Carilah karakteristik administrasi perkantoran yang sering terjadi di perusahaan

1

2 MODUL Evaluasi Karakteristik Administrasi Perkantoran UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran yang dibina oleh Drs. H. Mohammad Arief, M.Si Oleh : Adiniar Monicha Haque UNIVERSITAS NEGERI MALANG FAKULTAS EKONOMI JURUSAN MANAJEMEN November 2018

3 KATA PENGANTAR Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa karena rahmat dan karunia-nya, maka penulis dapat menyelesaikan modul dengan judul karakteristik dan evaluasi karakteristik administrasi perkantoran dengan baik berdasarkan batas waktu yang ditentukan. Modul ini disusun agar pembaca dapat mengetatahui mengenai karakteristik dan evaluasi karakteristik administrasi perkantoran Modul ini merupakan buku pegangan untuk membantu guru dan peserta didik dalam kegiatan belajar dan mengajar di sekolah. Modul ini berisi tentang berbagai macam karakteristik dari administrasi perkantoran, dari karakteristik yang bersifat pelayanan, karakteristik bersifat terbuka dam luas, serta karakteristik yang dapat dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi serta evaluasi terhadap administrasi perkantoran. Penulis menyadari bahwa modul ini masih terdapat kekurangan dan kesalahan yang tidak disengaja. Oleh karena itu, diharapkan para pembaca bersedia memberi kritik dan saran sebagai motivasi dan perbaikan dalam pembuatan modul selanjutnya. Akhir kata, penulis mengucapkan terimakasih kepada Bapak Arif, selaku dosen pengampu mata kuliah Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran, dan teman-teman mahasiswa offering dan semua pihak yang telah membantu penyelesaian modul ini. Semoga modul ini bermanfaat untuk semua yang menggunakannya dalam mempelajari Administrasi Perkantoran. Malang, November 2018 Penyusun, Adiniar Monicha Haque i

4 PETA KEDUDUKAN MODUL KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN PENGERTIAN ADMINISTRASI KARAKTERISTIK ADMINISTRASI ADMINISTRASI BERSIFAT PELAYANAN KANTOR ADMINISTRASI PERKANTORAN BERSIFAT TERBUKA DAN LUAS RUANG LINGKUP DAPAT DIJALANKAN OLEH SEMUA PIHAK ORGANISASI EVALUASI BERBAGAI KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN ii

5 DAFTAR ISI JUDUL MODUL... KATA PENGANTAR... i PETA KEDUDUKAN MODUL... ii DAFTAR ISI... iii GLOSARIUM... v KOMPETENSI INTI DAN KOMPETENSI DASAR... vi I. PENDAHULUAN... 1 A. Deskripsi Umum... 1 B. Prasyarat... 2 C. Petunjuk Penggunaan Modul... 2 D. Indikator dan Tujuan Pembelajaran... 2 II. KEGIATAN BELAJAR Mendiskripsikan Administrasi Perkantoran... 4 A. Tujuan... 4 B. Uraian Materi Pengertian Administrasi Perkantoran Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran... 7 C. Rangkuman D. Penugasan Tugas Individu Tugas Kelompok Tes Formatif E. Penilaian III. KEGIATAN BELAJAR Memahami Karakteristik Administrasi Perkantoran A. Tujuan B. Uraian Materi Karakteristik Administrasi Perkantoran Bersifat Pelayanan Bersifat Terbuka dan Luas Dilaksanakan Oleh Semua Pihak Organisasi C. Rangkuman D. Penugasan Tugas Individu Tugas Kelompok Tes Formatif E. Penilaian iii

6 IV. LATIHAN UJIAN TENGAH SEMESTER A. Pilihan Ganda Essay B. Penilaian C. Penilaian Psikomotorik D. Penilaian Afektif V. KUNCI JAWABAN Kegiatan Belajar Kegiatan Belajar Latihan Ulangan Tengah Semester VI. DAFTAR PUSTAKA VII. PENUTUP iv

7 GLOSARIUM KATA Kantoor Administrasi Characteristic Pekerjaan operatif Etimologis Service work Service unit Efektif Efisien Sekretaris Teller Visum Merembes Facilitating function MAKNA Ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi Usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usaha Ciri-ciri khusus/sifat khas Pekerjaan yang dilakukan sehari-hari untuk menghasilkan sesuatu Cabang ilmu bahasa yang mempelajari asal usul kata serta perubahan dalam bentuk dan makna Pekerjaan berupa pelayanan Bagian atau unit pelayanan Dapat membawa hasil atau pengaruh Tepat atau sesuai Seseorang yang membantu pimpinan dan pemegang rahasia perusahaan Petugas Bank yang sehari-hari berhadapan dengan nasabah atau masyarakat Tanda pernyataan atau keterangan telah mengetahui atau menyetujui Meresap ke luar atau ke dalam Fungsi yang memfasilitasi atau memberi bantuan v

8 KOMPETENSI INTI DAN KOMPETENSI DASAR Satuan Pendidikan Mata Pelajaran Kelas : SMK : Pengantar Administrasi Perkantoran : X KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya KI 2 : Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli (gotong royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif dan pro-aktif dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia KI 3 : Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, dan prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah. KI 3 : Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung. KD : Mengevaluasi berbagai karakteristik administrasi perkantoran vi

