Cara Membuat diagram PERT di Excel

Jika kesulitan memetakan tugas proyek atau memantau dependensi, kami memiliki solusi yang tepat untuk Anda. 

Bagan PERT, juga dikenal sebagai diagram PERT, adalah alat yang digunakan untuk menjadwalkan, mengatur, dan memetakan tugas dalam suatu proyek.

PERT singkatan dari program evaluation and review technique (teknik evaluasi dan tinjauan) program. PERT memberikan representasi visual dari linimasa proyek dan membagi tugas-tugas individu. Bagan ini mirip dengan bagan Gantt, tetapi strukturnya berbeda. 

Diagram ini terdiri dari beberapa langkah untuk memandu Anda dari tanggal mulai hingga tanggal akhir proyek. Dalam artikel ini, kami akan membahas lima langkahnya, memberikan contoh, dan menjelaskan cara menggunakan grafik PERT secara efektif untuk kebutuhan Anda. 

Cara kerja bagan PERT

Bagan PERT bekerja secara visual dengan merepresentasikan tugas dan dependensi proyek yang saling terhubung. Anda dapat menggunakannya untuk membuat jadwal awal dan perkiraan linimasa untuk dibagikan kepada pemangku kepentingan sebelum proyek dimulai.

Membuat peta jalan proyek seperti bagan PERT dapat membantu Anda menyelesaikan beberapa kegiatan perencanaan proyek, termasuk:

• Mendapatkan persetujuan jadwal dan linimasa dari pemimpin

• Mengomunikasikan tujuan proyek kepada pemangku kepentingan

• Memetakan proyek yang kompleks secara visual

• Memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas individu 

Untuk memaksimalkan bagan PERT, Anda harus terlebih dahulu memahami langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikannya dan cara memetakan diagram secara visual.

Cara membuat bagan PERT

Untuk membuat bagan PERT, ikuti lima langkah proses siklus, yang mencakup segala hal mulai dari mengidentifikasi tugas hingga mengelola penyelesaian proyek. 

1. Identifikasi tugas proyek

Langkah pertama dalam membuat bagan PERT yang baik adalah mengidentifikasi dan mengumpulkan informasi serta tugas proyek yang diperlukan. Fase perencanaan proyek dapat dimulai seperti Anda memulai fase manajemen proyek awal. Ini dapat meliputi:

• kasus bisnis

• rencana komunikasi

• pertemuan perdana awal

Perencanaan awal memastikan Anda siap untuk menentukan dependensi dan menghubungkan tugas selama fase berikutnya.

Templat agenda rapat gratis

2. Tentukan dependensi tugas 

Dependensi tugas adalah tugas atau milestone yang bergantung pada tugas lain yang harus diselesaikan sebelum tugas yang ada dimulai. Dependensi ini kadang disebut juga sebagai keterkaitan logis dan sering digunakan dalam struktur perincian kerja. 

Membuat dependensi membantu Anda melacak pekerjaan dengan benar, memastikan tugas diselesaikan, dan menjalin komunikasi yang jelas. Untuk proyek yang kompleks, rencanakan linimasa dan durasi proyek dengan baik di awal.

Dalam diagram PERT, dependensi divisualisasikan dengan menghubungkan dan memberi nomor tugas. Meskipun tidak sekomprehensif metode lain seperti struktur perincian kerja, diagram PERT membantu menunjukkan visualisasi umum tugas dan pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikannya.

3. Hubungkan tugas proyek

Setelah dependensi tugas dibuat, Anda dapat membuat bagan PERT dengan saling menghubungkan tugas proyek. Koneksi ini terdiri dari panah, yang merepresentasikan tugas, dan simpul, yang merepresentasikan peristiwa atau milestone. 

Misalnya, tempatkan peristiwa induk dalam simpul (direpresentasikan sebagai lingkaran atau kotak bernomor) dan gambar panah tugas untuk merepresentasikan dependensi yang diperlukan untuk menyelesaikan peristiwa. 

Tata letak ini menyediakan struktur proyek sederhana yang, meskipun tidak terlalu spesifik, tetapi mudah dipahami oleh pemangku kepentingan proyek. 

