Apa fungsi tanda tangan petugas pengiriman barang?

Surat jalan berisi sejumlah informasi, biasanya pembuatan informasi yang tertera dalam surat jalan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Namun secara umum, berikut ini komponen-komponen yang ada: 

• Kop surat yang berisi nama dan kontak perusahaan pengirim
• Lokasi tujuan pengiriman 
• Jenis dan jumlah barang 
• Keterangan barang
• Tanda tangan pihak penerima/pembeli
• Tanda tangan pihak pengirim 
• Tanda tangan petugas gudang 

Selain itu, perlu diingat bahwa surat jalan terdiri dari tiga rangkap utama. 

Lembar Putih (Rangkap I) 

Lembar berwarna putih wajib dikembalikan kepada pihak pengirim dan digunakan sebagai dokumen penagihan invoice. Lembar ini menjadi bukti bahwa barang telah diserahkan kepada pihak penerima. 

Lembar Merah (Rangkap II)

Lembar berwarna merah diberikan kepada pihak penerima. Lembar merah ini wajib disimpan sebagai bukti bahwa barang telah diterima dengan kondisi baik.

Lembar Kuning (Rangkap III) 

Lembar berwarna kuning merupakan catatan laporan transaksi yang disimpan oleh perusahaan sebagai arsip. 

Contoh-contoh surat jalan yang biasa digunakan seperti: surat jalan pengiriman barang, surat jalan kendaraan, surat jalan keluar barang, surat jalan dinas, surat jalan alat berat, dan lain sebagainya. 

Demikian penjelasan mengenai surat jalan sebagai dokumen penting dalam aktivitas pengiriman dan penerimaan barang. 

Sebagai aplikasi digital yang membantu aktivitas distribusi Anda, Advotics menyediakan Delivery Planning System  yang  dapat mengotomatisasi penyusunan rute surat jalan untuk periode keberangkatan yang terpilih. 

Klik di sini  untuk mengetahui beragam produk dan fitur-fitur lain yang dimiliki Advotics. 

6 menit membaca Oleh Estrin Vanadianti Lestari pada December 27, 2019

 Seperti yang kita tahu, kegiatan kirim mengirim barang, memang sudah dilakukan sejak zaman dulu, bahkan hingga sekarang. Terlebih, kini kegiatan berbelanja online sudah menjadi kegiatan rutin, sehingga banyak perusahaan ekspedisi yang seiring juga ikut bermunculan.

Nah, di balik barang yang sampai di rumahmu dengan selamat, ternyata ada banyak proses yang harus dilakukan oleh pihak ekspedisi loh, salah satunya adalah mengurus surat jalan pengiriman.

Tidak hanya barang kecil, seperti yang biasa kamu beli di toko online, pengiriman barang besar pun wajib menggunakan surat jalan. Misalnya, kamu ingin mengirim kendaraan alat berat di luar kota. Nah, disitulah kamu akan berurusan dengan surat jalan, agar barangmu bisa sampai dengan selamat di alamat tujuan.

Apa Itu Surat Jalan Pengiriman?

Surat jalan merupakan sebuah dokumen penting, yang wajib digunakan oleh pihak yang tengah melakukan pengiriman barang, seperti perorangan, toko, hingga perusahaan.

Dimana surat jalan pengiriman ini wajib dibuat oleh pihak ekspedisi (vendor), yang memiliki tugas untuk mengirimkan barang, milikmu (konsumen), agar bisa sampai ke alamat tujuan.

Tidak hanya itu, surat jalan pengiriman juga akan membuat pihak jasa ekspedisi merasa aman, ketika ada petugas berwajib, seperti potlantas atau dinas lainnya, yang ingin memeriksa barang kiriman tersebut.

Sehingga, surat jalan ini bisa digunaka sebagai bukti yang legal terhadap segala pemeriksaan terhadap pihak berwajib.

Fungsi Surat Jalan Beserta Kegunaannya

Adapun beberapa fungsi surat jalan pengiriman yang perlu kamu ketahui adalah sebagai berikut:

• Surat jalan digunakan sebagai dokumen tertulis, yang berisi perincian atau detail informasi barang, mulai dari nama barang, jumlah, dan harga.
• Untuk mempermudah birokrasi di wilayah tertentu, seperti adanya pengecekan oleh petugas keamanan atau polisi.
• Sebagai alat konfirmasi, bahwa barang sudah diterima.
• Sebagai dokumen yang digunakan oleh pihak keuangan atau bendahara, dari pihak bendor untuk merangkum seluruh pengiriman yang sudah diselesaikan.
• Surat yang digunakan sebagai bukti, jika pihak shipper ingin mengajukan klaim asuransi, terkait barang yang tertulis di dalamnya. Karena, tanpa surat jalan ini, biasanya klaim asuransi sulit untuk diterima.