9 PENDAHULUAN A. DESKRISI UMUM Pengantar Administrasi Perkantoran merupakan sebuah ilmu yang sering digunakan dalam berbagai perusahaan atau kantor. Administrasi perkantoran merupakan sebuah ilmu tentang ketatausahan, yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan, pengarsipan dokumen, serta hal-hal lain yang di maksud untuk menyediakan informasi serta memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan. Mata pelajaran pengantar administrasi perkantoran ini sudah banyak diajarkan di SMK se-indonesia, kemungkinan besar hanya ada beberapa SMK saja yang belum mengajarkan mata pelajaran pengantar administrasi perkantoran ini. Pelajaran pengantar administrasi perkantoran yang diajarkan pada SMK ini bertujuan untuk mengenalkan siswa-siswi SMK secara lebih dini mengenai apa saja yang ada di dalam administrasi perkantoran. Sudah banyak Universitas ternama yang membuka program studi Administrasi Perkantoran, yang belakangan ini juga sangat diminati oleh siswasiswi SMK ataupun SMA. Adanya ilmu Administrasi perkantoran ini dapat membantu para pelaku usaha untuk tata kelola di dalam kantor kecil hingga pesusahaan-perusahaan besar. Untuk mempermudah pemahaman siswa-siswi SMK dalam memahami pengantar administrasi perkantoran, diperlukan perangkat pembelajaran berupa modul. Modul yang dikembangkan ini merupakan modul untuk menunjang kompetensi dalam bidang ilmu administrasi perkantoran. Metode pembelajaran yang diterapkan pada buku ini adalah model pembelajaran kontekstual yang berorientasi pada kasus-kasus yang ada di dalam kantor. Dalam setiap bahasan dalam bab ini akan disertai dengan contoh-contoh riil yang ada dalam kantor sehingga akan semakin mempermudah pemahaman peserta didik tentang aplikasi ilmu administrasi perkantoran dalam kantor atau perusahaan. 1

10 B. PRASYARAT Administrasi perkantoran melibatkan tata kelola dalam kantor sehingga dalam aplikasinya ilmu administrasi perkantoran sering membahas seluk beluk yang terdapat pada kantor atau perusahaan. Oleh karena itu siswa-siswi di haruskan untuk mempelajari modul ini. C. PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL 1. Peserta Didik a. Bacalah dengan cermat materi pada modul ini dan pahami daftar pertanyaan yang ada. b. Diskusikan dengan rekan Anda, apa yang telah Anda cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai c. Kerjakan setiap tugas sesuai dengan perintah yang ada di soal baik secara individu maupun kelompok dengan jujur, bertanggung jawab, baik, dan benar. d. Apabila Anda kurang memahami materi ataupun tugas maka ajukan pertanyaan kepada guru. 2. Guru a. Informasikan kepada peserta didik bagaimana menggunakan modul, cara pembelajaran, cara dan metoe penilaian, bahan dan alat yang digunakan serta durasi waktu yang digunakan. b. Berilah bimbingan kepada peserta didik bila mereka mendapat kesulitan. c. Mencatat pencapaian kemajuan siswa, menindaklanjuti, dan memberikan feedback atas pencapaian belajar. d. Selama KBM, tetaplah berada di dalam kelas/tempat belajar. D. INDIKATOR DAN TUJUAN PEMBELAJARAN KD : Mendeskripsikan administrasi perkantoran : 1. Indikator a. Pemahaman mengenai administrasi perkantoran b. Identifikasi unsur administrasi c. Pemahaman ruang lingkup administrasi perkantoran 2. Tujuan Akhir Pemelajaran 2

11 a. Peserta didik mampu menjelaskan pengertian administrasi perkantoran dan segala ruang lingkupnya. b. Peserta didik mampu menyebutkan unsur-unsur administrasi perkantoran. c. Peserta didik mampu menjelaskan tujuan administrasi perkatoran. KD : Menguraikan karakteristeristik administrasi perkantoran 1. Indikator a. Pemahaman karakteristik administrasi perkantoran. b. Identifikasi karakteristik administrasi perkantoran yang.bersifat pelayanan, terbuka dan luas, dan dapat dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi 2. Tujuan Akhir Pemelajaran a. Peserta didik mampu menjelaskan mengenai karakteristik administrasi perkantoran. b. Peserta didik mampumenyebutkan karakteristik administrasi perkantoran. 3

12 KEGIATAN BELAJAR 1 A. TUJUAN Tujuan umum dari pembelajaran ini adalah agar siswa-siswi SMK memahami deskripsi administrasi perkantoran. Setelah mengikuti pembelajaran pada Kegiatan Belajar 1, peserta didik diharapkan: 1. Peserta didik mampu menjelaskan pengertian administrasi perkantoran. 2. Peserta didik mampu menyebutkan unsur-unsur administrasi perkantoran. 3. Peserta didik mampu menjelaskan ruang lingkup administrasi perkantoran. B. URAIAN MATERI 1. Pengertian Administrasi, Kantor, dan Administrasi Perkantoran PENGERTIAN ADMINISTRASI Dalam setiap kegiatan baik di dalam organisasi maupun di luar organisasi tentunya tidak akan terlepas dari administrasi, berikut pengertian administrasi menurut beberapa ahli, yaitu: Asal kata dari bahasa latin, ad dan ministrare. Ad artinya intensif dan ministrare artinya melayani, membantu, atau memenuhi Dalam bahasa inggris administration KBBI, adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usaha Dalam arti sempit, adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata usaha Dalam arti luas, adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan 4

13 dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien PENGERTIAN KANTOR Secara etimologis kantor berasal dari Belanda: kantoor, yang maknanya ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam Bahasa Inggris office memiliki makna yaitu tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja. Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian/ pendistribusian data/informasi. Atau dapat dikatakan kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau kegiatan administrasi dalam arti sempit. Kantor dalam arti statis bisa berarti ruang kerja, kamar kerja, markas, biro, instansi, lembaga, jawatan, badan, perusahaan, serta tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan penyampaian/ pendistribusian data/informasi. Sedangkan menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan); tempat bekerja. Kantor merupakan suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat personil dan operasi ketatausahaan. Dilihat dari pengertian administrasi dan kantor, dapat disimpulkan secara sederhana bahwa administrasi perkantoran adalah kegiatan melayani, membantu menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara 5