4. Perkirakan kerangka waktu proyek

Sekarang, saatnya memperkirakan keseluruhan kerangka waktu proyek menggunakan metode jalur kritis (CPM) dan rumus PERT. Jalur kritis adalah urutan terpanjang tugas yang harus diselesaikan agar proyek berhasil diselesaikan. 

Tujuannya adalah menemukan jalur terpanjang yang paling memakan waktu untuk diselesaikan untuk memperkirakan durasi proyek terpendek secara keseluruhan. Perkiraan waktu dapat dihitung berdasarkan hal-hal berikut:

• Waktu optimis:Jumlah waktu minimum yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas.

• Waktu pesimis: Jumlah waktu maksimum yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. 

• Waktu yang paling mungkin:Perkiraan terbaik tentang waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas.

 Anda dapat menggunakan rumus PERT untuk menghitung perkiraan durasi tugas dan waktu penyelesaian menggunakan: (O + (4 × M) + P) ÷ 6. Variabel dapat diukur dengan menit, jam, hari, atau bahkan minggu. 

Misalnya, jika waktu optimis adalah 30 menit, waktu pesimis 60 menit, dan waktu yang paling mungkin terjadi 45 menit, rumus PERT-nya: (30 menit + (4 × 45 menit) + 60 menit) ÷ 6 = 45 menit. 

Setelah menghitung waktu yang diharapkan per tugas, Anda kemudian dapat menambahkan setiap perkiraan seluruh jalur kritis untuk mendapatkan linimasa proyek rata-rata.

5. Kelola progres tugas

Langkah terakhir dalam membuat bagan PERT adalah mengelola progres tugas hingga penyelesaian proyek. Ini dapat dilakukan dengan menutup dependensi dan mengurangi masalah selama proses hingga semua tugas selesai. 

Ingatlah bahwa diagram PERT harus diperbarui setiap terjadi perubahan di sepanjang proyek. Diagram PERT dapat dipasangkan dengan proses kontrol perubahan yang membantu memetakan dan mengomunikasikan perubahan proyek. 

Setelah semua tugas proyek selesai, Anda dapat mengarsipkan materi di ruang bersama untuk menjadi referensi di masa mendatang jika diperlukan.

Contoh bagan PERT

Setelah memahami lima langkah bagan PERT, ini saatnya untuk membuat bagan Anda sendiri. Karena semua diagram berbeda, tergantung kompleksitas dan kerangka waktu proyek tertentu, diagram Anda mungkin terlihat sedikit berbeda. 

Untuk memulai bagan Anda, mulailah dengan:

• Membuat simpul bernomor: Ingat, ini adalah tugas-tugas induk dari proyek yang, ketika selesai, akan membentuk proyek yang ditangani. Diagram Anda mungkin memiliki sejumlah tugas, tetapi 10 tugas merupakan jumlah ideal untuk memulai. 

• Hubungkan simpul ke tugas: Buat panah untuk merepresentasikan dependensi tugas. Tugas-tugas inilah yang perlu dilakukan agar peristiwa selesai. Diagram Anda harus memiliki awal dan akhir yang jelas, meskipun bagian tengahnya mungkin terlihat lebih rumit. 

Berikut contoh tampilan bagan PERT Anda:

Berikut perincian terminologi umum yang bisa disertakan dalam bagan PERT beserta definisinya:

• Simpul: Simpulmerepresentasikan peristiwa proyek. Peristiwa ini adalah komponen besar yang membentuk proyek Anda. Misalnya, saat meluncurkan desain situs web, simpul merepresentasikan desain logo baru.  

• Tugas: Tugas adalah hal yang perlu diselesaikan agar simpul dapat diimplementasikan. Misalnya, tugas merepresentasikan rancangan tiga mockup logo. 

• Dependensi: Dependensi adalah ketika tugas terhubung ke tugas lain. Tugas-tugas ini saling bergantung dan tidak dapat diselesaikan jika tugas lain selesai. 

• Dependensi tanpa sumber daya: Ini adalah dependensi yang, saat terhubung ke tugas lain, tidak memiliki tugas nyata yang perlu diselesaikan. Misalnya, peluncuran produk dan halaman tujuan mungkin berkorelasi, tetapi tidak ada satu tugas yang saling berhubungan. 