Alur Kerja Surat Jalan Pengiriman

Di dalam sebuah kegiatan jual beli, para perusahaan ekspedisi di sini sangat berjasa. Nah, biar gak bingung, bagaimana alur kerja surat jalan, yuk simak informasinya berikut ini:

A. Dalam mengirim barang, pihak ekspedisi akan mengeluarkan surat jalan untuk dibawa oleh sopir kendaraan.

B. Surat jalan sangat berperan penting sebagai bukti transaksi serta konfirmasi, atas segala muatan barang yang ada di dalam kendaraan yang dibawa sopir. Surat ini juga tidak boleh hilang.

C. Surat jalan pengiriman biasanya dibuat dalam 3 hingga 4 rangkat. Dimana setiap rangkapnya, terdapat beberapa kertas warna yang berbeda, yakni putih, kuning, merah, dan juga hijau. Apa perbedaannya?

Lembar putih pada surat jalan pengiriman merupakan surat yang digunakan sebagai bukti, bahwa barang telah diserahkan kepada pembeli.

Tidak hanya itu, surat jalan berwarna putih ini juga akan digunakan sebagai dokumen penagih, oleh penjual untuk pihak pembeli di akhir bulan, atau saat waktu pelunasan tagihan tiba.

Untuk surat jalan yang berwarna merah ini, adalah surat jalan yang nantinya akan diberikan kepada pihak pembeli atau konsumen. Dimana lembar ini akan menjadi bukti dari pemesana barang.

• Catatan Laporan Transaksi

Berikutnya ada lembar ketiga dan keempat dari surat jalan pengiriman. Dimana surat jalan ini dijadikan sebagai catata laporan transaksi, yang akan diberikan kepada karyawan ataupun supervisior yang menyampaikan perintah.

(Baca Juga: Jangan Kalap Diskon Belanja Online, Apa Saja yang Perlu Dibeli?)

Informasi Penting di Dalam Surat Jalan

Nah, surat jalan pengiriman juga sangat penting dibuat, karena di dalam surat tersebut terdapat data terkait barang yang akan dikirimkan. Biasanya, informasi penting surat jalan pada umumnya, berisi beberapa hal, yakni:

1. Nomor surat pengiriman barang yang diberikan pihak vendor atau ekspedisi.
2. Detail barang yang diberikan kepada vendor dari shipper, seperti

• Nama barang
• Alamat perusahaan
• Nama perusahaan pengirim
• Jumlah barang
• Berat barang
• Keterangan lainnya terkait barang, seperti harga atau jenis barang.

3. Tanda tangan pihak penerima, pengirim, dan vendor
4. Stempel vendor (jika diperlukan)

Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang, Dokumen, Kendaraan, hingga Alat Berat

Sebenarnya, di dalam surat jalan pengiriman, tidak ada gaya atau cara penulisan yang baku. Karena, semua surat jalan yang dikeluarkan, sesuai dengan keinginan masing-masing pihak vendor. Nah, bagaimana bentuk dan contoh surat jalan yang biasa digunakan? Yuk intip contoh-contohnya berikut ini:

• Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang

Kepada Yth:
Bapak Bagian Purchase

SURAT JALANNo ……………..

Order No: …..

Dengan hormat,
Mohon diterima barang tersebut di bawah ini,

No.     Nama Barang     Jumlah Barang     Keterangan

Yang menerima,                                                        Yang Menyerahkan,

…………………………                                                              …………………………

          TTD                                                                                    TTD

• Contoh Surat Jalan Kendaraan

PT ROCKET MANAJEMEN

SURAT JALAN
Nomor: B.002/MRK/PTRM/X/2017

Sleman, 13 Oktober 2017

Kepada YthDirektur PT. Janak GroupsJl. Simanjuntak No.12 Sleman

Yogyakarta

Komerce.id – Saat ingin mengirimkan barang melalui jasa ekspedisi, kamu pasti akan diminta mengisi formulir pengiriman barang. Pengisian formulir ini bertujuan untuk memberi informasi lengkap mengenai paket yang akan kamu kirimkan.