14 keseluruhan dalam hubungan satu sama lain yang dilakukan di suatu gedung dengan unit organisasi. PENGERTIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN Beberapa ahli yang menjelasakan mengenai administrasi perkantoran sebagai berikut: William Spriegel dan Ernest Davies Dalam buku Principles of Business Organization and Operation, manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatankegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan, dan penjualan George R. Terry Dalam buku Office Management and Control, manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan Arthur Granger Dalam buku National Office Management Association Report, manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi. William Leffingwell dan Edwin Robinson Dalam buku Textbook of Office Management, manajemen kantor sebagai suatu fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun dan dimana pun pekerjaan itu dilakukan. W. H Evans Dalam buku Administrasi Perkantoran Modern, administrasi perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai 6

15 peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi. Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa administrasi perkantoran atau manajemen perkantoran adalah rangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi (melakukan control), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan. 2. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran 2.1 Kegiatan Kantor Kegiatan kantor di setiap perusahaan antara satu dengan lainnya. Semakin luas tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah perusahaan, akan semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Kegiatan perkantoran dapat dibagi menjadi empat, antara lain: Perencanaan perkantoran (office planning) Perencanaan adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor. Perencanaan kantor meliputi: a. Perencanaan Gedung b. Tata ruang kantor Pengorganisasian perkantoran (office organizing) 7

16 Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturanberbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksanan yang melaksanakan fungsifungsi organisasi tersebut, meliputi: a. Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi/perusahaan. b. Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan Pengarahan perkantoran (office actuating) Pengarahan kantor adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesusai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis, pengarahan perkantoran meliputi: a. Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan b. Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan Pengawasan perkantoran (office controlling) Pengawasan perkantoran adalah kegiatan yang memastikan bahwa sasaran dalam hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target, objek pengawasan perkantoran meliputi: a. Penggunaan peralatan dan perabot kantor b. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor 2.2 Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran 8

17 Sebagaimana telah diuraikan diatas, bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan. Di mana didalamnya dilaksanakan kegiatan tata usaha atau kegiatan-kegiatan manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya. Adapun sarana dan prasarana yang ada di dalam kantor meliputi: 1. Lokasi kantor Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor: Faktor keamanan Faktor lingkungan Faktor harga 2. Gedung Faktor yang perlu diperhatikan: Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan Memiliki fasilitas yang memadai Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan) 3. Peralatan Perabotan kantor (office furniture): meja, kursi, rak, laci-laci, dll Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya 4. Interior Adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan hiasan kantor 5. Mesin-mesin kantor Disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor 9

18 C. RANGKUMAN 1. Administrasi merupakan kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. 2. Kantor merupakan suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat personil dan operasi ketatausahaan. 3. Administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi. 4. Ruang lingkup administrasi perkantoran meliputi kegiatan kantor yaitu; perencanaan perkantoran, pengorganisasian perkantoran, pengarahan perkantoran, dan pengawasan perkantoran serta sarana dan fasilitas kerja perkantoran yang meliputi: lokasi kantor, gedung, interior, dan mesin-mesin kantor. 10

19 D. TUGAS TUGAS INDIVIDU Lakukanlah pengamatan pada kantor yang berada di sekitar rumah kalian masing-masing, kemudian identifikasikan ruang lingkup yang ada pada kantor tersebut! Tempat Pengamatan : Tanggal Pengamatan : TUGAS KELOMPOK Buatlah kelompok yang terdiri dari empat orang anggota! Kumpulkan hasil dari tugas individu di atas menjadi satu! Diantara ke empat kantor yang telah diamati, pilih salah satu kantor yang memiliki ruang lingkup yang lebih luas, kemudian diskusikan dengan kelompok mengapa kantor tersebut memiliki ruang lingkup yang lebih luas! 11

20 TES FORMATIF 1. Pilihan Ganda Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat dengan memberi tanda silang (X) pada huruf a, b, c, atau d! 1. Kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien, merupaka pengertian dari... a. Kantor b. Ruang lingkup c. Ruang d. Administrasi e. Administrasi bisnis 2. Tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan hiasan kantor, merupaka pengertian dari... a. Interior b. Perabot c. Peralatan d. Perlengkapan e. Mesin kantor 3. Untuk lancarnya suatu pekerjaan, para karyawan sudah tahu akan tugasnya dan bagian pekerjaannya. Hal ini dengan adanya fungsi dalam manajemen kantor. a. Planning b. Motivating c. Coordinating d. Evaluating e. Organizing 4. Istilah directing mempunyai sifat a. Pengendalian 12

21 b. Penggerak c. Memimpin d. Mendorong e. Mengarah 5. John F. Mee memakai istilah. Sebagai fungsi penggerak. a. Actuating b. Commanding c. Coordinating d. Motivating e. Directing 6. Pengawasan dari laporan tertulis adalah cara pengawasan a. Manajemen b. Komunikatif c. Operatif d. Administratif e. Konsultasi 7. Pemimpin adalah seseorang yang dapat mempersatukan orang-orang dalam mengejar suatu tujuan. Perumusan ini dikemukakan oleh a. Herbert A. Simon dan kawan-kawan b. Emory S. Bogardus c. Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirdjo d. Prof. Dr. H. Arifin Abdurrahman e. Prof. Dr. Sarwono Prawirohardjo 8. Program diartikan sama dengan a. Planning b. Organizing c. Staffing d. Directing e. Controlling 9. Rencana tahunan, biasanya diperinci setiap a. Bulan b. Tahun 13

22 c. Minggu d. Hari e. Jam 10. Yang membuat rencana bulanan di kantor adalah a. Pucuk Pimpinan b. Manager Kantor c. Kepala Bagian d. Kepala Seksi e. Karyawan 2. Essay Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat, jelas, dan benar! 1. Jelaskan arti administrasi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia! Jawab: Jelaskan apa yang di maksud dengan administrasi perkantoran! Jawab: Apa saja ruang lingkup yang ada di dalam administrasi perkantoran? Jawab: Sebutkan dan jelaskan macam-macam pekerjaan kantor yang umumnya dilaksanakan di dalam aktifitas kantor sehari-hari! Jawab:

