1. Pengertian Administrasi Perkantoran
Administrasi perkantoran merupakan rangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.
Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, administrasi mengandung delapan unsur administrasi, yaitu pengorganisasian, manajemen, tata hubungan, kepegawaian, keuangan, perbekalan, tata usaha, dan merupakan suatu kebulatan proses penyelenggaraan yang perwakilan.
Manajemen Perkantoran
George R. Terry menyatakan bahwa manajemen perkantoran dapat diartikan sebagai perencanaan, pengawasan dan pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu.
Dalam kegiatan manajemen sangat diperlukan fasilitas atau sarana-sarana, alat-alat, kerja yang disebut juga dengan unsur-unsur manajemen. Unsur manajemen itu lebih dikenal dengan istilah “The Six M in Management”. Keenam unsur “M” tersebut mutlak diperlukan dalam manajemen. Keenam unsur tersebut adalah sebagai berikut :
a. Man adalah tenaga kerja manusia
b. Money adalah uang diperlukan untuk memcapai tujuan
c. Methods adalah cara atau system untuk mencapai tujuan
d. Materials adalah bahan-bahan yang diperlukan
e. Mechines adalah mesin-mesin yang diperlukan
f. Market adalah pasar atau tempat pemasaran, tempat untuk melempar hasil produksi atau karya.
Organisasi
Istilah organisasi berasal dari bahasa Yunani, yaitu “organon” atau dalam bahasa Latin “organum” yang berarti alat, bagian, anggota, atau badan.
Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) organisasi adalah kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang) dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu; kelompok kerja sama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama.
Ada tujuh unsure organisasi yang harus diketahui, yaitu sebagai berikut :
a) Manusia (Men)
Organisasi baru ada, apabila ada unsur manusianya yang bekerjasama. Dalam hal ini ada pimpinan dan ada juga yang dipimpinnya.
b) Sasaran (Goal)
Organisasi baru ada apabila ada tujuan yang hendak dicapainya.
c) Tempat Kedudukan (Place)
Organisasi baru ada apabila ada tempat kedudukannya.
d) Pekerjaan (Job)
Organisasi baru ada, apabila ada pekerjaan yang akan dikerjakan dan ada pembagian pekerjaannya.
e) Teknologi (Technology)
Organisasi baru ada apabila terdapat unsur-unsur teknisnya.
f) Struktur (Structure)
Organisasi baru ada apabila ada hubungan antara manusia yang satu dengan yang laiinya sehingga dapat tercipta suatu organisasi.
g) Lingkungan (Environment)
Organisasi baru ada apabila adanya lingkungan yang saling mempengaruhi, seperti adanya suatu sistem kerjasama sosial.
2. Hubungan antara Administrasi, Manajemen, dan Organisasi
Dari ketiga pengertian administrasi, organisasi, dan manajemen dapat ditarik kesimpulan bahwa:
Administrasi merupakan proses, organisasi merupakan wadah, sedangkan manajemen merupakan pelaksanaannya yang satu sama lainnya saling berhubungan dan saling berkaitan sehingga tujuan dapat tercapai.
Administrasi terdiri dari organisasi dan manajemen, sedangkan inti manajemen adalah kepemimpinan.
Diposkan oleh Abi Asmana di 5:07 AM
Administrasi dan manajemen, secara teoritis keduanya merupakan hal yang berbeda. Namun dalam praktek, antara administrasi dan manajemen keduanya hampir sama. Di antara para sarjana pun belum terdapat kesamaan pendapat mengenai hal tersebut. Walaupun sebagian besar sarjana administrasi berpendapat bahwa administrasi lebih luas dari pada manajemen, tetapi masih ada sebagian dari sarjana administrasi yang berpandangan sebaliknya.
- dalam arti sempit. Sebagaimana pendapat dari Soewarno Handayaningrat yang menyatakan bahwa administrasi adalah berasal dari kata "administratie" dalam bahasa Belanda, yang berarti kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketata-usahaan. Sehingga dapat dikatakan bahwa pengertian administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan ketata-usahaan yang meliputi kegiatan catat- mencatat, surat-menyurat, pembukuan, dan pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang dimaksudkan untuk menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan.
