Hal yang pertama kali yang harus diperhatikan ketika menulis surat resmi adalah

tirto.id - Surat resmi adalah surat yang dipakai untuk urusan kerja atau instansi. Surat sendiri sering dipakai untuk berbagai kebutuhan, baik personal maupun urusan pekerjaan yang berkaitan dengan instansi.

Surat resmi merupakan surat yang dikeluarkan oleh perseorangan, organisasi, maupun instansi tertentu, yang sifatnya formal dan berkepentingan resmi. Biasanya surat ini menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi yang bersangkutan.

Perbedaan Surat Resmi dengan Tidak Resmi

Selain itu, terdapat perbedaan mendasar antara surat resmi dengan surat tidak resmi, yakni penggunaan bahasa dan penulisan. Surat resmi memakai bahasa yang sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) dengan beberapa ketentuan penulisan.

Berikut beberapa fungsi, jenis, komponen penulisan surat resmi sebagaimana dilansir dari karya ilmiah Syafiq Hakim Noor yang berjudul "PENINGKATAN KETERAMPILAN MENULIS SURAT RESMI MELALUI PENDEKATAN KETERAMPILAN PROSES"

Fungsi Surat Resmi

• Surat resmi atau surat dinas sebagai bukti tertulis hitam di atas putih, terutama dalam surat-surat perjanjian.
• Surat resmi atau surat dinas sebagai alat pengingat, karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan.
• Surat resmi atau surat dinas sebagai bukti sejarah, seperti pada surat–surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi.
• Surat resmi atau surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat putusan atau surat instruksi.
• Surat resmi atau surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.

Jenis Surat Resmi

Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya bahwa berdasarkan tujuannya, penulisan surat resmi atau surat dinas dapat digolongkan sebagai berikut.

• Surat pemberitahuan
• Surat perintah
• Surat permintaan atau permohonan
• Surat peringatan dan teguran
• Surat susulan
• Surat panggilan
• Surat pengantar
• Surat keputusan
• Surat perjanjian
• Surat penawaran, pesanan, dan sebagainya.

Cara Membuat Surat Resmi

Berikut tata cara dan langkah-langkah dalam membuat surat resmi:

1. Kepala Surat Atau Kop Surat

Kop surat merupakan identitas pertama yang dilihat oleh penerima surat. Kop surat ini memiliki fungsi sebagai media promosi, mengetahui alamat dan nama instansi, memberikan informasi tentang jenis kegiatan dan/atau bidang usaha.

2. Nomor Surat

Penomoran surat pada surat resmi bertujuan untuk memudahkan instansi dalam pengarsipan atau penyimpanan data kapan terakhir pembuatan dan pengeluaran surat. Nomor surat berisi nomor urut, bulan, dan tahun pembuatan/pengeluaran surat. Letak nomor surat biasanya di bawah kop surat di sebelah kiri.

Sama halnya dengan kop surat, nomor surat memiliki fungsi sebagai berikut:

• Memudahkan pencarian kalau surat dibutuhkan.
• Memudahkan penyimpanan administratif.
• Membantu dalam pengelompokan surat sesuai dengan jenis isi surat tersebut.
• Memudahkan pengontrolan frekuensi pengiriman surat.

Saat Anda membuat nomor surat, ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu:

• Bulan dan tahun pembuatan surat
• Kode tujuan surat, contoh UR (Undangan Rapat)
• Kode kedudukan surat, contoh KEI = Surat Keluar
• Nomor surat yang dikeluarkan harus sesuai dengan urutan surat, dihitung mulai nomor akhir pembuatan surat.

Contoh:

• Nomor: 017/UR/II2018
• 017: Menunjukkan surat ke -17
• SPK: Undangan Rapat
• II: Dibuat pada bulan ke-3 (Maret)
• 2018: Dibuat pada tahun 201

Untuk Lampiran disertakan kalau ada, tetapi kalau tidak ada cukup diberi tanda (-).

3. Tanggal Penulisan Surat

Tanggal penulisan surat berfungsi untuk mengetahui kapan surat tersebut di buat. Dengan adanya tanggal penulisan, maka akan diketahui masa berlakunya surat tersebut. Oleh karenanya, tanggal penulisan surat adalah komponen yang sangat penting didalam penulisan sebuah surat resmi.

4. Lampiran

Lampiran merupakan dokumen yang ikut dilampirkan dalam pembuatan surat resmi oleh suatu instansi maupun perseorangan. Lampiran memiliki fungsi untuk menunjukkan jika ada dokumen penting sebagai penunjang surat tersebut. Contoh:

• No: –
• Lamp: 3 Lembar
• Perihal: –

Hal ini menunjukkan jika surat itu menyertakan 3 lembar dokumen di dalam surat tersebut.