23 E. PENILAIAN Penilaian Sikap No. Nama Siswa Aspek Pengamatan Keaktifan Penyampaian Tata Bahasa Skor Penilaian Pengetahuan No. Uraian Nilai Keterangan Paraf Guru 1. Kegiatan Belajar 1 2. Diskusi Kelompok 3. Tes Formatif 15

24 KEGIATAN BELAJAR 2 A. TUJUAN Tujuan umum dari pembelajaran ini adalah siswa-siswi SMK dapat memahami tentang karakteristik dari administrasi perkantoran. Setelah mengikuti pembelajaran pada Kegiatan Belajar 1, siswa-siswi diharapkan: 1. Mengetahui karakteristik yang ada pada administrasi perkantoran. 2. Dapat membedakan antara karakter administrasi perkantoran yang satu dengan yang lainnya. 3. Mengetahui contoh-contoh dari berbagai macam karakteristik dari administrasi perkantoran. 4. Mengevaluasi berbagai karakteristik administrasi perkantoran. B. URAIAN MATERI 1. KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN Istilah karakteristik diambil dari bahasa inggris yakni characteristic, yang artinya mengandung sifat khas. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) karakteristik diartikan sebagai ciri-ciri khusus dan mempunyai sifat khas sesuai dengan perwatakan tertentu. Sedangkan administrasi perkantoran sendiri dalam arti sempit bisa diartikan semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi. Administrasi perkantoran jika diartikan secara umum yaitu suatu kegiatan yang berkaitan dengan catat-mencatat informasi yang ada secara sistematis untuk disajikan kembali dalam bentuk lain sesuai dengan kebutuhan. Namun jika administrasi perkantoran diartikan secara luas adalah serangkaian kerja sama yang dilakukan secara sistematis dan terkoordinasi berdasarkan pembagian tugas sesuai struktur organisasi untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Lalu dapat disimpulkan bahwa administrasi perkantoran 16

25 merupakan segala rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Dari pengertian karakteristik serta administrasi perkantoran diatas, dapat disimpulkan bahwa karakteristik administrasi perkantoran merupakan ciri kekhususan yang dimiliki oleh suatu administrasi dalam kantor, administrasi merupakan pekerjaan yang berhubungan dengan pencatatan dan sebagainya yang dibelakang nya terdapat pegawai atau karyawan yang bertugas dalam kantor. Pegawai atau karyawan kantor harus menjalankan berbagai karakteristik dari administrasi perkantoran yang berlaku di dalam kantor atau perusahaan. Yang mana karakteristik administrasi perkantoran terbagi atas tiga jenis, yaitu: karakteristik administrasi perkantoran yang bersifat pelayanan, karakteristik administrasi perkantoran yang bersifat terbuka dan luas, dan yang terakhir adalah karakteristik administrasi perkantorang yang dapat dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi. 2. BERSIFAT PELAYANAN Pekerjaan kantor bersifat pelayanan karena berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama / pokok) agar pekerjaan,tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Pekerjaan kantor dilakukan untuk membantu orang-orang lain dalam pekerjaannya secara lebih efektif. Bersifat pelayanan yaitu tata usaha melayani pelaksanaan pekerjaanpekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi. Seperti dijelaskan diatas, bahwa pekerjaan kantor adalah melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi. G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work). Yang berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaan kantor berperan membantu pekerjaan pekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna. Sedangkan Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai satuan organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau perusahaan. Dalam perusahaan, pekerjaan 17

26 kantor tidak langsung mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan misalnya bagian produksi atau penjualan. Namun produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan menguntungkan, apabila pekerjaan kantor berhasil melayani kebutuhan produksi atas penjualan tersebut Pekerjaan kantor bersifat pelayanan karena berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama/ pokok) agar pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Di bawah ini akan diberikan berbagai contoh dari karakteristik administrasi perkantoran bersifat pelayanan : Petugas perpustakaan melakukan pencatatan siswa yang meminjam buku di perpustakaan. Teller bank, mendata orang yang menabung di bank. Dokter melakukan pemeriksaan kepada pasien. Dan perawat mencatat riwayat atau hasil visum dari dokter yang kemudian disimpan untuk memberi keputusan pasien menderita penyakit apa. Sekretaris membantu atasan untuk menyelesaikan pekerjaanpekerjaan atasan. Siswa membantu guru untuk mencatat nama-nama siswa yang membuat onar dikelas 3. BERSIFAT TERBUKA DAN LUAS Karakteristik administrasi perkantoran bersifat terbuka dan luas artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan di mana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor (gedung) saja tetapi dapat pula dilakukan di luar kantor (diluar gedung) sekalipun. Meskipun dapat dikerjakan dimana saja tetapi pekerjaan kantor yang dikerjakan harus dikerjakan secara maksimal dan date line, agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efektif dan efisien. Administrasi perkantoran juga diperlukan dimana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi Di bawah ini akan diberikan berbagai contoh dari karakteristik administrasi perkantoran bersifat terbuka dan luas: Petugas listrik melakukan pencatatan meteran listrik ke rumahrumah. 18

27 Petugas pemeriksa karcis kereta api melakukan pemeriksaan karcis keda penumpang. Petugas PDAM melakukan pencatatan meteran air ke rumahrumah. Petugas gas elpiji melakukan pemeriksaan dan pendataan ke rumah-rumah. Petugas pengirim barang mengantar barang yang dikirim kerumah-rumah dan mencatat penerima. 4. DILAKSANAKAN OLEH SEMUA PIHAK ORGANISASI Karakteristik administrasi perkantoran yang dapat dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi berarti pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi sampai karyawan yang paling bawah sekalipun. Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima telepon dari kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor. Seorang pegawai rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi. Apabila kita simak kembali peranan dari ciri-ciri pekerjaan kantor sebagaimana yang telah diuraikan diatas, memperlihatkan kepada kita bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan (facilitating function) dan merupakan urat nadi bagi setiap organisasi modern. Secara umum pekerjaan kantor meliputi aktivitas manajerial mulai dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan. Sedangkan secara khusus (tugas operatif sehari-hari atau unit) 19