- dalam arti luas. Sebagaimana pendapat dari The Liang Gie yang menyatakan bahwa administrasi adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sehingga dapat dikatakan bahwa pengertian administrasi dalam arti luas adalah suatu usaha atau kegiatan tertentu yang dilakukan secara bekerja sama antara individu-individu dalam suatu kelompok guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Baca juga : Pengertian Manajemen Administrasi
Selain itu para sarjana lain juga mengemukakan pendapatnya tentang apa yang dimaksud dengan administrasi, diantaranya adalah :
- Sondang P. Siagian, berpendapat bahwa administrasi adalah keseluruhan proses kerja sama antar dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
- Prajudi Atmosudirjo, berpendapat bahwa administrasi adalah pengendalian dan penggerak dari suatu organisasi sedemikian rupa sehingga organisasi itu menjadi hidup dan bergerak menuju tercapainya segala sesuatu yang telah ditetapkan oleh administrator yaitu kepala organisasi.
- Herbert A. Simon, berpendapat bahwa administrasi adalah kegiatan dari kelompok orang-orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama.
Baca juga : Pengertian Manajemen Dan Aplikasi Istilah Manajemen
Istilah manajemen berasal dari bahasa Latin, yaitu 'managere" yang merupakan perpaduan dari kata "manus" yang berarti tangan dan "agere" yang berarti melakukan. Sehingga "managere" diartikan dengan 'menangani' atau 'mengelola'. Secara umum, istilah manajemen dapat diartikan sebagai ilmu dan seni tentang upaya untuk memanfaatkan semua sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Sedangkan menurut pendapat para sarjana, yang dimaksud dengan manajemen diantaranya adalah :
- S.P. Hasibuan, mengartikan manajemen sebagai suatu ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan tertentu.
- Oei Liang Lee, mengartikan manajemen sebagai suatu ilmu dan seni merencanakan , mengorganisasikan, mengarahkan, mengkoordinasikan, serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
- George R. Terry, mengartikan manajemen sebagai suatu proses yang khas yang terdiri atas tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan, dan pengendalian yang dilaksanakan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya.
Baca juga : Pengertian Dan Ciri-Ciri Administrasi
Perbedaan dan Persamaan Arti Administrasi dan Manajemen. Anggapan tentang perbedaan dan persamaan arti dari administrasi dan manajemen terjadi juga dalam teori-teori yang berkaitan dengan administrasi dan manajemen. Terdapat beberapa teori yang menjelaskan bahwa antara administrasi dan manajemen memiliki arti yang berbeda, tetapi terdapat juga beberapa teori yang berpandangan sebaliknya. Sebagai contoh, teori yang memandang bahwa administrasi dan manajemen berbeda adalah teori yang dikemukakan oleh :
- Dalton E. Mc. Farland, yang menjelaskan bahwa administrasi menentukan kebijakan dan tujuan organisasi, sedang manajemen hanya menentukan bagaimana cara untuk mencapai tujuan organisasi.
- Ordway Tead, yang menjelaskan bahwa administrasi sebagai badan yang menentukan tujuan organisasi sedangkan manajemen sebagai pelaksana pencapaian tujuan.
Teori-teori tersebut berangkat perspektif bahwa organisasi negara yang terdiri dari tiga kekuatan, yaitu legislatif, eksekutif, dan yudikatif.
Baca juga : Pengertian Administrasi Bisnis
Sedangkan teori yang memandang bahwa administrasi dan manajemen memiliki arti yang sama, adalah teori yang dikemukakan oleh :
- William H. Newman, yang menjelaskan bahwa administrasi dan manajemen memiliki arti yang sama, prinsip-prinsip manajemen sama dengan prinsip-prinsip administrasi.
- M.E. Dimock, yang menjelaskan bahwa administrasi dan manajemen adalah suatu pendekatan terhadap pemecahan masalah yang ada pada individu, kelompok, baik negara atau swasta.
Teori-teori tersebut berangkat dari perspektif bahwa administrasi negara adalah kekuasaan eksekutif .yang hanya melaksanakan kebijakan tetapi pada faktanya eksekutif terlibat dalam pembuatan undang-undang.