5. Perihal

Perihal dalam surat resmi merupakan hal pokok yang merupakan tujuan utama dalam surat tersebut. Dengan demikian penerima dapat segera mengetahui tujuan pengirim mengirimkan surat resmi tersebut.

6. Alamat Tujuan

Hal terpenting di dalam dalam sebuah surat adalah kepada siapa surat itu ditujukan. Oleh sebab itu alamat surat menjadi hal jangan sampai salah kata atau salah tujuan. Penulisan alamat dilakukan sebanyak dua kali, yang pertama pada amplop surat dan yang kedua pada isi surat itu sendiri. Untuk isi surat alamat tidak harus ditulis lengkap sebab sudah ditulis di dalam amplop.

7. Salam Pembuka

Salam pembuka juga merupakan komponen penting dalam sebuah surat resmi. Hal ini dikarenakan salam pembuka berfungsi sebagai pembuka sebelum sampai ke inti atau pokok isi surat. Contoh kata kata salam pembuka seperti Assalamualaikum, Dengan Hormat, Salam Sejahtera dan lain sebagainya.

8. Isi Surat

Isi surat adalah komponen utama dari sebuah surat, di mana pokok-pokok atau inti yang sedang dibahas tertuang di dalam isi surat. Di dalam sebuah surat terdapat bagian-bagian seperti karangan yang lainnya, yaitu bagian pembuka, bagian inti, dan bagian penutup.

Tujuan dari bagian pembuka ini adalah sebagai pengantar untuk pembaca sebelum mengetahui inti surat. Di dalam pembuka juga berisi inti masalah yang akan disampaikan kepada penerima surat.

Inti. Merupakan komponen pokok inti isi surat ada pada sebuah surat. Bagian ini berisi bagian utama yang akan disampaikan kepada pengirim.

Pada bagian penutup, berisi tentang penegasan, simpulan, ucapan terima kasih. Dengan demikian, bagian penutup menandai jika uraian pokok yang akan disampaikan melalui surat sudah berakhir. Penulisan penutup pada surat resmi sebaiknya singkat namun tegas.

9. Salam Penutup

Salam penutup berisi kata-kata penutup yang umumnya digunakan untuk menambahkan kesantunan di dalam berkomunikasi. Meskipun salam penutup ini baik jika digunakan dalam sebuah surat, namun bukan berarti semua surat wajib menggunakan salam penutup. Salam penutup hanya digunakan dalam surat resmi yang contohnya seperti pada surat-surat berita.

10. Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab

Pada surat resmi salah satu komponen yang disertakan yaitu nama penanggung jawab dan tanda tangan.

Nama penanggung jawab adalah penanda jika nama tersebut yang bertanggung jawab dan dikuatkan dengan tanda tangan. Penanda tangan dalam surat harus sesuai dengan nama orang yang tercantum pada surat tersebut.

11. Tembusan

Tembusan digunakan ketika jika terdapat pihak yang di anggap perlu mengetahui isi surat itu.

Baca juga: Bagaimana Membuat Surat Lamaran Kerja yang Baik?

Subscribe for updates Unsubscribe from updates

Unsur-Unsur Surat Dinas dan Surat Resmi

Surat dinas dan surat resmi memiliki unsur-unsur yang sama, yaitu: kepala surat, tanggal surat, lampiran, perihal, alamat tujuan surat, salam pembuka, isi surat, salam penutup, tanda tangan, nama jelas, jabatan, tembusan, dan inisial.

Selain penggunaan bahasa yang bersifat formal, dalam penulisan unsur-unsurnya surat juga harus mematuhi kaidah penulisan bahasa yang sesuai dengan ejaan yang disempurnakan. Berikut beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis surat:

1. Penulisan Kepala Surat

Kepala surat berguna untuk memberikan informasi kepada penerima surat tentang nama, alamat, serta keterangan lain yang berkaitan dengan instansi atau badan pengirim surat. Unsur-unsur alamat dipisahkan dengan tanda koma, bukan dengan tanda hubung.

Kata jalan dituliskan lengkap jalan, tidak singkat Jl. atau Jln. Jika kantor tersebut memiliki nomor telepon, tuliskan kata Telepon, bukan Tilpon, dan bukan pula singkatan Telp. atau Tilp. Kemudian, nomor telepon tidak perlu diberi titik karena bukan merupakan suatu jumlah (Telepon 4536754, bukan Telpon 4.536.754).

