Cara Penulisan Alamat Surat – Surat merupakan sebuahalat komunikasi yang dibuat untuk keperluan menyampaikan berita atau informasi dari satu pihak ke pihak lain dalam bentuk tertulis. Surat ini merupakan salah satu alat komunikasi yang sudah lama dan bertahan sampai saat ini karena kebutuhan dan sifatnya yang penting juga.
Jenis-jenis surat sendiri banyak sekali, hal ini tergantung pada bentuk dan tujuan surat, ada beberapa jenis surat, seperti surat pribadi atau surat dinas, surat lamaran kerja dan sebagainya.
Jenis-Jenis Surat
Berdasarkan keperluan, jenis surat dibagi menjadi 2 yaitu surat pribadi dan surat resmi. Apa itu surat pirbadi dan resmi? berikut penjelasan lengkapnya dan turunan-turunannya.
1. Surat Pribadi
Surat yang berdasarkan keperluannya digunakan untuk keperlua pribadi. Maksudnya seperti surat kepada keluarga atau surat kepada teman sendiri. Dalam surat ini tidak ada yang namanya aturan-aturan dalam menulis surat dan juga tidak adanya kop surat, panduan resmi, dan struktur yang jelas.
2. Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk keperluan resmi dan mengikat yang dapat berasal dari perorangan, organisasi atau beberapa organisasi. Urusan resmi ini termasuk undangan, pemberitahuan, pemberitahuan, dll., yang bersifat formal.
Organisasi disini dapat berupa organisasi pendidikan, instansi-instansi pemerintahan, perusahaan, bahkan mulai dari RT sampai tingkat provinsi. Keperluan yang ada didalam surat memang surat yang berkaitan dengan banyak hal dan penting serta kebanyakan atas nama organisasi.
Susunan Surat Resmi
Dalam surat resmi, tidak sembarangan dalam membuat surat itu sendiri. Terdapat aturan dan urutan dalam surat yang harus ada supaya jelas dan memang benar-benar suratnya penting. Berikut ini susunan surat resmi yang terstandarisasi.
- Kepala surat/kop surat
- Tempat dan tanggal surat
- Nomor surat Lampiran surat
- Hal atau perihal
- Alamat surat
- Salam pembuka
- Isi surat
- Salam Penutup
- Nama jelas dan tanda tangan pengirim surat
- Tembusan (jika ada)
Cara Menulis Alamat Surat
Hal terkait persuratan yang paling banyak ditanyakan dan dibingungkan adalah bagaimana sih sebenanrnya menulis alamat surat yang benar itu? berikut penjelasan singkat yang mungkin dapat dijadikan acuan dalam menulis alamat surat supaya benar dan tidak ada keselahan kecil yang terjadi.
1. Penggunaan Kepada dan Yang Terhormat
Alamat surat tidak perlu menggunakan kata “kepada” ataupun kata “yang terhormat” karena kata tersebut tidak tepat digunakan. Tanpa “kepada” atau “yang terhormat”, hal ini pun sudah diwakili dengan “Yth.” pada alamat surat sudah merujuk penerima surat.
Jadi, hindari menuliskan Kepada dan Yth. secara bersaman.
| Benar | Salah |
| Yth. | Kepada Yth. |
2. Penggunaan Huruf kapital
Huruf awal setiap unsur nama ditulis menggunakan huruf kapital.
3. Penulisan Alamat
Penulisan alamat dalam mengirim surat itu sendiri ada2 penulisan alamat, yaitu yang terdapat luar amplop dan di dalam aplop (dalam surat itu sendiri).
Untuk penulisan di luar amplop, tulislah alamat sejelas-jelasnya. Tidak perlu ada singkatan supaya pengantaran lebih tepat lokasi serta tidak ada salah pembacaan (multitafsir). Sementara, penulisan alamat di dalam amplop atau alamat di isi (tubuh) surat tidak perlu menggunakan alamat lengkap lagi.
Cukup tulis “di tempat”. Hal ini karena alamat lengkap sudah tertulis di amplop surat, sehingga dalam tubuh surat tak perlu dicantumkan.
Kata “jalan” dalam alamat tidak boleh disingkat, silakan ditulis dengan lengkap “Jalan ….., Surabaya”
4. Tanda Baca
Di akhir penulisan alamat surat, tidak perlu lagi ditambahkan tanda titik. Hal ini disebabkan alamat surat bukanlah sebuah kalimat yang harus diakhiri dengan tanda titik. Oleh karena itu, tidak perlu menambahkan titik diakhir penulisan alamat.
5. Penulisan PT
Penulisan nama PT, tidak perlu diberikan tanda titik. Misalkan PT Sukses Makmur Abadi Selamanya (sudah benar), PT. Sukses Makmur Abadi Selamanya (salah, karena memakai titik setelah nama PT).
6. Nama penerima (jabatan)
Dalam penulisan nama penerima dan diikuti dengan jabatan, maka tidak boleh menggunakan jenis kelamin, seperti Bapak atau lbu.
Misalkan yang salah adalah Yth. Bapak Direktur PT Sukses Makmur Abadi Selamanya , seharusnya yang tepat adalah Yth. Direktur PT Sukses Makmur Abadi Selamanya.