Beberapa jasa ekspedisi sudah menyediakan formulir pengiriman melalui website atau aplikasi. Namun, kamu juga masih bisa menemukan beberapa jasa ekspedisi lainnya yang meminta kamu mengisi formulir secara tertulis melalui kertas.

Agar pengisian formulir dapat dilakukan dengan benar, kamu bisa menyimak informasi berikut ini yang akan membahas seputar formulir pengiriman, mulai dari pengertian hingga cara mengisinya.

Apa Itu Formulir Pengiriman Barang?

Segala informasi tentang barang yang akan dikirim, mulai dari nama, alamat penerima dan pengirim, nomor telepon, tanggal pengiriman barang, hingga jumlah ongkos kirim, semuanya tertera dalam formulir pengiriman.

Biasanya formulir ini terdiri dari satu lembar kertas dan kamu tidak perlu menyiapkan dokumen tambahan untuk mengisi formulir ini. Lalu, dimana bisa mendapatkan formulir ini?

Pada umumnya, formulir ini diberikan oleh jasa ekspedisi. Namun, kamu sebagai orang yang mengirimkan barang, juga bisa menyiapkan formulir ini. Setelah diisi, formulir ini selanjutnya bisa kamu tempelkan di paket yang akan dikirimkan.

Selain sebagai informasi seputar barang yang ada didalam paket, formulir ini juga dapat dijadikan sebagai bukti untuk memeriksa kebenaran alamat penerima paket. Saat paket sampai di alamat tujuan, penerima bisa melihat bukti pengiriman pada formulir tersebut.

Apa Saja yang Diisikan Pada Formulir Pengiriman Barang?

Seperti yang sudah dijelaskan diatas, formulir pengiriman umumnya berisi data-data tentang barang yang akan dikirim. Bentuk formulir ini pun beragam, tergantung ketentuan dari jasa ekspedisi. Adapula jasa ekspedisi yang sudah membuat formulir dalam bentuk website dan aplikasi.

Selain itu, jasa ekspedisi juga sudah banyak bekerjasama dengan berbagai marketplace. Cara tersebut dianggap lebih mudah dan cepat, hal tersebut dikarenakan data pengirim dan penerima sudah tertera dengan jelas dalam aplikasi, jadi formulir tinggal dicetak, lalu ditempelkan pada paket.

Agar lebih jelasnya lagi, berikut ini disajikan beberapa hal yang wajib kamu isikan dalam formulir pengiriman barang, diantaranya:

1. Data pengirim barang, mulai dari nama, alamat dan nomor telepon yang dapat dihubungi.
2. Data penerima barang, seperti nama, alamat dan nomor telepon.
3. Informasi tentang barang, misalnya jenis dan berat barang.
4. Tanggal pengiriman barang.
5. Biaya yang dikeluarkan untuk pengiriman barang.
6. Nomor resi pengiriman barang, biasanya sudah ditentukan dari jasa ekspedisi yang kamu gunakan.
7. Tanda tangan pengirim barang.

Apa Kegunaan Formulir Pengiriman Barang?

Secara umum, fungsi atau kegunaan formulir untuk mengirim barang ini adalah sebagai identitas dan bukti pengiriman. Namun, ada beberapa kegunaan lain yang dimiliki formulir ini, yakni:

1. Sebagai penyedia informasi tertulis yang jelas tentang pengiriman barang.
2. Sebagai alat untuk mempermudah jasa pengirim barang dalam menginput data seputar pengiriman barang yang dilakukan.
3. Sebagai alat petunjuk bagi kurir ketika ingin menyampaikan barang tersebut kepada penerimanya.
4. Sebagai alat yang memudahkan proses sortir barang, selama proses pengiriman berlangsung.
5. Sebagai petunjuk untuk mengirim barang ke daerah atau wilayah yang tepat, karena dalam formulir tersebut berisi kode pos.
6. Apabila kurir kesulitan menemukan alamat, formulir dapat membantu kurir menghubungi penerima paket, sebab berisi informasi nomor telepon penerima atau pengirim.

Bagaimana Cara Mengisi Formulir Pengiriman Barang?

Bagi penjual online yang bekerjasama dengan marketplace, biasanya formulir ini tinggal dicetak saja. Jadi, penjual yang juga berperan sebagai pengirim barang, tidak harus repot-repot mengisi formulir pengiriman.