28 pekerjaan kantor meliputi tugas-tugas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan Karakteristik administrasi perkantoran yang dapat dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi berarti pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi sampai karyawan yang paling bawah sekalipun. Di bawah ini akan diberikan berbagai contoh : Seorang manajer, tugasnya adalah menggerakkan karyawan untuk bekerja sebaik mungkin, namun manajer juga melakukan pekerjaan kantor untuk membantu tugasnya dalam me-manage bawahannya, seperti menyimpan dokumen sendiri, melakukan panggilan telepon sendiri kepada relasi. Pengisian jurnal kelas, dapat dilakukan oleh siswa lain selain sekretaris kelas. Seorang kurir, dalam menyampaikan surat kepada orang lain ia akan melakukan pencatatan dan meminta bukti penerimaan surat kepada pihak yang dituju. 20

29 C. RANGKUMAN 1. Karakteristik administrasi perkantoran merupakan ciri kekhususan yang dimiliki oleh suatu administrasi dalam kantor, administrasi merupakan pekerjaan yang berhubungan dengan pencatatan dan sebagainya yang dibelakang nya terdapat pegawai atau karyawan yang bertugas dalam kantor 2. Karakteristik Administrasi Perkantoran dibagi menjadi tiga karakteristik, yaitu karakteristik administrasi perkantoran yang bersifat pelayanan, karakteristik administrasi perkantoran yang bersifat terbuka dan luas, dan yang terakhir adalah karakteristik administrasi perkantorang yang dapat dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi. 3. Dari setiap karakteristik administrasi perkantoran terdapat berbagai contoh permasalahan yang telah dibahas pada modul diatas. Pada karakteristik administrasi perkantoran yang bersifat pelayanan di contohkan pada bagian permodalan terbantu dalam memelihara bukti tertulis mengenai kedudukan keuangan perusahaan, sedangkan pada karakteristik administrasi perkantoran yang bersifat terbuka dan luas dicontohkan pada petugas listrik melakukan pencatatan meteran listrik ke rumah-rumah, selanjutnya yang terakhir yakni karakteristik administrasi perkantoran yang dapat dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi dicontohkan pada pengisian jurnal kelas, dapat dilakukan oleh siswa lain selain sekretaris kelas. 4. Evaluasi karakteristik administrasi perkantoran merupakan penilaian di setiap karakteristik administrasi perkantoran, apakah pada setiap point karakteristik sudah terlaksana apa belum dalam suatu organisasi pada kantor kecil atau bahkan pada perusahaan yang tingkat menengah dan besar 21

30 E. TUGAS TUGAS INDIVIDU Lakukan pengamatan pada kantor yang ada di sekitar rumah kalian masingmasing, carilah contoh lainnya mengenai ketiga karakteristik administrasi perkantoran yang ada pada kantor tersebut! Tempat Pengamatan : Tanggal Pengamatan : TUGAS KELOMPOK Buatlah kelompok yang terdiri dari empat orang anggota! Lakukan pengamatan kembali pada sebuah kantor yang dekat dengan rumah kalian masing-masing, kemudian identifikasikan tugas apa saja yang dikerjakan pihak customer kantor yang berkaitan dengan karakteristik yang bersifat pelayanan! Kumpulkan hasil pekerjaan kelompok Anda kepada Bapak/Ibu Guru 22

31 TES FORMATIF 1. Pilihan Ganda Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat dengan memberi tanda silang (X) pada huruf a, b,c, atau d! 1. Orang-orang yang menentukan tujuan, membuat kebijakan memberikan garis-garis besar yang akan dipakai sebagai pedoman pokok dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan disebut a. Administrator b. Manajer c. Kepala bagaian d. Kepala unit e. Staf 2. Untuk melayani pekerjaan operasional dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan sehingga memudahkan penyelesaian pekerjaan adalah a. Pengertian ketatausahaan b. Peranan tata usaha c. Fungsi tata usaha d. Kedudukan tata usaha e. Tugas tata usaha 3. Pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketata usahaan,yaitu pekerjaan kantor yang tidak banyak berhububgan dengan tulis menulis kecuali a. Menelepon b. Menerima tamu c. Memelihara gedung kantor d. Pelayanan keamanan e. Pengetikan 4. Memungkinkan pemakaian ruang kerja yang efisien ruangan dengan luas tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan sebanyak-banyaknya adalah a. Tujuan tata ruang 23

32 b. Pengertian tata ruang c. Prinsip tata ruang d. Kerugian tata ruang e. Persuasive 5. Ciri-ciri yang memiliki kekhususan yang melekat erat pada perorangan, perwatakan, benda mati, benda hidup, sampai pada perkantoran, merupakan pengertian dari... a. Administrasi b. Karakter c. Karakteristik d. Perkantoran e. Karakter Budaya 6. Karakteristik administrasi perkantoran merupakan ciri kekhususan yang dimiliki oleh suatu... dalam kantor a. Administrasi b. Perbengkalan c. Peralatan d. Perlengkapan e. Karakteristik 7. Seorang kurir, dalam menyampaikan surat kepada orang lain ia akan melakukan pencatatan dan meminta bukti penerimaan surat kepada pihak yang dituju, merupaka contoh nyata dari karakteristik administrasi perkantoran yang bersifat... a. Pelayanan b. Dapat dilaksanakan oleh semua pihak organisasi c. Terbuka d. Terbuka dan luas e. Terluas 8. Karakteristik administrasi perkantoran yang dapat dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi berarti pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh... a. Manajer b. Kepala bagian 24

