Jakarta - Surat undangan merupakan jenis surat yang digunakan untuk mengundang suatu keperluan. Biasanya surat undangan memiliki isi yang berbeda-beda sesuai dengan keperluan. Show Dilihat dari isi keperluannya, undangan terbagi menjadi beberapa jenis, yakni surat undangan resmi, undangan setengah resmi, dan surat pribadi (contohnya seperti undangan ulang tahun, undangan pernikahan). Pengertian Surat Undangan ResmiSurat undangan resmi (formal invitation) adalah surat yang mengharapkan kehadiran seseorang/pihak pada suatu acara atau keperluan tertentu, pada waktu dan tempat yang sudah dipastikan ditulis secara formal. Surat undangan di lingkungan instansi pemerintah disebut dengan surat undangan resmi atau surat dinas. Undangan surat resmi biasanya digunakan untuk kepentingan yang bersifat formal, seperti urusan kedinasan. Dikutip dari buku 'Master Bahasa Indonesia' karya Ainia Prihartini, S.Hum., biasanya undangan resmi dikeluarkan oleh lembaga tertentu. Lembaga yang dimaksud bisa berupa perseorangan, perusahaan, instansi pemerintah atau swasta, maupun organisasi resmi. Contoh surat resmi bisa berupa undangan resmi kedinasan, undangan pertemuan bisnis, surat pemberitahuan, maupun surat edaran. Undangan resmi biasanya diberikan untuk sasaran dalam lingkungan maupun ke luar lingkungan organisasi atau luar instansi tersebut. Surat resmi juga memiliki kekuatan hukum tersendiri, sehingga bisa digunakan sebagai barang bukti di pengadilan, seperti surat kuasa, surat wasiat, hingga surat kelahiran. Fungsi Surat Undangan ResmiMelansir modul Kemdikbud Bahasa Indonesia karya Dian Astuti, surat dinas atau surat resmi memiliki beberapa fungsi, yaitu: - Sebagai pedoman pekerjaan, bisa berupa surat tugas, surat intruksi, surat izin atau surat pengambilan keputusan. - Alat pengingat, karena surat resmi dapat dijadikan arsip bagi lembaga. - Sebagai bukti mengenai perkembangan suatu lembaga, sekaligus alat bukti, terutama pada surat perjanjian. Dalam setiap pembuatannya, surat resmi dituntut untuk mengikuti aturan surat menyurat yang formal, seperti memperhatikan format dan bahasa yang digunakan. Berbeda dengan beberapa jenis surat lainya, penulisan surat undangan resmi harus mencantumkan kop atau kepala surat, nomor surat, perihal, serta menggunakan bahasa yang formal. Ciri-ciri Surat Undangan ResmiAdapun ciri-ciri surat undangan resmi, antara lain: - Menggunakan aturan format yang baku dalam penulisannya- Memakai kop surat apabila dikeluarkan oleh Lembaga Instansi atau organisasi.- Dalam surat resmi terdapat nomor surat, lampiran, dan perihal.- Memakai bahasa resmi atau formal. - Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi tersebut. Contoh Bagian-Bagian Surat Undangan ResmiStruktur bagian dari surat resmi adalah sebagai berikut: 1. Kop suratKop surat atau disebut juga kepala surat, akan berisi nama lembaga, instansi, atau suatu organisasi yang ditulis dengan huruf kapital, mencantumkan alamat dengan variasi huruf besar dan kecil sesuai dengan kaidah yang benar, dan disertai logo. 2. Nomor suratNomor surat adalah nomor urutan dari surat yang dikirimkan. 3. LampiranLampiran akan berisi beberapa lembaran lain yang ikut disertakan dalam surat. 4. PerihalBerisi tujuan dan maksud dari pembuatan surat yang ditulis. 5. TanggalMenyertai tanggal, bulab, dan tahun surat, yang umumnya ditulis di sebelah kanan, sejajar dengan nomor surat. 6. Alamat SuratBerisi nama orang atau suatu pihak tempat tujuan surat, yang ditulis tanpa menggunakan kata kepada. 7. PembukaanBerisi salam pembuka atau sapaan yang diakhiri dengan tanda koma (,). 