Ketika seorang pelaku usaha memutuskan merekrut karyawan, tepat pada saat itulah ada tantangan baru yang mesti ditaklukkan. Sebab, mengelola sebuah usaha dengan sokongan karyawan akan berbeda dengan pengelolaan secara mandiri. Banyak hal baru yang harus dipelajari seputar karyawan. Yang tak boleh terlupakan tentunya cara menghitung gaji karyawan.
Gaji atau upah adalah komponen ketenagakerjaan yang diatur dalam Undang-Undang Cipta Kerja. Saat ini omnibus law yang memayungi sejumlah aturan itu sedang digodok ulang setelah dinyatakan “inkonstitusional bersyarat” oleh Mahkamah Konstitusi dalam sidang gugatan uji materi.
Dalam Undang-Undang Cipta Kerja disebutkan “hak pekerja/buruh atas upah timbul pada saat terjadi hubungan kerja antara pekerja/buruh dengan pengusaha dan berakhir pada saat putusnya hubungan kerja”. Maka semua karyawan berhak mendapatkan upah begitu menjalin hubungan kerja dengan pemilik usaha. Hak itu lepas setelah hubungan kerja berakhir.
Cara menghitung gaji karyawan pun didasari undang-undang itu. Berdasarkan Undang-Undang Cipta Kerja, penghitungan gaji harus mengacu pada peraturan pemerintah yang menetapkan upah minimum di daerah setempat. Artinya, pengusaha di suatu daerah tidak boleh memberikan gaji kepada karyawannya di bawah upah minimum daerah tersebut. Pemerintah juga mengatur komponen upah yang mencakup gaji pokok dan tunjangan tetap. Jumlah gaji pokok ditetapkan minimal 75 persen dari gaji pokok plus tunjangan tetap.
(Baca: Cara Kelola Data Gaji Karyawan Agar Tidak Bocor)
Cara Menentukan Gaji Pokok Karyawan
Karena gaji pokok diatur dalam undang-undang, pengusaha harus menetapkannya untuk karyawan. Adapun cara menentukan gaji pokok bisa menggunakan empat faktor penentu, yaitu aturan pengupahan, skala upah, gaji pasaran, dan kontribusi karyawan kepada perusahaan.
Aturan Pengupahan
Ada setidaknya empat aturan tentang pengupahan yang harus dijadikan pedoman oleh pengusaha dalam menentukan gaji pokok karyawan, yaitu Undang-Undang Cipta Kerja peraturan pemerintah tentang pengupahan, peraturan pemerintah provinsi, dan peraturan pemerintah kota/kabupaten. Provinsi dan kota/kabupaten di sini mengacu pada daerah tempat domisili usaha.
Seperti disinggung sekilas sebelumnya, pemerintah daerah berwenang menerbitkan peraturan tentang upah minimum yang wajib ditaati semua pengusaha. Aturan ini diperbarui tiap tahun sesuai dengan kondisi ekonomi dan ketenagakerjaan. Penetapan upah minimum adalah soal sensitif karena kerap diwarnai pertentangan antara kelompok pekerja dan pengusaha.
Pengusaha harus cermat dalam mengikuti aturan pengupahan itu agar tidak terjadi masalah ketenagakerjaan yang bisa mendatangkan sanksi dan mengganggu jalannya usaha. Aturan ini juga mencakup pengecualian-pengecualian yang berlaku untuk jenis usaha tertentu, terutama usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM).
Skala Upah
Menurut peraturan Menteri Ketenagakerjaan, skala upah adalah kisaran nilai nominal upah dari yang terendah hingga tertinggi untuk tiap golongan jabatan. Pemilik usaha mesti memegang data skala upah karyawannya. Dari data ini, gaji pokok setiap karyawan bisa ditetapkan sesuai dengan golongannya.
Jangan sampai gaji itu jauh terlalu tinggi atau justru terlalu rendah dari skala upah. Sebab, ada risiko konflik sesama karyawan karena ketimpangan gaji sehingga produktivitas usaha pun terkena dampaknya.
Gaji Pasaran
Dalam industri usaha umumnya terdapat informasi mengenai kisaran gaji pasaran pegawai untuk jenis pekerjaan dan jabatan yang serupa di tiap perusahaan. Anda dapat mengacu pada nilai gaji pasaran ini untuk menentukan gaji pokok karyawan.
