Tata letak dan penataan peralatan yang ada di kantor ikut berpengaruh dalam memberikan rasa nyaman, baik bagi pegawai yang bekerja di kantor tersebut, maupun tamu yang datang, seperti relasi bisnis atau kolagen perusahaan. Keberadaan letak antara peralatan yang satu dengan lainnya yang tidak beraturan, kurangnya berfungsinya peralatan yang ada, atau pengaturan komposisi warna tidak baik dapat meyebabkan suasana kantor menjadi tidak nyaman. Meski sekilas terlihat sepele, ketidaknyamanan dapat memberikan efek pada berbagai aspek, salah satunya pegawai dapat merasa jenuh dengan suasana ruangan sehingga menjadi kurang produktif dalam berkarya. Pada akhirnya, hal tersebut ikut menghambat pencapaian tujuan perusahaan. Jadi, fungsi ruang kantor bukan sebagai tempat disimpannya berbagai peralatan yang ada, tetapi bagaimana peralatan yang ada didalam ruangan kantor dapat lebih berguna keberadaannya dan siapa pun dapat menikmati kenyamanannya. Show Sebelum mengetahui seperti apa tata ruang kantor yang nyaman, ada baiknya kita memahami terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan tata ruang kantor. Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu office layout atau sering disebut juga layout. Tata ruang kantor adalah pengaturan ruang kantor serta penyusunan alat-alat dan perabot kantor sesuai dengan luas lantai dan ruang kantor yang tersedia sehingga pegawai dapat bekerja dengan nyaman. Pengertian ini senada dengan apa yang telah disampaikan beberapa ahli administrasi dalam mendefinisikan tentang tata ruang kantor. Pengertian tersebut antara lain adalah sebagai berikut.
Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa tata ruang kantor adalah penyiapan atau penggunaaan secara rinci terhadap peralatan yang ada didalam suatu kantor. Tata ruang kantor yang baik tidak hanya dapat membuat alur kerja menjadi lebih lancar, tetapi juga menambah keindahan suatu kantor. Drs. The Liang Gie mengungkapkan bahwa tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu meningkatkan produktivitas para pekerja. Selain itu, pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan beberapa keuntungan, di antaranya sebagai berikut.
Pembuatan tata ruang kantor tidak dapat dilakukan sembarangan, tetapi harus memperhatikan beberapa pedoman sehingga pembuatan dan penataan ruang kantor dapat dilakukan dengan efektif dan efisien. Richard Muther merumuskan enam asas pokok tata ruang yang baik. Keenam asas tersebut adalah sebagai berikut.
Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, tata ruang yang baik adalah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan penyusunan tempat kerja pegawai, dan menempatkan alat-alat kerja, harus menempuh jarak yang sependek-pendeknya. Jarak terpendek adalah garis lurus yang menghubungkan dua buah titik. Contohnya, penataan letak meja-meja dengan jarak antarmeja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antarpegawai dapat lebih cepat. Jarak antarmeja yang jauh membutuhkan beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain. Hal tersebut akan berbeda dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar. Tentu saja jarak yang tidak terlalu jauh akan lebih efisien.
Asas ini merupakan kelengkapan dari asas mengenai jarak terpendek. Asas jarak terpendek tercapai jika para pegawai atau alat-alat ditaruh berdekatan menurut urutan proses penyelesaian pekerjaan. Menurut asas ini, suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan sampai selesainya. Oleh karena itu, asas ini menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersagkutan. Pegawai yang urutan kerjanya berdekatan, ditempatkan dalam posisi terdekat sehingga pekerjaan dapat diselesaikan lebih cepat. Pegawai selalu melangkah maju, tidak bergerak mundur, atau menyilang. Bentuknya dapat berupa garis bersiku-siku, lingkaran, berwujud huruf L, atau U. Hal yang terpenting adalah prose situ selalu mengarah maju ke muka menuju proses penyelesaian pekerjaan.
Suatu tata ruang yang baik ialah yang mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. Ruang itu tidak hanya yang berupa luas lantai saja (ruang datar), tetapi juga ruang yang vertikal keatas maupun kebawah. Jadi, semua ruang dimanfaatkan penggunaannya. Ruang kosong yang tidak digunakan berakibat pada pemborosan dan ketidakefisienan.