Bagan PERT dapat dibuat menggunakan berbagai alat, termasuk perangkat lunak manajemen proyek. Alat dapat membantu Anda merencanakan, memvisualisasikan, dan mengatur dependensi tugas serta pengingat dengan benar untuk melacak progres proyek dan menemukan penghambat dengan mudah. 

Kapan menggunakan Bagan PERT

Manajer proyek menggunakan bagan PERT untuk mengevaluasi dan menyelesaikan proyek tertentu. Tetapi, dengan begitu banyak metode lain yang bisa dipilih, kapan sebaiknya menggunakan diagram PERT? 

Sebagai permulaan, bagan PERT adalah metode yang baik ketika Anda ingin mengevaluasi linimasa, sumber daya yang dibutuhkan, dan jalur kritis proyek. Mari kita bahas masing-masing lebih detail.

• Untuk menentukan jalur kritis:Salah satu fitur utama bagan PERT yang membedakannya dari metode lain adalah kemampuannya untuk menentukan jalur kritis proyek. Tahap ini penting ketika memvisualisasikan keseluruhan linimasa proyek. 

• Untuk mengevaluasi sumber daya: Dengan fitur unik yang ditawarkan bagan PERT, Anda dapat dengan mudah menampilkan tugas yang membutuhkan sumber daya dan yang tidak. Cara ini menghemat waktu Anda dan pemangku kepentingan proyek karena informasi tersedia di awal dan mudah diakses. 

• Untuk memperkirakan waktu: Karena bagan PERT mengevaluasi durasi tugas individu dan durasi proyek secara keseluruhan, ini merupakan alat terbaik ketika Anda perlu memahami linimasa yang diharapkan selama fase perencanaan proyek awal.

Secara keseluruhan, membuat bagan PERT adalah pilihan yang baik untuk rencana proyek sederhana yang dapat dengan mudah dibagikan kepada anggota tim. Gunakan bagan ini untuk berbagi sumber daya dan linimasa dengan cepat.

Bagan PERT vs bagan Gantt

Orang sering keliru dengan bagan PERT dan bagan Gantt meskipun keduanya memiliki beberapa perbedaan utama. Keduanya tidak hanya berbeda dalam tampilan visual, tetapi juga menyediakan fitur berbeda, tergantung yang dibutuhkan tim. 

Berikut beberapa fitur utama yang perlu diperhatikan saat memutuskan bagan yang tepat untuk Anda:

1. Bagan PERT adalahbagan alir, sedangkan bagan Gantt adalah grafik batang: Salah satu perbedaan terbesar adalah tata letak visualnya. Bagan Gantt menggunakan pendekatan bagan batang tradisional, tetapi bagan PERT memiliki tampilan yang kurang terstruktur dan memiliki tata letak yang berbeda, tergantung proyeknya.

2. Bagan Gantt menawarkan organisasi, sedangkan bagan PERT menawarkan kustomisasi: Bagan Gantt lebih terorganisasi secara struktural. Di sisi lain, bagan PERT memungkinkan kustomisasi tata letak sederhana yang lebih baik untuk kebutuhan proyek tingkat tinggi. 

3. Bagan PERT dapat digunakan sebelum proyek dimulai: Karena menawarkan rencana proyek sederhana dan tata letak linimasa, bagan PERT sering digunakan sebagai panduan visual saat proyek dimulai. Manajer proyek kemudian menggunakan metode lain, seperti struktur perincian kerja atau bagan Gantt, untuk secara khusus memetakan tugas dan dependensi proyek. 

Secara umum, bagan Gantt lebih populer untuk memetakan tugas proyek sepanjang siklus proyek sedangkan bagan PERT digunakan untuk pemetaan waktu di tahap awal proyek. Keduanya dapat digunakan secara terpisah atau bersama-sama untuk membuat rencana yang komprehensif.

Rencanakan di awal dengan bagan PERT

Dengan menerapkan diagram PERT milik sendiri, Anda dapat yakin bahwa proyek berikutnya direncanakan secara akurat dan benar. Dengan tata letak sederhana dan perkiraan linimasa, tim Anda akan memiliki arahan yang jelas tentang tugas proyek dan siap untuk apa pun yang akan dihadapi. 

Jika ingin proyek berikutnya selangkah lebih maju, cobalah Linimasa dengan Asana untuk kemampuan pelacakan proyek.

Petakan linimasa proyek dengan Asana