Selain melihat industri yang sama, perhatikan daerah domisili perusahaan. Sebab, standar gaji di tiap daerah berbeda meski industrinya sama. Misalnya dalam industri kesehatan, gaji manajer pemasaran suatu produk kesehatan di Jakarta pasti berbeda dengan gaji pemegang jabatan yang sama di Yogyakarta. Gaji manajer di Jakarta biasanya lebih besar karena berbagai faktor, dari upah minimum hingga biaya hidup yang cenderung lebih tinggi daripada di Yogyakarta.
Kontribusi Karyawan
Setiap karyawan diharapkan memberikan kontribusi semaksimal mungkin bagi perusahaan. Anda dapat menilai kontribusi itu dan mengonversinya menjadi nominal gaji pokok. Makin besar kontribusi, makin besar pula potensi karyawan itu mendapat gaji pokok lebih tinggi daripada karyawan lain.
Kontribusi juga didasari peran jabatan atau posisi yang diemban karyawan. Makin tinggi jabatan, gaji pokok pun semestinya makin besar karena ada tanggung jawab yang lebih besar untuk memberikan kontribusi kepada perusahaan.
Photo by:Mohamed Hassan
(Baca: 5 Alasan Pentingnya Aplikasi Pengolahan Data Gaji Karyawan bagi Pengusaha)
Cara Menghitung Gaji Karyawan
Berdasarkan Undang-Undang Cipta Kerja, karyawan dapat direkrut dengan menggunakan perjanjian kerja waktu tertentu (PKWT) dan perjanjian kerja waktu tidak tertentu (PKWTT). Perjanjian ini menentukan status karyawan dalam perusahaan. Karyawan yang dipekerjakan dengan PKWT umumnya menjadi pekerja harian, kontrak, atau honorer. Sedangkan karyawan yang bekerja dengan PKWTT merupakan pegawai tetap.
Karyawan PKWT bisa digaji secara bulanan ataupun harian dengan jumlah yang bisa bervariasi, sementara karyawan PKWTT umumnya mendapat gaji bulanan secara tetap. Jika memakai gaji bulanan, berarti karyawan menerima jumlah gaji yang sama tiap bulan berdasarkan perjanjian kerja.
Cara menghitung gaji karyawan harian
Adapun cara menghitung gaji karyawan secara harian cukup mudah. Tinggal kalikan upah harian dengan jumlah hari kerja karyawan tersebut. Misalnya Dendy mendapat gaji harian sebagai buruh sebesar Rp 200.000. Pada Januari 2022, dia bekerja selama 14 hari. Maka gaji yang dia terima selama Januari sebesar Rp 200.000 x 14 hari = Rp 2.800.000.
Cara menghitung gaji karyawan per jam
Gaji karyawan PKWTT juga bisa dihitung berdasarkan jam kerja bila jumlah jam kerjanya kurang dari 35 jam per minggu. Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan, gaji per jam adalah upah sebulan dibagi 126. Angka pembagi 126 didapatkan dari jumlah rata-rata jam kerja selama seminggu (29 jam) dikali jumlah minggu dalam setahun (52 minggu), lalu dibagi jumlah bulan dalam setahun (12 bulan).
Misalnya Tanti memiliki gaji bulanan Rp 5.000.000. Pada Januari 2022, dia hanya bekerja kurang dari 35 jam dalam seminggu sehingga gajinya dihitung per jam. Jumlah gaji yang diterima Tanti adalah Rp 5.000.000 : 126 = Rp 39.682 per jam.
Cara menghitung gaji karyawan pro-rata
Ketika karyawan masuk kerja pada pertengahan bulan, dia tetap berhak menerima gaji seperti karyawan lain pada tanggal gajian. Tapi gajinya tidak penuh sebulan, melainkan dihitung dengan skema pro-rata sesuai dengan hari kerja menggunakan rumus jumlah hari kerja per bulan dibagi jumlah hari kerja karyawan dikalikan upah per bulan.