33 c. Staff d. Siapa sajakomite 9. G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work) yang berfungsi untuk... pekerjaan kantor a. Memudahkan b. Meringankan c. Memudahkan dan meringankan d. Menyederhanakan e. Meminimalisir 10. Secara umum pekerjaan kantor meliputi aktivitas manajerial mulai dari perencanaan,..., penggerakan dan pengawasan a. Penciptaan b. Pengalokasian c. Pendistribusian d. Pengorganisasian e. Penalaran 2. Essay Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat, jelas, dan benar! 1. Apa yang di maksud dengan karakteristik administrasi perkantoran yang bersifat pelayanan? Berikan contoh nyata dalam perusahaan! Jawab: Apa yang di maksud dengan karakteristik administrasi perkantoran yang bersifat terbuka dan luas, dan berikan contoh nyatanya dalam keidupan sehari-hari? Jawab:

34 3. Jelaskan kembali menurut pemahaman Anda mengenai karakteristik administrasi perkantoran yang bersifat dapat dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi, sebutkan contoh nyatanya dalam kehidupan sehari-hari! Jawab: Bagaimana evaluasi karakter administrasi perkantoran itu? Jawab: E. PENILAIAN Penilaian Sikap No. Nama Siswa Aspek Pengamatan Keaktifan Penyampaian Tata Bahasa Skor Penilaian Pengetahuan No. Uraian Nilai Keterangan Paraf Guru 1. Kegiatan Belajar 1 2. Diskusi Kelompok 3. Tes Formatif 26

35 LATIHAN MENGHADAPI ULANGAN TENGAH SEMESTER GASAL 2018/2019 Setelah mempelajari Ringkasan Materi, Contoh Soal, saatnya Anda menguji kemampuan. Untuk menguji kemampuan Anda, kerjakan soal-soal dibawah ini sebagai soal-soal pemanasan untuk menghadapi Ulangan Tengah Semester Gasal 2018/2019. Mata Pelajaran Alokasi Waktu : Pengantar Administrasi : 120 Menit A. Pilihan Ganda Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat dengan memberi tanda silang (X) pada huruf a, b, c, d, atau e! 1. Untuk lancarnya suatu pekerjaan, para karyawan sudah tahu akan tugasnya dan bagian pekerjaannya. Hal ini dengan adanya fungsi dalam manajemen kantor. a. Planning b. Motivating c. Coordinating d. Evaluating e. Organizing 2. Yang membuat rencana bulanan di kantor adalah a. Pucuk Pimpinan b. Manager Kantor c. Kepala Bagian d. Kepala Seksi e. Karyawan 3. Untuk melayani pekerjaan operasional dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan sehingga memudahkan penyelesaian pekerjaan adalah. a. Pengertian ketatausahaan b. Peranan tata usaha c. Fungsi tata usaha 27

36 d. Kedudukan tata usaha e. Tugas tata usaha 4. G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work) yang berfungsi untuk... pekerjaan kantor a. Memudahkan b. Meringankan c. Memudahkan dan meringankan d. Menyederhanakan e. Meminimalisir 5. Yang termasuk menajeman tingkat bawah pada perusahaan swasta adalah... a. Presiden Direktur b. General Manager c. Office Manager d. Direktur e. Kepala Bagian 6. Sarana manajemen harus bersifat kontemporer maupun inovatif. Maksudnya adalah a. Sasaran harus logis dan nyata b. Sasaran dapat berguna kapan saja bila diperlukan c. Sasaran harus berimbang d. Sasaran merupakan partisipasi dari pelaksana e. Sasaran ditetapkan untuk semua anggota 7. Tanggungjawab itu dapat berakhir bila pekerjaan/tujuannya a. Masih berlanjut b. Gagal c. Masih berlangsung d. berhenti di tengah jalan e. Sudah tercapai 8. Ciri-ciri yang memiliki kekhususan yang melekat erat pada perorangan, perwatakan, benda mati, benda hidup, sampai pada perkantoran, merupakan pengertian dari... a. Administrasi b. Perkantoran c. Kantor 28

37 d. Karakteristik e. komponen 9. Suatu kegiatan yang berkaitan dengan catat-mencatat informasi yang ada secara sistematis untuk disajikan kembali dalam bentuk lain sesuai dengan kebutuhan, merupakan penjabaran dari administrasi perkantoran secara... a. Khusus b. Umum c. Luas d. Sempit e. Ahli 10. Yang bukan merupakan karakteristik administrasi perkantoran itu adalah... a. Karakteristik administrasi perkantoran yang bersifat terbuka b. Karakteristik administrasi perkantoran yang bersifat tertutup c. Karakteristik administrasi perkantoran yang bersifat luas d. Karakteristik administrasi perkantoran yang bersifat dapat dilaksankan oleh semua pihak dalam organisasi e. Karakteristik administrasi perkantoran yang bersifat pelayanan 11. Karakteristik administrasi perkantoran bersifat pelayanan yaitu... a. Bersifat pelayanan karena berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama/ pokok) agar pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien. b. Bersifat pelayanan karena sangat dibutuhkan oleh manager. c. Bersifat pelayanan karena tidak dibutuhkan oleh ketua tim. d. Bersifat pelayanan karena bermanfaat bagi perusahaan. e. Bersifat pelayanan karena tidak bermanfaan dalam kantor. 12. Karakteristik administrasi perkantoran yang dapat dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi berarti pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari... yang paling tinggi sampai... yang paling bawah sekalipun a. Sekretaris, OB b. Pimpinan, Karyawan c. Direktur, Pimpinan d. OB, Direktur e. Ketua Tim, Kepala Devisi. 13. Asal kata dari istilah manajemen dari bahasa latin yaitu manus, yang berarti 29

38 a. Mengendalikan b. Menggerakan c. Tangan d. Pengurusan e. Pembinaan 14. Suatu tempat yang didalamnya mengandung pengertian gedungnya, peralatannya, pekerjaannya dan orangnya adalah a. Komunikasi b. Kepemimpinan c. Kantor d. Birokrasi e. Koordinasi 15. Yang terkenal sebagai Bapak Manajemen Ilmiah adalah a. Goerge R. Terry b. Charles Babage c. F.W. Taylor d. Henri Taylor e. The Liang Gie 16. Salah satu prinsip umum dari Hendri Fayol adalah Division of work, artinya a. Kekuasaan dan tanggungjawab b. Kesatuan arah c. Kesatuan perintah d. Semangat kesatuan e. Pembagian kerja 17. Sistem atau proses dan kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan sumberdaya manusia untuk mencapai tujuan adalah... a. Admnistrasi b. Pengorganisasian c. Manajemen d. Pengarahan e. Perencanaan 30