2. Penulisan tanggal surat

Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota karena nama kota itu sudah tercantum pada kepala surat. Selanjutnya, nama bulan itu jangan disingkat atau ditulis dengan angka (November menjadi Nov. atau 11; Februari menjadi Feb. atau 2). Tahun juga dituliskan lengkap, tidak disingkat dengan tanda koma di atas. Pada akhir tanggal surat, tidak dibubuhkan tanda baca apa pun, baik titik maupun tanda hubung.

Perhatikan penulisan tanggal surat dinas yang benar.

Kepala Surat

28 Oktober 2007 

3. Penulisan Alamat Surat

Penulisan alamat (dalam) surat diatur sebagai berikut:

a.   Alamat yang dituju ditulis di sebelah kiri surat pada jarak tengah antara hal surat dan salam pembuka. Posisi alamat surat pada sisi sebelah kiri ini lebih menguntungkan daripada dituliskan di sebelah kanan karena kemungkinan pemenggalan alamat tidak ada. Jadi, alamat yang cukup panjang pun dapat dituliskan tanpa dipenggal karena tempatnya cukup leluasa.

b. Alamat surat tidak diawali kata kepada karena kata tersebut berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan arah. (Alamat pengirim pun tidak didahului kata dari karena kata dari berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan asal).

c.   Alamat yang dituju diawali dengan Yth. (diikuti titik) atau Yang terhormat (tidak diikuti titik).

d.   Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju, biasanya penulis surat mencantumkan sapaan Ibu, Bapak, Saudara atau Sdr.

e.   Jika nama orang yang dituju bergelar akademik yang ditulis di depan namanya, seperti Drs., Ir., dan Drg., kata sapaan Bapak, Ibu, atau Saudara tidak digunakan. Demikian juga, jika alamat yang dituju itu memiliki pangkat, seperti sersan atau kapten, kata sapaan Bapak, Ibu atau Saudara tidak digunakan. Jika yang dituju adalah jabatan orang tersebut seperti direktur PT atau kepala instansi tertentu, kata sapaan Bapak, Ibu, atau Sdr. tidak berimpit dengan gelar, pangkat, atau dengan jabatan.

Perhatikan contoh penulisan alamat yang benar:

Yth. Bapak Syakuro, B.A.

Yth. Bapak Darwino

Yth. Ir. Mariani

Yth. Kepala Desa Tajur

Yth. Kapten Sum.o

f.   Penulisan kata jalan tidak singkat. Kemudian, nama gang, nomor, RT, dan RW biasanya dituliskan lengkap dengan huruf kapital setiap awal kata. Selanjutnya, nama kota dan provinsi dituliskan dengan huruf awal kapital, tidak perlu digarisbawahi atau diberi tanda baca apa pun. Seperti pada alamat pengirim, pada alamat yang dituju pun perlu dicantumkan kode pos jika kota tersebut telah memilikinya untuk memperlancar dan mempermudah penyampaian surat Anda ke alamat yang dituju.

Perhatikan contoh penulisan alamat di bawah ini:

Yth. Kepala Biro Umum

Departemen .....

Jalan Menteng Raya No. 5

Jakarta Pusat 12254

Adakalanya alamat yang dituju oleh penulis tidak jelas. Misalnya, penulis surat tidak tahu persis kepada siapa surat tersebut dialamatkan, apakah kepada direktur, kepada sekretarisnya, ataukah kepada kepala bagian personalianya.

Kalau demikian permasalahannya, penulis surat harus menggunakan alamat yang umum saja, seperti pimpinan sehingga alamat itu, misalnya, ditulis sebagai berikut:

Yth. Pimpinan Pabrik Minyak Lam Kiau

Jalan Tabing No. 10

Padang

Jika kita berkirim surat kepada seseorang berdasarkan iklan surat kabar, seperti iklan dalam Kompas atau dalam Suara Pembaharuan, hendaklah surat itu ditujukan kepada pemasang iklan tersebut, dan bukan kepada iklannya. Oleh karena itu, alamat yang benar menurut kaidah bahasa adalah alamat yang ditujukan kepada pemasangnya, seperti contoh berikut :

Yth. Pemasang Iklan

pada harian Kompas

Kotak Pos 2619 Jakarta 10001

di Bawah No. 658 

Dalam alamat yang dituju kadang-kadang digunakan singkatan u.p. (untuk perhatian). Bentuk singkatan u.p. (u kecil diberi titik dan p kecil diberi titik) digunakan di depan nama bagian dari suatu instansi apabila masalah surat dipandang cukup dapat diselesaikan oleh pejabat yang tercantum setelah u.p. tanpa diperlukan penentuan keb.aksanaan langsung pemimpin/kepala instansi yang bersangkutan. 