Contohnya Beni masuk kerja pada 15 Januari. Gajinya per bulan disepakati Rp 7.000.000 dengan waktu kerja 5 hari per minggu. Pada bulan itu ada 20 hari kerja dan Beni masuk kerja selama 11 hari. Maka gaji yang diterima Beni (11 : 20) x Rp 7.000.000 = Rp 3.850.000.
Sebagai catatan, penghitungan gaji di atas menggunakan skema sederhana gaji pokok. Di dalamnya belum tercakup komponen gaji lain seperti tunjangan tetap dan tidak tetap serta pajak penghasilan dan potongan lain.
Cara Membayar Gaji Karyawan
Tak hanya cara menghitung gaji karyawan, cara membayar gaji juga harus disiapkan ketika akan merekrut pencari kerja. Pembayaran gaji menggunakan amplop masih digunakan sampai saat ini meski rumit dan merepotkan dalam urusan pembukuan akuntansi. Padahal pembukuan sangat diperlukan untuk menyusun laporan keuangan.
Pelaku usaha modern dan di kota besar cenderung menggunakan mekanisme transfer lewat bank ke rekening karyawan. Cara ini lebih aman, sederhana, dan cepat. Namun pembayaran dengan cara transfer perlu memanfaatkan platform manajemen pengeluaran agar lebih mudah. Tak perlu datang ke ATM atau teller bank untuk mentransfer satu demi satu gaji karyawan. Selama ada komputer atau gawai yang terkoneksi Internet, pembayaran gaji bisa dilakukan kapan pun.
Terlebih ada platform manajemen pengeluaran seperti Spenmo yang bisa digunakan untuk membayar gaji karyawan menggunakan kartu kredit. Jadi sumber dana untuk menggaji karyawan tak hanya berasal dari tabungan usaha, tapi juga saldo kartu kredit. Saldo ini bisa diubah menjadi uang tunai dan dipakai buat membayar segala jenis pengeluaran usaha, dari invoice hingga gaji karyawan. Pelacakan pengeluaran dan pembukuan keuangan pun lebih mudah dilakukan. Jika sudah menguasai cara menghitung gaji karyawan, ada baiknya Anda mempelajari lebih lanjut platform digital ini agar usaha kian lancar.
Manajemen penggajian karyawan merupakan panduan dasar tentang perencanaan, penyusunan, dan pengelolaan penggajian untuk para karyawan. Tiap jenis perusahaan menerapkan sistem penggajian dan pengupahan yang berbeda. Pada kesempatan ini jenis perusahaan yang akan dijadikan contoh penerapan manajemen penggajian dan pengupahan karyawan. Dalam sistem manajemen penggajian dan pengupahan di perusahaan manufaktur, terdapat beberapa pihak yang terlibat, yaitu bagian keuangan, bagian akuntansi, dan bagian personalia.
Bagian Personalia
Bagian persoanlia dalam sistem manajemen penggajian dan pengupahan memiliki peran merekrut karyawan baru sesuai dengan kebutuhan perusahaan, menetapkan jabatan, menetapkan besarnya gaji dan upah, dan pemberian promosi serta penurunan jabatan, menentukan mutasi karyawan, pemecatan karyawan, dan menetapkan besaran tunjangan serta menghitung besaran gaji karyawan.
Bagian Keuangan
Berbeda dengan bagian persoanlia, bagian keuangan memiiiki tugas untuk melakukan pembayaran gaji dan tunjangan karyawan dalammanajemen penggajian.
Bagian Akuntansi
Bagian akuntansi bertanggung jawab dalam mencatat semua biaya tenaga kerja serta mendistribusikan biaya tenaga kerja guna mengetahui keseimbangan keuangan perusahaan.
Adapun data-data yang diperlukan oleh pihak manajemen dalam merancang dan menyusun penggajian karyawan, yaitu: • Besaran gaji dan upah yang termasuk beban perusahaan dalam periode tertentu. • Rincian komponen biaya gaji dan upah yang masuk dalam daftar beban perusahaan dalam periode tertentu • Besarnya biaya gaji dan upah yang menjadi beban tiap produk dan tiap fungsi pertanggung-jawaban dalam periode tertentu.
• Besaran gaji dan upah yang diterima oleh tiap karyawan dalam periode tertentu.