A. Makna Perbekalan
Kata perbekalan sering disampaikan dengan istilah perabot kantor atau perlengkapan kantor. Padahal yang dimaksud perabot kantor antara lain meja tulis, kursi, lemari arsip, lemari besi dan sebagainya. Sedangkan yang dimeksud perlengkapan kantor aitu semua benda yang terdapat didalamnya dan diperlukan dalam rangka proses kegiatan kantor. Berdasarkan pengertian – pengertian diatas maka perbekalan mempunai suatu pengertian sebagai berikut perbekalan adalah mencakup semua barang yang diperlukan baik barang bergerak maupun barang tidak bergetak sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas. Perabot kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb. Aktivitas perbekalan didalam organisasi mempunai beberapa tujuan antara lain :
- Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas – tugas pokok organisasi.
- Mengetahui barang peralatan yang rusak dan tidak bisa diperbaiki sehingga harus dimusnahkan atau yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki.
- B. Jenis-jenis perbekalan / perabot
Suatu kantor dalam melakukan aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan yang ada sehingga akan menghasilkan produk-produk kantor yang diharapkan, tanpa adanya perbekalan kantor yang memadahi takmungkin ada hasil kantor yang baik. Pada dasarnya aktifitas kantor terjadi karena pegawai-pegawai kantor mengolah bahan – bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada. Macam-macam Peralatan Kantor :
- Perabot kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.
- Peralatan/perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb.
- Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy dsb.
- Pesawat Kantor yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dsb.
- Interior kantor yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb.
Adapun macam – macam perbekalan kantor yaitu :
Pebekalan gedung, seperti ruang pimpinan, ruang guru, kamar kecil dsb.
Perbekalan kantor, seperti mebelair pimpinan, mebelair karawan dsb.
Perbekalan ruang kelas, seperti meja dan kursi guru, meja dan kursi murid, penggaris, papan tulis, kapur tulis dsb.
Macam – macam perbekalan diatas dapat dibedakan lebih lanjut sebagai berikut :
Ditinjau dari tetap dan tidak tetap, terdiri dari 2 kelompok :
Benda tetap : tanah, gedung, peralatan.
Benda tidak tetap : kertas tinta kapur, dan lain – lain.
Ditinjau dari segi peralatan, terdiri dari 4 kelompok :
Benda peralatan umum, seperti untuk kelas dan kantor.
Benda peralatan khusus, seperti pembersih kamar mandi dan WC.
Peralatan laboraturium, seperti rak,ohp dan lain – lain.
Peralatan lain, seperti buku, benda pustaka, dan lain – lain
Ditinjau dari segi kegunaannya, terdiri dari dua kelompok :
Benda peralatan untuk kelas, sepertu meja,kursi, papan tulis.
Benda peralatan untuk kantor, seperti almari, meja, kursi, telepon, mesin ketik dan sebagainya.
Ditinjau dari segi umum ang dipakai instansi, terdiri dari :
Benda tahan lama, yaitu benda – benda yang dapat dipergunakan terus menerus, untuk waktu yang relativ cukup lama ( kurang lebih 10 tahun ). Misalnya Peralatan perabot kantor, meja kursi dan lain sebagainya.
Benda habis pakai, yaitu benda – benda yang apabila dipakai lekas habis. Misalna karbon, kertas, kapur tulis, sheet, tinta dan sebagainya.
Oleh Anugerah Dino 15.28
Perlengkapan Kantor memiliki peranan yang cukup penting bagi pekerjaan instansi, perlengkapan kantor yang baik, cukup jumlahnya, beraneka ragam jenisnya akan semakin mempermudah pekerjaan para pegawainya.
Contohnya saja, jika kita memiliki mesin printer pasti akan memudahkan kita untuk mencetak dokumen dikomputer tanpa harus pergi ke tempat rental komputer, contoh lainnya jika kita memiliki mesin fotocopy tentunya kita tidak perlu repot harus pergi ke tukang foto copy.
Berikut ini akan di jelaskan Jenis-jenis Perlengkapan Kantor yang sering digunakan pada suatu instansi.