39 18. Administrasi perkantoran adalah proses kerjasama di dalam kantor untuk mencapai tujuan kantor yang telah ditetapkan dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen adalah pengertian administrasi perkantoran menurut... a. William Spriegel b. Ernest Davies c. Dr. SP. Siagian d. George R. Terry e. Dra. Suparjati 19. Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan), tempat bekerja merupakan definisi dari... a. Kantor b. Gedung c. Rumah d. Kelas e. Ruang 20. Kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan yang diperlukan adalah arti dari... a. Tata usaha b. Humas c. Manajemen d. Perbekalan e. Komunikasi B. Essay Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat, jelas, dan benar! 1. Jelaskan arti administrasi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia! Jawab: Jelaskan arti perkantoran menurut Kamus Besar Bahas Indonesia! 31

40 Jawab: Sebutkan dan jelaskan mengenai kegiatan yang ada di kantor! Jawab: Apa saja yang merupakan saranan dan fasilitas kantor? Jawab: Apa saja ruang lingkup yang ada di dalam administrasi perkantoran? Jawab: Apa yang dimaksud dengan karakteristik administrasi perkantoran yang bersifat pelayanan? Jawab: Apa yang dimaksud dengan karakteristik administrasi perkantoran yang bersifat terbuka dan luas? Jawab: Apa yang di maksud dengan karakteristik administrasi perkantoran yang bersifat dapat dilaksanakan oleh semua pihak organisasi? Jawab: Bagaimana evaluasi karakter administrasi perkantoran itu? Jawab:

41 10. Berikan contoh nyata mengenai karakteristik administrasi perkantoran yang bersifat dapat dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi yang ada di sekitarmu! Jawab: B. PENILAIAN LEMBAR PENILAIAN Standart Keberhasilan : Siswa memperoleh 75% dari skor Skor Total Hasil Tindak Lanjut LULUS TIDAK LULUS PERBAIKAN PENGAYAAN 33

42 Penilaian Psikomotorik Sangat Baik Unsur (4) Perpendapat Langsung pada intinya, jawaban Mudah dipahami dan tidak bertele tele atau singkat Komposisi Subjek dinyatakan dengan sangat jelas. Ada sorot dominan yang menjadi fokus. Variatif, dan menimbulkan ketertarikan secara visual mengenai tugas yang dikerjakan Bertanya Menunjukkan orisinalitas, komposisinya efektif, menciptakan respons emosional atau intelektual yang kuat, artistik yang ditimbulkan sangat baik. Baik (3) Langsung pada intinya, jawaban berbelit -belit sulit untuk dipahami Subjek jelas, komposisi gambar dan tulisan baik, perpaduan suara seimbang, dan cukup variatif. Menggunaan komposisi yang efektif, Menciptakan respons emosional atau intelektual. Terdapat unsur artistik yang baik. Cukup (2) Pendapat yang disampaikan menyimpang dari materi yang disampaikan danmjawaban sulit dipahami Subjek jelas, komposisi gambar dan tulisan cukup baik tetapi terjadi pengulangan dan kurang variatif. Menunjukkan usaha penggunaan komposisi yang cukup baik, memberi pesan emosional yang cukup. Kurang (1) Pendapat Disampaikan tidak sesuai dengan materi yang telah dipelajari Tidak ada subjek jelas, komposisi gambar dan tulisan kurang baik, dan tidak seimbang. Belum ada focus yang jelas mengenai simulasi visual. Tidak memperhatikan komposisi, tidak menimbulkan kesan emosional atau intelektual Skor 34

43 Penilaian Afektif Unsur Kehadiran Tanggung Jawab Keaktifan Sangat Baik (4) Jika tingkat kehadiran siswa tinggi antara 85%- 100% Siswa selalu mengerjakan tugas yang diberikan guru dengan baik. Siswa bertanya Dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, mengungkapka n pertanyaan dan tanggapan mengenai materi dengan bahasa yang sopan. Baik (3) Kehadiran siswa baik dengan tingkat kehadiran antara 75%- 85% Siswa mengerjakan tugas yang diberikan pada siswa Siswa Mengungkapk an pertanyaan dan tanggapan mengenai materi dengan Bahasa yang sopan. Cukup (2) Kehadiran siswa cukup baik, dengan tingkat kehadiran 65% - 75%. Siswa jarang mengerjakan tugas yang diberikan oleh guru. Siswa mengungkapka n pertanyaan dan tanggapan dengan bahasa yang kurang sopan. Kurang (1) Kehadiran siswa kurang baik, dengan tingkat kehadiran dibawah 65% dan tanpa ada alasan yang jelas. Siswa tidak pernah mengerjakan tugas yang diberikan oleh guru. Siswa mengungkapkan pertanyaan dan tanggapan dengan bahasa kurang sopan, jika guru memberi jawaban siswa tidak memperhatikan ya. Skor 35

44 KUNCI JAWABAN A. KEGIATAN BELAJAR 1 I. Pilihan Ganda 1. D 2. A 3. E 4. E 5. D II. Essay 6. D 7. A 8. A 9. A 10. B 1. Menurut KBBI,administrasi adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usaha 2. Menurut W. H Evans Dalam buku Administrasi Perkantoran Modern, administrasi perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi. Sedangkan Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi 3. Ruang lingkup administrasi perkantoran meliputi kegiatan kantor yaitu; perencanaan perkantoran, pengorganisasian perkantoran, pengarahan perkantoran, dan pengawasan perkantoran serta sarana dan fasilitas kerja perkantoran yang meliputi: lokasi kantor, gedung, interior, dan mesin-mesin kantor 4. Pekerjaan kantor yang umumnya dilaksanakan di dalam aktifitas kantor sehari-hari adalah sebagai berikut: a. Perencanaan perkantoran (office planning) 36