Baca juga : Manajemen Anggaran Perusahaan
Perbedaan Antara Administrasi dan Manajemen. Dalam praktek, meskipun sulit membedakan antara administrasi dan manajemen namun tetap saja ada perbedaan di antara keduanya. Perbedaan utama antara administrasi dan manajemen adalah :
* Administrasi :
- administrasi merupakan proses mengelola suatu organisasi oleh sekelompok orang.
- kewenangan administrasi pada level atas.
- administrasi mempunyai peran yang menentukan.
- administrasi memiliki kontrol penuh atas aktivitas organisasi.
- administrasi dapat diterapkan di banyak kantor, seperti kantor pemerintah, militer, perusahaan bisnis, rumah sakit, dan lain sebagainya.
- administrasi menekankan pada apa yang harus diselesaikan dan kapan pekerjaan tersebut terselesaikan.
- administrasi membuat formulasi dari rencana, menyusun kebijakan, dan menentukan tujuan.
- administrasi menentukan alokasi terbaik yang memungkinkan dari sumber daya yang terbatas.
- administrasi mewakili pemilik, yang mendapatkan imbalan pada modal yang diinvestasikan.
- orang yang melakukan administrasi disebut administrator.
* Manajemen :
- manajemen merupakan cara yang teratur dari mengelola orang dan berbagai hal dari suatu bisnis organisasi.
- kewenangan manajemen pada level menengah dan bawah.
- manajemen berperan sebagai pelaksana.
- manajemen bekerja di bawah administrasi.
- manajemen hanya diterapkan pada organisasi yang menghasilkan profit.
- manajemen menekankan pada siapa yang melakukan pekerjaan, bagaimana pekerjaan tersebur diselesaikan.
- manajemen menerapkan rencana dan kebijakan sebagai aksi.
- manajemen berpusat pada melaksanakan pekerjaan,
- manajemen mewakili pegawai, yang bekerja untuk pemberian upah.
- orang yang melaksanakan manajemen disebut manajer.
Baca juga : Akuntansi Biaya
Hubungan Antara Administrasi dan Manajemen. Meskipun terdapat dua pendapat dan dua teori yang saling bertentangan mengenai arti dari administrasi dan manajemen, namun di antara keduanya (administrasi dan manajemen) mempunyai hubungan yang sangat erat. Hubungan antara administrasi dan manajemen, adalah sebagai berikut :
- dalam penerapan manajemen dan administrasi tidak dapat dipisahkan hanya kegiatannya yang dapat dibedakan.
- administrasi bersifat konsep menentukan tujuan dan kebijaksanaan umum secara menyeluruh, sedangkan manajemen sebagai sub konsep yang bertugas melaksanakan semua kegiatan untuk mencapai tujuan dan kebijaksanaan yang sudah tertentu pada tingkat administrasi.
- administrasi lebih luas dari pada manajemen karena manajemen sebagai salah satu unsur dan merupakan inti dari administrasi sebagai pelaksana yang bersifat operasional.
Sedangkan Dwight Waldo, menyebutkan bahwa hubungan antara administrasi dan manajemen tergambar dalam suatu organisasi, maksudnya adalah sebagai berikut :
- organisasi diibaratkan sebagai anatomi dari administrasi, sedangkan manajemen sebagai fisiologinya.
- organisasi menunjukkan struktur dari administrasi, sedangkan manajemen menunjukkan fungsinya.
- organisasi dan manajemen saling bergantung dan tidak dapat dipisahkan sebagaimana halnya anatomi dan fisiologi dari setiap organisme hidup. Sedangkan dalam kaitannya dengan administrasi, organisasi melihat administrasi dalam keadaannya yang statis dan mencari pola, sedangkan manajemen melihat administrasi dalam keadaan dinamis dan bergerak.
Baca juga : Standar Operasional Prosedur (SOP)
Demikian penjelasan berkaitan dengan administrasi dan manajemen : pengertian, perbedaan dan persamaan, serta hubungan antara administrasi dan manajemen.
Semoga bermanfaat.
Artikel Terkait Lainnya : Manajemen