Liputan6.com, Jakarta Ketika sedang menelepon seseorang, Anda harus memperhatikan etika menelepon yang baik dan benar. Jangan sampai Anda menyinggung perasaan orang yang Anda telepon hanya karena melupakan etika bertelepon yang baik. Meskipun Anda tidak bermaksud untuk menyinggung lawan bicara Anda. Dilansir dari laman magforwomen.com, Rabu (15/3/2017), begini etika menelepon seseorang dengan baik dan benar.
1. Katakan “Halo!”
Mengatakan “Halo!” adalah sebuah kewajiban dan etika dalam mengawali pembicaraan dalam telepon. Jangan patahkan etika yang satu ini.
2. Jangan menanyakan “Siapa ini?” pada penerima
telepon
Anda yang menelepon, maka Anda pula yang harus mengatakan siapa Anda dan dengan siapa Anda ingin berbicara. Jangan malah melakukan hal sebaliknya.
3. Sebutkan nama orang yang Anda telepon
Jika Anda mengenal suara si penerima telepon, maka Anda dapat menyapanya dengan menyebutkan namanya. Hal ini membuat pembicaraan menjadi lebih santai dan tidak kaku.
4. Jangan berbicara keras-keras
Berbicara di telepon tidak perlu
dengan nada yang tinggi dan suara yang keras. Berbicaralah dengan nada dan intonasi yang diperlukan dan sopan.
5. Pikirkan apa yang akan Anda katakan sebelum menelepon
Sebelum menelepon, pastikan Anda mengetahui tujuan Anda menelepon. Jangan sampai Anda masih bingung apa yang ingin Anda lakukan setelah menelepon.
6. Jangan memotong saat lawan bicara Anda sedang bicara
Saat lawan bicara Anda sedang berbicara, dengarkan sampai ia selesai dan
jangan memotong pembicaraan. Hal ini merupakan etika menelepon yang baik.
Odilia Hana Santoso
* Fakta atau Hoaks? Untuk mengetahui kebenaran informasi yang beredar, silakan WhatsApp ke nomor Cek Fakta Liputan6.com 0811 9787 670 hanya dengan ketik kata kunci yang diinginkan.
Etika bertelepon yang harus diperhatikan secara umum, yaitu : a. Mengangkat dengan segera bila telepon berdering b. Memperkenalkan diri
terlebih dahulu bila menerima atau menghubungi seseorang
c. Menyapa penelepon dengan sebutan ibu atau bapak
d. Berbicara dengan jelas, ramah dan menyenangkan
e. Bertanya dengan bijaksana
f. Mencatata pesan atau pembicaraan
g. Mengucapkan terima kasih dan salam pada bagian akhir pembicaraan
h. Meletakkan gagang terlepon dengan pelan.
Hal – hal yang khusus yang harus diperhatikan ketika menerima telepon:
- Mengangkat telepon dengan tangan kiri dan tangan kanan memegang peralatan tulis serta kertas LPT
- Menyampaikan salam, menyapa penelpon dengan sebutan ibu/bapak.
- Menyebutkan identitas diri, kantor atau perusahaan
- Mencatat hal-hal penting dalam lembar pesan telepon (LPT)
- Apabila penelepon kurang jelas jangan sampai menyebutkan kata apa, hah, heh, karena tidak sopan.
- Jika penelepon belum menyebutkan identitasnya mintalah agar penelepon menyebutkan identitasnya
- Usahakanlah menerima telepon dengan semangat
- Jika penelepon terdengar tidak ramah, atau bermaksud mengadu, tanganilah dengan cara profesional.
- Mendengarkan dengan seksama apa yang diinginkan penelepon
- Menjawab setiap pertanyaan dengan jelas
- Menyebutkan nama penelepon dengan tepat, jangan sampai keliru
Berikut ini sikap dalam pelayanan efektif sebagai seorang penerima telepon yang perlu diperhatikan adalah 7C, yaitu:
1. Carring
Memperhatikan, mendengarkan dan mencatat masalah konsumen atau penelepon.
2. Commited
Merasa terikat dengan organisasi, tidak melemparkan permasalahan kepada orang lain dengan alasan bukan tugas atau urusan atau masalah pribadi
3. Confident
Penuh keyakinan dalam mengatasi masalah. Penelepon tidak boleh bersikap merendahkan diri sendiri.
4. Considerate
Bersahabat, menolong, dan mengerti emosi penelepon
5. Controlled
Tidak terbawa emosi pada saat penelepeon mengungkapkan kekecewaan (marah).
6. Creative
Mampu menemukan cara-cara yang baik dalam menerima telepon.
7. Contagious
Bersikap gembira, antusias, sejuk, damai pada penelepon.
Ketika menerima telepon, usahakanlah menerima dengan suara yang baik atau phonogenic. Yang dimaksud dengan phonogenicadalah suara yang baik dalam bertelepon atau menerima telepon, yaitu suara yang memberi kesan santun, bersahabat, ramah, dan penuh perhatian.
Berbicara melalui telepon harus terdengar menyenangkan dengan kriteria:
a. Berbicara dengan kecepatan normal
b. Berbicara seakan-akan berada di hadapan penelepon
c. Berbicara dengan nada suara yang tidak tinggi dan tidak keras
d. Berbicara dengan rasa santun, ramah, dan rasa ingin membantu penelepon
Alat – alat yang digunakan dalam menerima telepon, yaitu:
a. Pesawat telepon
b. Kalender meja
c. Jam dinding
d. Alat tulis, seperti pensil, ballpoint
e. Lembar Pesan Telepon (LPT)
f. Daftar nomor telepon ekstention internal
g. Buku daftar telepon masuk