45 Perencanaan adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor. b. Pengorganisasian perkantoran (office organizing) Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturanberbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksanan yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut. c. Pengarahan perkantoran (office actuating) Pengarahan kantor adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesusai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. d. Pengawasan perkantoran (office controlling) Pengawasan perkantoran adalah kegiatan yang memastikan bahwa sasaran dalam hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target. 37

46 B. KEGIATAN BELAJAR 2 I. Pilihan Ganda 1. B 2. C 3. C 4. C 5. C 6. A 7. B 8. D 9. C 10. D II. Essay 1. Pekerjaan kantor bersifat pelayanan karena berfungsi untuk membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama/ pokok) agar pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Pekerjaan kantor dilakukan untuk membantu orang-orang lain dalam pekerjaannya secara lebih efektif. Bersifat pelayanan yaitu tata usaha melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi. Seperti dijelaskan diatas, bahwa pekerjaan kantor adalah melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugastugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi. Contoh nyata dalam perusahaan: Tenaga penjualan terbantu dengan pekerjaan administrasi penjualannya Bagian permodalan terbantu dalam memelihara bukti tertulis mengenai kedudukan keuangan perusahaan. Bagian produksi terbantu untuk memperbaiki pelayanan dan menentukan biaya-biaya yang lebih rendah 2. Karakteristik administrasi perkantoran bersifat terbuka dan luas artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan di mana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor (gedung) saja tetapi dapat pula dilakukan di luar kantor (diluar gedung) sekalipun. Contoh nyata dalam perusahaan adalah sebagai berikut: Seorang petugas sensus penduduk melakukan pekerjaan kantor saat ia melakukan pendataan dengan mendatangi rumah-rumah. 38

47 Petugas listrik melakukan pencatatan meteran listrik ke rumah-rumah. Petugas pemeriksa karcis kereta api melakukan pemeriksaan karcis keda penumpang. 3. Karakteristik administrasi perkantoran yang dapat dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi berarti pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi sampai karyawan yang paling bawah sekalipun. Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima telepon dari kantor lain Contoh nyata dalam kehidupan seharihari: Pengisian jurnal kelas, dapat dilakukan oleh siswa lain selain sekretaris kelas Seorang kurir, dalam menyampaikan surat kepada orang lain ia akan melakukan pencatatan dan meminta bukti penerimaan surat kepada pihak yang dituju Pak satpam dititipkan surat oleh wali murid untuk diserahkan kepada pihak yang dituju. Sebelum sampai kepada pihak yang dituju, pak satpam mencatat di buku penerimaan surat 4. Bagaimana evaluasi karakter administrasi perkantoran itu? Bersifat pelayanan Pekerjaan kantor bersifat pelayanan karena berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama/ pokok) agar pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Pekerjaan kantor harus bersifat pelayanan atau 39

48 harus mengutamakan pelayanan agar semua pekerjan kantor dapat berjalan lancar. Dibutuhkan tenaga ahli yang pandai berkomunikasi antar karyawan atau kolega kantor untuk melayani karyawan atau kolega yangt berkepentingan. Bersifat terbuka dan luas Bersifat terbuka dan luas berarti pekerjaan kantor dapat dilakukan di mana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor (gedung) saja tetapi dapat pula dilakukan di luar kantor (diluar gedung) sekalipun. Meskipun pekerjaan kantor dapat di jalankan atau dapat dilakukan di dalam atau luar kantor tapi pekerjaan kantor tersebut harus dikerjakan secara maksimal dan date line, jadi bisa diartikan dimanapun tempat pengerjaan pekerjaan kantor itu, tetap saja pihak yang nertugas dalam pengerjaan harus bekerja secara maksimal. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi berarti pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi sampai karyawan yang paling bawah sekalipun. Sekalipun ppekerjaan kantor dapat dilaksanakan oleh semua pihak, namun ada spesifikasi yang membagi pekerjaan kantor tersebut. Misalnya seorang office boy atau office girl tidak dapat mengerjakan pekerjaan dari seirang sekretaris direktur, begitu pula sebaliknya. 40

Karakteristik apa saja yang terdapat dalam administrasi perkantoran?

Berikut 3 karakteristik administrasi perkantoran:.
Bersifat Pelayanan. Pekerjaan kantor bersifat pelayanan karena berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama/pokok) agar pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien. ... .
2. Bersifat Terbuka dan Luas. ... .
3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi..

Sebutkan apa saja karakteristik dari administrasi?

Dengan demikian, dalam rangkaian kegiatan yang digolongkan ke dalam administrasi mencakup adanya karakteristik atau ciri-ciri sebagai berikut: 1) dilakukan oleh sekelompok orang (dua orang atau lebih) secara rasional; 2) administrasi merupakan suatu proses kerja sama; 3) dilaksanakan dalam rangka mencapai tujuan ...

Salah satu karakteristik administrasi perkantoran yang dapat dilakukan di mana saja baik di kantor maupun di luar kantor?

Bersifat terbuka dan luas artinya pekerjaan kantor tidak hanya terbatas di gedung kantor saja, bisa juga dilakukan di luar gedung sekalipun. Jadi bisa dimana saja dalam suatu organisasi. Contoh Administrasi Bersifat Terbuka dan Luas : Petugas PLN yang mencatat pemakaian listrik kerumah-rumah masyarakat.

Ada berapakah karakteristik administrasi dalam kegiatan administrasi *?

Berikut adalah enam karakteristik yang dimiliki pada administrasi. Terdapat sekelompok orang tertentu. Terdapat kerja sama yang dimiliki oleh masing-masing orang. Terdapat proses yang dilakukan.