Apa yang dimaksud dengan buku agenda surat keluar?

Istilah Penting dalam Sistem Buku Agenda Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun. Disebut juga buku agenda keluar.

Table of Contents Show

Langkah langkah membuat surat keluar dalam sistem buku agenda?
Apa yang dimaksud dengan buku agenda dan ada berapa macam buku agenda?
Apa saja penanganan surat keluar sistem kartu kendali?
Langkah-langkah penanganan surat masuk secara urut yang benar adalah?
Urutan prosedur langkah-langkah penanganan surat masuk yang tepat adalah?
Mengapa penulisan surat bersifat formal?
Apakah surat terdiri dari tiga paragraf singkat?
A. Jenis-jenis buku agenda
B. Fungsi-fungsi buku agenda
C. Istilah pada buku agenda
D. Proses penangan surat masuk
Video yang berhubungan

Langkah langkah membuat surat keluar dalam sistem buku agenda?

Prosedur pengurusan surat masuk dengan sistem buku agenda adalah sebagai berikut :

Penerimaan Surat. Surat masuk dapat diterima melalui Kurir,
Penyortiran Surat.
Pencatatan Surat/ Agendaris.
Pengarahan Surat.
Unit Pengolah.
Penyimpanan Surat.

Apa yang dimaksud dengan pengagendaan surat?

Mengagendakan Surat Masuk Yang dimaksud dengan mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar ke dalam buku agenda. Buku agenda masuk ini biasa disebut daily mail record, petugas pencatat surat disebut agendaris atau mail clerk. Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk.

Apa yang dimaksud dengan buku agenda jelaskan macamnya?

a. Pengertian buku agenda Buku agenda adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dalam jangka waktu satu tahun Buku agenda dibedakan menjadi 3 1, Agenda tunggal Adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar sekaligus dengan nomor yang berurutan.

Apa yang dimaksud dengan buku agenda dan ada berapa macam buku agenda?

Buku agenda merupakan buku catatan keluar masuknya surat yang dikirim maupun yang diterima oleh instansi. Buku agenda terbagi menjadi 3 macam: 3.Buku Agenda Kembar ialah dua buah buku yang masing-masing dikhususkan untuk pencatatan surat masuk atau surat keluar saja.

Apa saja penanganan surat keluar sistem kartu kendali?

A. Langkah-Langkah pengurusan surat keluar penting adalah sebagai berikut.

Menerima surat beserta tembusannya dan kartu kendali 1 dan 2 dari unit pengolah.
Memberikan stempel pada surat.
Kartu kendali 1 diteruskan ke pengarah surat untuk disimpan dan berfungsi sebagai kartu.

Apa yang dimaksud mengagendakan?

mengagendakan [meng·a·gen·da·kan] [mengagendakan] Arti mengagendakan di KBBI adalah: memasukkan dalam acara (rapat, seminar).

Langkah pertama yg harus dilakukan dalam pengurusan surat masuk?

Langkah-Langkah Pengelolaan Surat Masuk

Penyortiran surat. Langkah yang pertama-tama dilakukan oleh Bagian Penerimaan Surat adalah memilah-milahkan surat.
Pembukaan sampul.
Mengeluarkan surat dari sampul.
Pembacaan surat.
Pencatatan surat.
Pembagian Surat.

Langkah-langkah penanganan surat masuk secara urut yang benar adalah?

Urutan prosedur langkah-langkah penanganan surat masuk yang tepat adalah?

Pembahasan

Menerima surat masuk dari kurir atau petugas pos.
Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda surat telah diterima.
Meneliti Kelengkapan Isi Surat, seperti alamat si pengirim.
Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk.
Menggolong-golongkan surat sesuai dengan jenisnya.

Apa yang digunakan untuk menulis surat resmi?

Sedangkan untuk penulisannya biasanya menggunakan huruf kapital yang diperbesar dan dipertebal. Untuk penulisan kop surat umumnya menggunakan rata tengah, tetapi terkadang ada juga yang menggunakan rata kiri atau kanan. Nomor surat pada surat resmi merupakan salah satu bagian yang memiliki fungsi sangat penting.

Apakah surat resmi merupakan surat resmi?

Pada paragraf di atas dapat diambil kesimpulan bahwa surat resmi merupakan surat yang digunakan dalam berbagai urusan resmi baik secara personal, instansi atau organisasi. Surat resmi biasanya dibuat untuk menyampaikan informasi tertulis oleh satu pihak ke pihak yang lain.

Mengapa penulisan surat bersifat formal?

Namun dalam penulisan surat ada aturan-aturan tertentu, salah satunya ialah penulisan tanggal surat yang benar. Tetapi berlaku atau tidaknya aturan-aturan tersebut juga bergantung pada jenis suratnya. Jika surat bersifat formal, maka penulisan dilakukan sesuai aturan.

Apakah surat terdiri dari tiga paragraf singkat?

Tubuh surat biasanya terdiri dari satu hingga tiga paragraf singkat, masing-masing dengan maksud tertentu dan terorganisir untuk kejelasan. Pengantar. Menjelaskan alasan surat itu dan apa yang ingin Anda capai dengannya. Jika penerima tidak tahu siapa Anda, Anda juga dapat menyebutkan hubungan timbal balik di sini. Paragraf kedua.

Secara umum definisi Agenda atau buku Agenda merupakan catatan bertanggal yang mencatat keluar masuknya surat yang dikirim maupun yang diterima oleh suatu kantor, instansi dan/atau perusahaan. Penegertian lainnya Agenda juga dijelaskan sebagai buku yang digunakan untuk mencatat semua surat-surat keluar masuk dalam waktu satu tahun atau pada periode tertentu.