Tata ruang dan peralatan kantor harus diselesaikan dengan fungsi ruang yang digunakan. Contohnya dalam ruang rapat, peralatan yang ada haruslah peralatan yang fungsinya untuk membantu terselenggaranya kegiatan rapat dengan baik.
Tata ruang yang baik adalah yang dapat diubah atau disusun kembali dengan tingkat kesukaran dan pengeluaran biaya yang seminim mungkin. Perubahan susunan tempat kerja sangat diperlukan agar pegawai tidak merasa bosan dengan ruang kerja yang menoton.
Dalam menetukan tata ruang, faktor keamanan, kenyamanan, dan kepuasan pegawai juga harus diperhatikan. Ruangan yang nyaman dapat membuat pegawai betah berlama-lama di kantor sehingga mereka dapat bekerja lebih maksimal. Selain itu, produktivitas kerja juga dapat dicapai karena para pegawai bekerja dengan penuh semangat.
Setiap perusahaan memiliki tujuan dalam penyusunan tata ruang kantor. Tujuan itu bisa terkait dengan efektivitas, efisiensi, dan produktivitas yang hendak dicapai. Secara umum, tujuan dari penataan tata ruang kantor yang dikemukakan oleh Drs. The Liang Gie adalah sebagai berikut.
Sementara itu, Geoffrey Mills dan Oliver Standingford, dua orang ahli administrasi dari Inggris menegaskan bahwa tujuan tata ruang kantor yang baik bagi suatu kantor adalah sebagai berikut.
Tata ruang kantor tertutup adalah ruangan untuk bekerja yang dipisahkan oleh tembok-tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu. Beberapa kelebihan dari tata ruang kantor tertutup adalah sebagai berikut.
Kelemahan tata ruang kantor ini, antara lain sebagai berikut.
Tata ruang kantor terbuka adalah ruang kerja yang cukup luas dan ditempati oleh beberapa pegawai untuk bekerja bersama di suatu ruangan tanpa dipisah oleh penyekat atau pembatas yang permanen. Brydone (2002) menjelaskan bahwa konsep ini dapat meningkatkan kerjasama antarpegawai dengan terciptanya lingkungan kantor yang mendukung komunikasi terbuka, sehingga produktivitas pekerjaan administrasi meningkat. Menurut Wah (1998) juga menyebutkan bahwa tata ruang ini dapat mendorong proses kreatif yang diharapkan dari pegawai yang berhubungan dengan hal-hal yang bersifat kreatif. Tata ruang kantor terbuka memiliki kelebihan, diantaranya sebagai berikut.
Sementara itu, kelemahan tata ruang kantor terbuka adalah sebagai berikut.
Tata ruang kantor ini adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi, dan lainnya. Bentuk ruangan kantor berhias ini mengusahakan agar lingkungan ruangan perkantoran tampak seperti pemandangan alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan, dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan. Kelebihan tata ruang kantor berhias/berpanorama adalah sebagai berikut.
Sementara itu, kelemahan tata ruang kantor berhias/berpanorama adalah sebagai berikut.
Tata ruang kantor gabungan adalah ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk ruang kantor berkamar kerja, terbuka, dan bertaman hias. Karena ketiga bentuk ruang masing-masing mempunyai kerugian, untuk mencegah atau mengurangi kerugian yang ada, dapat diciptakan tata ruang kantor gabungan.
Pengorganisasian berasal dari kata dasar organisasi (Organum, bahasa latin) yang berarti ‘alat atau badan’. Pada dasarnya, ada tiga ciri khusus dari organisasi, yaitu adanya sekelompok manusia, kerja sama yang harmonis, dan kerja sama tersebut berdasar atas hak, kewajiban, serta tanggung jawab masing-masing orang untuk mencapai tujuan. Tujuan kantor tercapai melalui kegiatan komunikasi, kalkulasi, pengelolaan warkat, laporan, dan prosedur rutin. Untuk memberikan kemudahan bagi pencapaian tujuan itu, manajemen kantor mengenal beberapa asas. Menurut Neuner dan Keeling dalam Modern Office Management (1970), terdapat delapan asas manajemen kantor, y aitu sebagai berikut.
ini berarti bahwa manajemen kantor memerlukan suatu kebijaksanaan atau pedoman yang pasti sebelum suatu usaha dilaksanakan, berupa tujuan yang hendak dicapai dari sebuah pekerjaan dalam perusahaan. Setelah dirumuskan, tujuan tersebut harus dapat dimengerti oleh setiap pegawai. Dengan adanya pemahaman tentang tujuan yang akan dicapai dapat menjadi motivasi dalam diri pegawai untuk dapat mencapai tujuan tersebut.