8. Isi SuratBerisi Informasi beserta uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan lain sebagainya yang menjelaskan terkait inti dari hal yang ingin disampaikan kepada penerima surat undangan. 9. PenutupSalam penutup ditandai dengan keterangan jabatan, tanda tangan, nama lengkap pembuat surat biasanya disertai dengan gelar dan juga nomor induk pegawai (NIP) untuk memperkuat surat. 10. Tembusan Tembusan dipakai apabila surat dinas atau surat resmi membutuhkan tembusan. Tembusan dalam surat resmi merupakan pihak-pihak yang mendapatkan tembusan ataupun salinan surat, selain dari pihak yang dialamatkan. Isinya berupa pemberitahuan atau pernyataan kepada atasan mengenai adanya suatu adanya suatu acara atau kegiatan. Nah, itulah penjelasan mengenai surat undangan resmi lengkap dengan bagian-bagiannya. Semoga semakin paham ya detikers! Simak Video "Surat Tilang Akan Diganti Surat Teguran, Apa Bedanya?" [Gambas:Video 20detik] (faz/faz)
Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis berasal dari salah satu pihak yang ditunjukan kepada pihak lain untuk menyampaikan pesan informasi . informasi itu bisa berupa pemberitahuan , pernyataan , permintaan , laporan pemikiran , sanggahan , dan sebagainnya. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa surat adalah salah satu alat komunikasi tertulis untuk mengadakan hubungan dengan pihak lain.  Jenis-Jenis Surat
Bagian-Bagian Surat dan Fungsinya Setiap surat memiliki bagian bagian dan masing masing bagian memiliki fungsi yang berbeda. Letak bagian surat tersebut tergantung pada bentuk tubuh surat yang dipakai. Apabila penulis menggunakan bentuk tubuh bentuk lurus , maka letak atau bagian bagiannya akan berbeda dengan penulis yang memakai bentuk tubuh lekuk .Pada dasarnya surat resmi dan surat bisnis memiliki bagian bagian surat seperti berikut ini:
Kepala Surat Setiap surat resmi biasanya memiliki kepala surat . Kepala surat ini digunakan sebagai identitas diri lembaga atau instansi yang mengirim surat. Didalam kepala surat terdapat nama dan alamat instansi atau keterangan lain mengenai instansi atau lembaga tersebut.
Nomor Surat Setiap surat resmi atau surat dinas yang keluar biasanya disertakan nomor surat. Pada nomor surat sering menggunakan kode tertentu . Nomor surat memiliki fungsi untuk sebagai berikut :
Contoh: ZZZ/001/GG-YYY/PP/XX/TT
Tanggal Surat Dalam surat resmi penulisan tanggal tidak perlu didahului nama tempat atau kota karena nama itu telah tercantum pada kepala. Berbeda dengan surat pribadi yang perlu dicantumkan nama tempat atau kota saat surat itu ditulis.Tanggal, bulan, dan tahun harus ditulis lengkap dan dibelakang angka tahun diberi titik (.) . Untuk fungsi tanggal surat sendiri yaitu untuk sebagai refrensi dan alat pemberi informasi tentang waktu kapan surat itu dibuat.
Contoh : 1 Januari 2021
Lampiran Surat yang melampirkan sesuatu misalnya proposal, kuitansi, akte notaris, dan sebagainya dalam bagian surat perlu dituliskan kata “lampiran” yang diikuti jumlah yang dilampirkan.Lampiran berfungsi sebagai petunjuk tentang dokumen yang harus disertakan bersama surat yang bersangkutan.
Hal atau Perihal Surat Setiap surat resmi selalu mencantumkan pokok atau inti surat tersebut yang lazim disebut “Hal atau Perihal“. Dengan membaca hal atau perihal yang ada dalam surat , pembaca akan langsung mengetahui apa yang akan dibicarakan didalam surat tersebut.Untuk penulisan perihal lebih baik singkat asal cukup bagi pembaca untuk mengetahui pesoalan pokok meskipun belum membaca lengkap isi surat.