(office suplies) yaitu benda-benda yang akan habis pemakainnya sehari-hari di kantor. Benda ini biasanya digunakan untuk kegiatan tulis menulis dan biasanya tidak tahan lama. Pengertian habis bukan berarti tidak ada bekasnya numun bisa masih ada tapi tidak dapat digunakan kembali.
contoh perbekalan kantor
a) Macam-macam kertas (HVS, Stensil, karton, dorslagh, karbon dll) b) Tinta, lem, karet penghapus, pita mesin tik.
c) Paper clip, jepitan kawat, staples.
| perbekalan kantor |
Adalah segenap alat yang digunakan dalam pekerjaan tata usaha. Misalnya alat-alat bukan mesin, atk.
Contoh peralatan kantor adalah sebagai berikut.
a) Bak surat (desk try)
| baki surat |
| Pen holder |
| band date |
| stamp pad |
Baca juga KONSEP DASAR PERGUDANGAN
Segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan tata usaha yang bekerja secara maknetik, elektronik dan mekanik. Contoh mesin-mesin kantor adalah sebagai berikut.
a) Mesin penghitung (calculating machine)| calculator |
| manual type wryter |
| electric type writer |
| fotocopy |
| labeling machine |
| numbering machine |
Baca Alat Komunikasi Kantor g) Mesin perekam misalnya tape recorder, dictaphone, transcriber. h) Ohp, lcd.
| ohp |
| lcd infocus |
| computer |
Yaitu benda-benda kantor yang umumnya terbuat dari bahan yang kuat seperti kayu atau baja yang digunakan untuk pekerjaan tata usaha.
a. Meja kantor
Meja kantor yang baik harus memenuhi beberapa persyaratan, diantaranya :
- Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup, bagian bawahnya harus mempunyai kaki-kaki yang cukup terbuka untuk tempat peredaran udara.
- Permukaan meja tidak berkilat-kilat agar tidak menyilaikan para pegawai yang memakainya.
- Luas meja tidak terlampau berlebihan, karena luas meja yang berlebihan biasanya tidak dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tapi digunakan untuk fungsi yang lain.
- Meja kantor ada beberapa jenis, dilihar dari ukuranya dan fungsinya jenis-jenis meja kantor adalah:
Meja besar atau satu biro dengan ukuran p = 121,5 cm, l = 71 – 80 cm, t = 74 cm biasanya digunakan oleh direktur.
| meja 1 biro |
| meja 1/2 biro |
Meja biasa dengan ukuran p = 120 cm. l = 70 – 72 cm, t = 75 cm meja ini digunakan oleh pegawai biasa
| meja biasa |
Meja khusus sesuai dengan kegunannya juru tik, insinyur, desainer dll
| computer desk |
| meeting desk |
| kursi pimpinan |
c. Lemari Lemari di kantor dapat dibedakan berdasarkan kegunaanya, macam-macam lemari atau alat penyimpan di kantor antara lain:
- Lemari-lemari warkat, lemari ini biasanya digunakan untuk menyimpan warkat atau dokumen yang belum difile atau belum disimpan.
- Lemari rak, lemari yang digunakan untuk menyimpan dokumen seperti buku, laporan yang sudah dibundel atau dimasukan dalam odner.
lemari arsip - Lemari brandkas (cash box) lemari ini digunakan untuk menyimpan uang atau dokumen-dokumen penting dan surat berharga perusahaan.
cash box - Filling cabinet, alat untuk menyimpan dokumen yang telah selesai diproses dan dijadikan sebagai arsip perusahaan.
filling cabinet
Yaitu benda-benda kantor pada umumnya untuk menambah suasana menyenangkan di kantor. Berfungsi untuk menambah suasana indah di dalam kantor sehingga semangat kerja pegawai dapat meningkat, dengan adanya hiasan di kantor diharapkan dapat mengurangi stress pegawai sehingga kinerja meningkat.
Beberapa contoh hiasan kantor antara lain : a) Bunga hidup atau pohon hidup.
| flower in the vas |
| lampu hias |
6. Perabot kantor tempelan (office fixture)
Yaitu perabot yang telah melekat menjadi satu dengan bangunan lain di kantor. Misalnya lemari yang telah menjadi satu dengan gedung, rak buku yang menempel di dinding.
| lemari dalam dinding |
Yaitu alat-alat yang digunakan untuk membantu kelancaran komunikasi antara penyaji dan pendengar misalnya tape recorder, LCD, televisi dll. Alat ini sangat penting ketika terjadi komunikasi antara penyaji dan pendengar untuk membantu meningkatkan pemahaman antar komunikan dan komunikator. Beberapa contoh antara lain: a) LCD, OHP. b) Microphone
| microphone |
| tv led |
Simak juga Asas-asas pengadaan peralatan kantor