adalah keahlian lain yang penakluk preadsheet akan terus miliki pada workbook Excel mereka. Ketika Anda perlu untuk mengurutkan kembali data pada spreadsheet, akan memakan waktu yang sangat lama untuk meng-copy paste baris pada urutan tertentu, sehingga penyortiran Excel adalah keharusan.

Tentu saja, Anda dapat membangun keahlian yang Anda telah pelajari hari ini dengan menyelam lebih dalam lagi pada tutorial Excel lainnya. Pelajari link-link di bawah ini:

• Menyortir data adalah keahlian yang hebat, tetapi terkadang Anda justru ingin menyimpulkan dan memahami set data menggunakan PivotTables.
• Di sini ada kumpulan tutorial sortir jikalau Anda ingin belajar dari sumber lain.
• Pelajari bagaimana bekerja dengan rumus Excel pada Bagaimana Mengatur Rumus Excel Anda.

Bagaimana Anda menyortir data Anda? Apakah Anda menggunakan etode sederhana atau advanced sort untuk memastikan penyortiran sempurna setiap saat?

Apa itu sort dalam Excel?

Bagaimana cara mengurutkan data dengan sorting?

Bagaimana cara mengurutkan data berdasarkan angka?

Bagaimana cara mengurutkan hari di Excel?