Alamat Surat Pada umumnya alamat surat terdiri dari 2 macam, yaitu alamat yang tertera pada sampul dan alamat yang tercantum pada surat itu sendiri. Dalam penulisan alamat surat sebaiknya disebutkan nama orang yang dituju dan di depan nama dicantumkan sebutan “Bapak, Ibu, Saudara, Nyonya, Tuan, Nona” tergantung kepada siapa surat itu dikirim. Namun bila pengirim surat tersebut menyebut secara resmi dengan jabatan atau gelar akademis maka ditulis tanpa didahului Bapak, Ibu, Saudara, Nyonya, Tuan, Nona . Jika ditujukan kepada perorangan Contoh : Yth. Bapak Fery Najamudin, SHJln. Talang Rimbo Curup Tengah 39113 Jika ditujukan kepada nama jabatan Contoh : Yth. Direktur PT Telekomunikasi IndonesiaJln. RA Kartini 39112 Curup, Bengkulu Ditujukan kepada lembaga atau instansi atau perusahaan Contoh : PT ALAT POS KASIRJln. RA Kartini 39112 Curup, Bengkulu
Salam Pembuka Dalam salam pembuka surat merupakan tanda hormat kepada penerima surat sebelum memulai membaca isi surat. Contoh salam pembuka yang biasanya dipakai :
Isi Surat / Tubuh Surat Isi surat terdiri dari alinea pembuka, isi surat dan alenia penutup. Alinea pembuka adalah pengantar ke isi surat yang sesungguhnya. Alenia pembuka berfungsi untuk menarik pembaca kepada pokok pembicaraan dalam surat tersebut. Contoh :
Isi surat yang sesungguhnya memuat suatu informasi yang disampaikan penulis kepada penerima surat. Isi tersebut bisa berupa laporan, pemberitahuan, pernyataan, dan lain lain. Dalam penulisan isi surat hendaknya ditulis secara singkat dan jelas sehingga menghindarkan dari salah tafsir dan menjadi efisien. Hindari penulisan kata atau istilah yang tidak lazim dan yang susah dipahami oleh penerima yang dapat mengakibatkan tujuan dan sasaran surat tidak tercapat. Alinea penutup adalah simpulan dari isi surat. biasanya alinea penutup berisi harapan penulis atau ucapan terima kasih kepada penerima surat.Alinea penutup menandakan pembicaraan telah selesai . Contoh :
Salam Penutup Salam penutup terdapat diantara alinea penutup dan tanda tangan pengirim . Contoh salam penutup :
Nama Organisasi atau Lembaga Biasanya nama organisasi atau lembaga dibuat dalam bentuk stempel atau cap. Stempel ini berfungsi untuk menegaskan bahwa surat itu sah dan resmi.
Nama Terang dan Tanda Tangan Penanggung Jawab Surat di tandatangani oleh pejabat yang berhak atau berwenang . Nama Terang dan Tanda Tangan Penanggung Jawab berfungsi sebagai identitas penanggung jawab untuk mengetahui dari mana surat itu dikeluarkan.
Tembusan Tembusan surat atau tindisan dikirimkan ke instansi lain yang ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan. Tembusan biasanya diletakan di sudut kiri bawah dengan menuliskan Tembusan atau Tindasan atau Distribusi kepada. Contoh :
Inisial Inisial adalah singkatan nama yang biasanya diambil dari huruf pertama nama pembuat penulis surat tersebut yang berfungsi mengetahui siapa yang menulis / mengetik surat tersebut. Contoh : VN/MA VN Singkatan dari Vandra Septian (Pengetik) |
Letak tanda tangan kepala bagian pada surat resmi terletak di sebelah
Pos Terkait
Copyright © 2024 ketiadaan Inc.