Hal tersebut dikarenakan, formulir untuk mengirimkan barang tersebut sudah tertera secara otomatis dari marketplace. Penjual tinggal memastikan hal-hal terkait isi formulir, sebelum mencetak dan menempelkannya pada paket.

Namun, jika kamu ingin mengirimkan langsung barang melalui jasa ekspedisi, ada beberapa jasa ekspedisi yang masih meminta kamu mengisi formulir ini. Adapun cara mengisi formulir pengiriman barang ini adalah sebagai berikut:

1. Mengisi Data Penerima

Data penerima adalah bagian formulir pengiriman yang harus kamu isi dengan baik dan benar. Pastikan kamu membaca dengan teliti apa saja yang harus diisi. Lalu, isi data dengan menggunakan huruf kapital.

Pertama, data yang harus diisi adalah nama lengkap penerima. Kemudian, tuliskan juga alamat penerima. Agar barang dapat sampai dengan selamat, kamu harus menuliskan alamat secara lengkap, mulai dari nama jalan, RT, RW, nomor rumah, kelurahan, kecamatan, kota, dan keterangan lainnya.

Setelah itu, kamu juga akan diminta mengisi kota kabupaten penerima barang, provinsi sampai kode pos untuk wilayah tempat tinggal penerima barang. Terakhir, tulis nomor telepon penerima yang bisa dihubungi.

2. Mengisi Data Pengirim

Cara mengisi formulir selanjutnya adalah mengisi data pengirim. Cara mengisi dan data yang diisikan sama dengan data penerima, kamu juga harus mengisi data-data tersebut menggunakan huruf kapital.

Data-data yang harus kamu isi diantaranya, nama lengkap pengirim, alamat lengkap pengirim, kota, provinsi, dan kode pos wilayah tempat tinggal pengirim, serta nomor telepon yang bisa dihubungi. Pastikan kamu menuliskan semua informasi tersebut dengan baik dan benar.

3. Mengisi Data Pendukung Lainnya

Selain informasi tentang pengirim dan penerima barang, kamu juga harus menuliskan beberapa data untuk informasi pendukung lainnya. Biasanya, data pendukung ini berisi informasi tentang barang dalam paket yang akan kamu kirim.

Tanggal pengiriman barang, tempat pengiriman, jenis dan berat barang, itu adalah beberapa hal yang harus kamu isi sebagai data pendukung. Setelah mengisi semua datanya, kamu bisa memberi tanda tangan di kolom yang telah disediakan, lalu mintalah tanda tangan dari petugas pengiriman.

Biar lebih jelas, kamu bisa lihat contoh cara mengisi formulir pengiriman barang dalam negeri berikut:

Contoh Formulir Pengiriman Barang

Agar kamu lebih paham dan tidak salah saat mengisi formulir pengiriman, berikut ini disajikan beberapa contoh formulir yang sering digunakan untuk proses pengiriman barang.

1. Contoh Form Pengiriman JNE

JNE juga menyediakan formulir pengiriman yang berisi data pengirim, data penerima barang, jenis, jumlah dan berat barang, serta tanggal pengiriman. Kamu juga harus memberikan tanda tangan pada kotak yang telah disediakan.

2. Contoh Form Pengiriman PT POS Indonesia

Data yang harus kamu isikan pada formulir pengiriman lewat POS yakni, nama serta alamat pengirim dan penerima paket, jenis paket, berat barang, hingga jumlah nominal yang dibayarkan. Formulir dari POS ini juga meminta kamu mengisi beberapa informasi lain terkait paket yang akan dikirimkan.

3. Contoh Form Pengiriman Umum

Secara umum, formulir pengiriman umum berbentuk lebih sederhana. Dokumen pengiriman barang ini berisi data seperti data pengirim dan penerima, lalu data barang yang berisi jenis barang, berat, jenis pengiriman dan biaya pengiriman.

Formulir pengiriman barang merupakan selembar kertas yang berisi informasi tentang barang yang akan dikirim. Kamu bisa menyediakan sendiri formulir ini, tetapi pada umumnya formulir pengiriman disediakan oleh jasa ekspedisi.

Saat ini, formulir pengiriman sudah dapat digunakan melalui aplikasi atau website. Namun, beberapa jasa ekspedisi masih meminta pengirim menulis formulir, salah satunya POS.

Tidak ada yang sulit ketika mengisi formulir pengiriman. Kamu hanya perlu teliti dalam membaca data-data yang harus diisikan, agar barang dapat sampai kepada penerima yang tepat.