Setiap organisasi perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi yang harus bekerja sama untuk mencapai tujuan utama organisasi perkantoran. Fungsi-fungsi utama dalam organisasi bisnis adalah produksi, distribusi, keuangan, dan personalia. Keseluruhan fungsi tersebut saling berhubungan dan mempengaruhi untuk mencapai tujuan perusahaan.
Organisasi yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang melangsungkan pekerjaan. Artinya, dalam setiap organisasi harus terdapat pembagian tugas dan tanggung jawab yang pasti. Organisasi perkantoran merupakan sebuah sistem, tetapi dalam sistem tersebut masing-masing pekerjaan tetap akan diselesaikan oleh individu sesuai dengan tanggung jawabnya masing-masing.
Organisasi yang efektif didasarkan atas kesederhanaan dan hubungan satu sama lain yang jelas. Kesederhanaan memudahkan para pelaksana untuk memahami suatu organisasi. Semakin mudah dipahami oleh setiap orang yang terlibat dalam organisasi, semakin efektif juga organisasi dalam perkantoran tersebut.
Setiap orang dalam organisasi harus memiliki wewenang yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya sehingga ia dapat bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tugasnya.
Agar setiap pegawai mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor, setiap pegawai harus menerima perintah dari satu orang atasan dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan tersebut. Jika dalam mengerjakan tugasnya pegawai harus bertanggung jawab kepada beberapa atasan sekaligus, dikhawatirkan dapat menimbulkan kekeliruan atau ketidaksepahaman dalam menerima perintah, karena masing-masing atasan bisa saja memiliki indikator yang berbeda dalam menilai hasil pekerjaan pegawai.
Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif harus dilakukan agar tujuan organisasi perkantoran dapat tercapai. Pengawasan yang efektif dapat mencegah perubahan arah dalam mencapai tujuan. Selain itu, pengawasan yang efektif juga merupakan proses belajar bagi organisasi di waktu yang akan datang.
Agar pengawasan dan kepemimpinan dalam organisasi perkantoran efektif, jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seorang manajer kantor atau seorang pengawas sebaiknya dibatasi. Semakin jauh pengawasan manajer, semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan. Tidak ada rumus yang tepat untuk menentukan jangkauan pengawasan. Hal itu disebabkan oleh tidak samanya kondisi di tiap perusahaan atau bahkan di tiap divisi dalam sebuah perusahaan.
Langkah awal yang harus dilakukan sebelum menata ruang kantor adalah mengetahui terlebih dahulu divisi-divisi yang ada dan keterkaitan dengan divisi lain dalam melaksanakan proses kerja. Artinya, sifat pekerjaan juga menjadi hal yang perlu diperhatikan. Hal ini diperlukan untuk menentukan tempat yang tepat bagi divisi tersebut. Beberapa pedoman untuk menata ruang kantor adalah sebagai berikut.
Divisi yang sifat pekerjaannya menimbulkan suara bising sebaiknya dijauhkan dari divisi yang memerlukan konsentrasi tinggi. Apa yg dimaksud asas perubahan susunan tempat kerja?4. Asas perubahan susunan tempat kerja
Menurut asas ini, tata ruang yang baik adalah penataan ruang yang bisa disusun kembali dengan mudah tanpa memerlukan waktu yang banyak dan biaya yang besar. Perubahan ini biasanya dilakukan dengan tujuan membuat suasana baru dalam kantor untuk menghilangkan rasa bosan.
Jelaskan apa yang dimaksud dengan asas rangkaian kerja?Menurut asas rangkaian kerja, suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan sampai selesainya. Oleh karena itu, asas ini menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersagkutan.
Apa yang kamu ketahui tentang asas perubahan fleksibilitas?4) Asas Perubahan Fleksibilitas
Sebuah tata ruang yang memenuhi syarat harus selalu memperhatikan adanya kemungkinan perubahan, baik itu dalam jangka waktu yang pendek maupun dalam jangka waktu panjang.
|