A. Jenis-jenis buku agenda

1. Buku agenda tunggal

Buku agenda ini merupakan jenis buku yang cocok dipakai untuk pencacatan surat keluar dan surat masuk serta penomoran yang ditulis secara berurutan (campuran) pada setiap halaman per halaman. Buku agenda ini biasanya ditulis dengan format yang terdiri dari nomor surat, tanggal penerimaan surat, nama instansi atau perusahaan pengirim tanggal dan nomor surat, perihal, lampiran, diteruskan pada keterangan dan juga kode arsip.

2. Buku agenda berpasangan

Buku agenda berpasangan ini adalah buku agenda yang penulisan surat masuk dan surat keluar ditulis secara berpasangan dalam satu buku agenda.

3. Buku agenda kembar

Buku agenda jenis ini adalah buku agenda yang dimana buku agenda untuk surat masuk berbeda atau ditulis secara terpisah dengan buku agenda keluar.

B. Fungsi-fungsi buku agenda

1. Bukti surat keluar dan surat masuk

Dengan adanya buku agenda kerja ini, dapat memudahkan dalam pencarian berkas-berkas tertentu karena detail dari setiap surat masuk maupun surat keluar dapat diidentifikasi dengan mudah.

2. Mengetahui jumlah surat masuk dan keluar

Buku agenda dapat sangat membantu apabila suatu kantor, perusahaan atau instansi ingin melihat kembali berapa jumlah surat masuk dan jumlah surat keluar dalam periode tertentu.

3. Mengetahui penomoran surat keluar

Dengan adanya buku agenda, untuk melakukan penomoran dalam pembuatan surat akan menjadi lebih muda karena dengan adanya buku agenda, surat-surat sebelumnya tertulis secara berurutan.

4. Membantu pencarian surat

Dalam kondisi tertentu, perusahaan, bisnis, maupun instansi mungkin perlu meninjau kembali surat-surat terdahulu yang telah tersimpan. Dengan terteranya identitas surat secara berurut maka hal tersebut dapat mempermudah pencarian surat yang diinginkan.

C. Istilah pada buku agenda

1. Buku verbal

Buku verbal ini merupakan buku yang ditulis oleh seorang pekerja yang disebut dengan verbalis yang bertujuan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun dan buku ini disebut juga buku agenda keluar.

2. Buku eksedisi

Buku ini adalah buku yang dikerjakan oleh seorang yang disebut dengan ekspeditor, buku ini dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai bukti tanda terima surat.

3. Buku Arsip

Buku ini merupakan buku yang memiliki fungsi untuk mencatat surat yang akan disimpan yang dikelompokkan berdasarkan kode surat dan nomor urutnya masing-masing.

4. Disposisi

Disposisi yaitu perintah dari seorang pimpinan yang disampaikan secara singkat berkaitan dengan hal dalam penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan.

5. Blangko surat

Blangko surat merupakan suatu lembaran surat dimana bagian kepala atau kop surat telah tercetak untuk pembuatan surat keluar atau surat yang akan dikirim.

6. Blangko konsep

Blangko konsep yaitu sebuat blangko atau formulir yang dipergunakan untuk membuat konsep surat.

7. Taklik

Taklik merupakan suatu tanda yang biasanya berupa paraf dari petugas yang bertanggung jawab untuk meneliti, memeriksa dengan tujuan memastikan tidak ada kesalahan dari surat yang baru saja dibuat sebelum ditanda tangani oleh pimpinan.

8. Cap agenda

Cap agenda adalah suatu cap yang digunakan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda.

D. Proses penangan surat masuk

1. Penerimaan

Penerimaan surat biasanya dilakukan oleh mereka yang bekerja di depan kantor seperti satpam dan resepsionis. Tugas penerima surat adalah mengumpulkan surat yang masuk, memeriksa ketepatan alamat dan penandatangan surat tanda terima.

2. Penyortiran

Penyortiran surat dilakukan oleh resepsionis apabila surat ditujukan untuk perseorangan maka akan langsung diberikan kepada yang bersangkutan namun apabila yang diterima adalah surat dinas untuk kepentingan perusahaan maka akan diperoses lebih lanjut.

3. Pencatatan

Pencatatan surat-surat dilakukan oleh petugas menggunakan buku agenda. Petugas tersebut dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau surat yang bersifat rahasia. Surat rahasia dapat dibaca apabila diizinkan oleh pimpinan. Setelah pencatatan identitas surat, petugas akan membubuhkan cap agenda kemudian petugas memberikan kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan terkait penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut.

4. Pengarahan

Pengarahan berfungsi untuk menentukan kepada siapa yang berhak menindak lanjuti surat yang telah dibaca oleh pimpinan berdasarkan lembar disposisi yang diisi oleh pimpinan.

5. Penyampaian

Jika pimpinan yang telah menuliskan instruksinya pada lembar disposisi. Maka surat beserta lembar disposisi tersebut diberikan kepada pihak yang ditunjuk pimpinan berdasarkan intruksi dan ketika surat tersebut telah diberikan maka yang menerima harus menandatangani surat bukti penerimaan pada buku ekspedisi.

6. Penyimpanan

Setelah surat telah selesai diproses maka harus diberikan kepada tata usaha untuk disimpan dengan baik dan rapi mengunakan metode penyimpanan tertentu seperti berdasarkan abjad, subjek, wilayah, tanggal atau menggunakan sistem nomor.