Misalnya :

Yth. Kepala Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa

u.p. Kepala Subbagian Keuangan

Jalan Daksinapati Barat IV

Rawamangun

Jakarta 13220

4. Penulisan salam pembuka

Penulisan salam pembuka mengikuti aturan berikut. Salam pembuka dicantumkan di sebelah kiri satu garis tepi dengan nomor, lampiran, hal, dan alamat surat. Huruf pertama awal kata dituliskan dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lain dituliskan kecil semua, kemudian salam pembuka itu diikuti tanda koma.

Ungkapan yang lazim digunakan sebagai salam pembuka dalam surat-surat dinas yang bersifat netral adalah.

Dengan hormat, (D kapital, h kecil)

Salam sejahtera, (S kapital, s kecil)

Saudara .....,

Saudara ..... yang terhormat,

Bapak ..... yang terhormat,

Dr. Ir. Aceng Suherlan yang terhormat,

Prof. Adad Iskandar yang terhormat,

5. Penulisan Salam Penutup

Huruf awal kata salam penutup ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata-kata lainnya ditulis kecil. Sesudah salam penutup, dibubuhkan tanda koma. 

Misalnya : 

Benar Salah

Salam takzim, Salam Takzim,

Salam kami, Salam Kami,

Hormat kami, Hormat Kami,

Wasalam, Wassalam,

6. Tanda Tangan, Nama Jelas, dan Jabatan

Surat dinas dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwewenang, yaitu pemegang pimpinan suatu instansi, lembaga, atau organisasi. Nama jelas penanda tangan dicantumkan di bawah tanda tangan dengan hanya huruf awal setiap kata ditulis kapital, tanpa diberi kurung dan tanpa diberi tanda baca apa pun.

Di bawah nama penanda tangan, dicantumkan nama jabatan sebagai identitas penanda tangan tersebut. Jika akan dicantumkan pula nomor induk pegawai pejabat yang bersangkutan, pencantumannya di antara nama jelas dan jabatan. Akan tetapi, sebenarnya pencantuman NIP bukan merupakan suatu keharusan.

Perhatikan contoh di bawah ini:

M. Taufik Arif

NIP. 130519977

Kepala

Perhatikan pencantuman tanda tangan, nama jelas, dan jabatan di bawah ini:

Tanda tangan

Drs. Sungaji

Kepala

Tanda tangan

M.Arsalan, S.E.

Direktur

Tanda tangan

Prof. Dr. Sangkuni, M.Sc.

NIP. 130427722

Rektor 

7. Penggunaan Bentuk Singkatan a.n. dan u.b.

Bentuk a.n. (a kecil diberi titik dan n kecil diberi titik) digunakan jika penandatanganan dilakukan oleh pejabat setingkat di bawah pimpinan yang ditunjuk oleh pimpinan instansi yang bersangkutan. Bentuk singkatan a.n. dicantumkan di depan nama jabatan yang melimpahkan wewenang penandatanganan itu.

Perhatikan bentuk penulisan bentuk singkatan a.n. di bawah ini:

..............................

a.n. Direktur Utama

PT Sumber Waras

Tanda tangan

Mardoni

Direktur Pemasaran

................................

a.n. Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan BNI 1946

Tanda Tangan

Nama jelas

Sekretaris Pusdiklat

Bentuk singkatan u.b. (u kecil diberi titik dan b kecil diberi titik) digunakan jika penandatanganan surat itu dilakukan oleh staf suatu instansi yang kedudukannya dua tingkat atau lebih di bawah pimpinannya.

Perhatikan bentuk penulisan singkatan u.b. di bawah ini :

...............................

Kepala Kantor Wilayah

Departemen Tenaga Kerja

Propinsi....

u.b.

Tanda Tangan 

Nama Jelas

Kepala Bagian Personalia

......................................

a.n. Gubernur Kepala daerah Tk.I

Provinsi......

Pembantu Gubernur Wilayah I

u.b.

Tanda Tangan

Nama Jelas

Bupati.....

8. Tembusan

Ada beberapa instansi yang menamakan bagian ini tindasan atau c.c. (carbon copy), Pusat Bahasa tidak menganjurkan penggunaan istilah tersebut. Yang dianjurkan Pusat Bahasa adalah Tembusan.

Perhatikan penulisan tembusan di bawah ini:

Tembusan:

1.   Direktur Sarana Pendidikan

2.   Kepala Bagian Tata Usaha

3.   Sdr. Suk.an

9. Inisial

Inisial disebut juga sandi, yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan singkatan nama pengetik surat. Inisial ditempatkan pada bagian bawah di sebelah kiri. 

Misalnya:

SR/Ggn

SR : Singkatan nama pengonsep: Siti Rumati

Page 2

Sitemap Privacy Policy Hubungi Kami Tentang Saya Beranda ▼