Contoh Penulisan Alamat Surat
Berikut ini contoh untuk penulisan alamat surat yang benar dan salah dan hal yang perlu diperhatikan lebih teliti lagi.
a. Alamat surat yang benar
Yth. Direktur PT Sukses Makmur Abadi Selamanya
Jalan Kahuripan 50, Surabaya
b. Penulisan surat yang salah
Yth. Bapak Personalia CV. Nirwana
Jln. M.T. Haryono 15, Jakarta
*Terdapat kata Bapak, jalan disingkat menjadi jln.
Kepada Yth. HRD P.T. Bulan Terang Sentosa Raya
Jl. Monjali 5, Yogyakarta
Terdapat kata “Kepada”, P.T. seharusnya PT dan Jl. seharusnya Jalan.
Nah, mungkin itu sedikit informasi yang bisa saya bagikan untuk penulisan alamat surat yang benar baik didalam amplop ataupun di luar amplop untuk pengiriman surat secara resmi.
Buku Penting Terkait Surat
Penulis : Yusuf Abdhul Azis
Oleh Susana Devi Anggasari Jumat, Juli 10, 2020
Penulisan Alamat Surat yang Benar‒Semenjak maraknya internet, surat memang tak lagi populer. Keberadaannya tergantikan dengan aplikasi berbagi pesan yang lebih instan atau media sosial yang lebih ngehit. Namun, keterampilan menulis surat masih tetap dibutuhkan. Misalnya, dalam keperluan melamar pekerjaan atau keperluan antarinstansi yang bersifat kedinasan.
Dalam menulis surat lamaran pekerjaan misalnya, ketepatan penulisan alamat surat menjadi penting karena ketepatan penggunaan bahasa menjadi salah satu indikator bagian personalia menilai calon pekerja. Pelamar kerja yang cermat dalam penggunaan bahasa memiliki nilai lebih dibanding yang tidak. Oleh karena itu, sebelum melamar pekerjaan, selain menyiapkan daftar riwayat hidup, penting bagi Kawan Suzan untuk memperhatikan penulisan alamat yang benar dalam surat lamaran pekerjaan.
Penulisan Alamat Surat Sesuai Kaidah Bahasa
Sebelum mengirim surat lamaran kerja, pastikan penulisan alamat pada surat lamaran kerja benar. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis alamat surat.
Seringkali dijumpai dalam penulisan surat penggunaan frasa "Kepada Yth.". Penggunaan frasa "Kepada Yth." tidak tepat. Kata "kepada" dalam penulisan alamat surat tidak perlu. Tanpa kepada pun, "Yth." pada alamat surat sudah merujuk penerima surat. Jadi, kalau menggunakan "Kepada", gunakan "Kepada" saja. Kalau mau menggunakan "Yth", gunakan "Yth." saja
Selanjutnya penulisan "YTH.". Penulisan "Yang terhormat" ditulis "Yth." dengan titik di akhir. Huruf kapital yang digunakan pun hanya huruf Y karena berada di awal. Jadi, penulisan yang tepat adalah Yth. bukan YTH.
Umumnya, surat resmi ditujukan pada instansi. Apabila mencantumkan gelar akademis atau pangkat jabatan, tidak perlu lagi mencamtumkan sapaan. Gelar dan pangkat tersebut sudah cukup mewakili penghargaan kepada penerima surat. Jadi, tidak perlu berlebihan dengan mencantumkan sapaan sekaligus gelar secara bersamaan dalam penulisan alamat surat dinas.
Singkatan gelar di depan nama ditulis tanpa koma. Sementara itu, gelar di belakang nama dipisah dengan tanda koma untuk membedakan gelar dan nama marga.
Sementara itu, apabila nama penerima surat tidak diikuti gelar atau pangkat, maka penambahan sapaan dalam alamat surat dibenarkan.
Huruf awal setiap unsur nama ditulis menggunakan huruf kapital. Ingat, ya! hanya huruf awal setiap unsur kata, bukan semua huruf ditulis kapital.
Ada dua tempat penulisan alamat, yaitu di luar amplop dan di dalam aplop. Untuk penulisan di luar amplop, tulislah alamat sejelas-jelasnya. Tidak perlu ada singkatan.
Sementara, penulisan alamat di dalam amplop atau alamat di tubuh surat tidak perlu menggunakan alamat lengkap lagi. Cukup tulis "di tempat". Hal ini karena alamat lengkap sudah tertulis di amplop surat, sehingga dalam tubuh surat tak perlu dicantumkan.
Penulisan alamat surat tidak perlu menggunakan tanda baca. Alamat surat tidak perlu tanda titik. Alamat surat bukanlah kalimat. Alamat juga tidak perlu diberi tanda koma. Cukup ditulis jelas setiap unsurnya.
Coba Kawan Suzan perhatikan. Berikut adalah contoh-contoh penulisan alamat surat dinas maupun surat lamaran pekerjaan yang benar.
Yth. Dr. Susana Devi Anggasari
Jalan Cinta Damai RT 01 RW 03
Kampung Kebahagian
51342
Yth. Susana Devi Anggasari, S.Pd.
Jalan Cinta Damai RT 01 RW 03
Kampung Kebahagian
51342
Yth. Ibu Susana Devi Anggasari
Jalan Cinta Damai RT 01 RW 03
Kampung Kebahagian
51342
Yth. dr. Susana Devi Anggasari
di tempat.
Demikian penulisan alamat surat yang benar sesuai kaidah bahasa. Semoga bermanfaat.