Dengan semakin bergantungnya organisasi pada aplikasi perangkat lunak yang mereka gunakan, sangat penting untuk memahami aplikasi perangkat lunak apa yang Anda miliki, siapa yang menggunakannya, bagaimana dukungannya, dan berapa biaya yang terkait dengannya.
Praktik manajemen aset perangkat lunak (SAM) yang dikembangkan dengan baik dan dipahami dengan baik adalah kunci untuk memaksimalkan nilai dari aset perangkat lunak Anda. SAM juga menjamin bahwa Anda tidak menggunakan lebih banyak lisensi perangkat lunak daripada yang Anda bayar, sehingga membuat Anda terkena sanksi hukum, dan Anda juga tidak menggunakan lebih sedikit, menyiratkan bahwa Anda membayar lebih dari yang Anda butuhkan.
Di blog ini, Anda akan dapat memahami semua yang perlu Anda ketahui tentang manajemen aset perangkat lunak, termasuk:
- Apa itu Manajemen Aset Perangkat Lunak?
- Apa itu Manajemen Siklus Hidup Aset Perangkat Lunak?
- Mengapa Manajemen Aset Perangkat Lunak Penting? Manfaat SAM.
- Bagaimana SAM membantu menurunkan biaya lisensi?
- Bagaimana memilih alat SAM yang tepat?
- Bagaimana SAM cocok dengan strategi ITAM atau ITSM yang lebih besar?
Apa itu Manajemen Aset Perangkat Lunak?
Manajemen Aset Perangkat Lunak (SAM) mencakup semua proses yang diperlukan untuk berhasil mengelola, mengatur, dan mengamankan aset perangkat lunak organisasi sepanjang siklus hidupnya. Manajemen aset perangkat lunak, bersama dengan manajemen aset perangkat keras (HAM), adalah komponen dari Manajemen aset TI (ITAM).
Untuk memahami lebih lanjut tentang apa itu manajemen aset perangkat keras, baca blog kami: Apa itu Hardware Asset Management (HAM)? Mengapa Penting?
Perangkat lunak merupakan komponen integral dari infrastruktur TI. Manajemen dan pelacakan manual, menggunakan spreadsheet, perangkat lunak menjadi rumit dan tidak efisien. Selain itu, setiap peningkatan, modifikasi lisensi, kedaluwarsa, dan kepatuhan juga perlu dipantau secara efektif.
Untuk ini, Anda memerlukan solusi manajemen aset perangkat lunak yang dapat membantu Anda mengenali pengeluaran, kewajiban, dan risiko yang terkait dengan aplikasi perangkat lunak Anda dan memungkinkan Anda untuk mengelola semua aset perangkat lunak TI Anda dari satu lokasi.
Ada 3 area utama di mana SAM dapat membantu organisasi Anda:
- Optimasi Lisensi. Hasilkan lebih banyak nilai dari lisensi Anda dengan mengetahui apa itu lisensi dan bagaimana organisasi Anda menggunakannya
- Penghematan biaya. Turunkan biaya lisensi dengan memanfaatkan wawasan SAM
- Pemenuhan. Jaga agar biaya, risiko, dan kerumitan yang terkait dengan ketidakpatuhan tetap terkendali dan selalu siap diaudit
Apa itu Manajemen Siklus Hidup Aset Perangkat Lunak?
Siklus hidup aset perangkat lunak seperti siklus hidup aset perangkat keras di mana mereka perlu diperiksa secara menyeluruh sebelum penerapan, selama penggunaannya, hingga pensiun.
Dengan SAM, Anda dapat menentukan tahap siklus hidup perangkat lunak tertentu, membuat keputusan yang lebih cerdas, dan memahami saat solusi perangkat lunak tidak lagi berfungsi untuk organisasi Anda.
Tahapan manajemen siklus hidup aset perangkat lunak adalah sebagai berikut:
- Perencanaan: Pada tahap ini, Anda mengambil keputusan strategis tentang perangkat lunak apa yang diminta atau dibutuhkan dan paling sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda.
- Akuisisi: Ini adalah tahap di mana Anda membeli lisensi perangkat lunak.
- Ketentuan: Pada langkah ini, Anda menerapkan dan mengintegrasikan perangkat lunak baru ke dalam operasi bisnis Anda dan membuatnya dapat diakses oleh pengguna akhir.
- Pemeliharaan: Setelah digunakan, Anda perlu memelihara dan memperbarui perangkat lunak dengan bantuan tim dukungan perangkat lunak.
- Pensiun: Pada tahap ini, Anda dapat mempertimbangkan untuk menghentikan solusi perangkat lunak yang ada jika tidak lagi berguna bagi organisasi Anda.
Mengapa Manajemen Aset Perangkat Lunak Penting? Manfaat SAM.
Bisnis sering menerapkan sistem SAM ketika mereka dihadapkan dengan audit atau ketika mereka menyadari bahwa mereka telah mengeluarkan uang terlalu banyak untuk lisensi dan kontrak. Tetapi ada banyak alasan lain mengapa manajemen aset perangkat lunak itu penting.
Tercantum di bawah ini, adalah beberapa manfaat SAM yang dapat memberi Anda keunggulan kompetitif:
- Pelacakan Aset Perangkat Lunak yang Efektif
Tidak semudah melacak aset perangkat lunak sebagai aset perangkat keras karena perangkat lunak tidak berwujud. SAM memudahkan untuk melacak keseluruhan penggunaan, tren pengeluaran, dan kepatuhan aset perangkat lunak.
- Penemuan Aset Otomatis dan Pelacakan Inventaris Lisensi
Solusi SAM memungkinkan deteksi otomatis dan penambahan inventaris perangkat lunak baru dan akun pengguna di jaringan organisasi dan mengidentifikasi akun yang tidak aktif, mencegah akun duplikat, dan mendeteksi perangkat lunak yang tidak digunakan.
- Mengurangi Risiko Denda dan Hukuman
Meminimalkan risiko keuangan dan hukuman yang terkait dengan ketidakpatuhan dengan mengidentifikasi dan mengatasi defisit lisensi terlebih dahulu.
- Risiko Keamanan yang Dimitigasi
SAM memastikan bahwa semua perangkat lunak dalam suatu organisasi dikonfigurasi dengan benar untuk melindungi mereka dari pelanggaran keamanan, virus, dan malware. Dengan demikian, membuat jaringan kurang rentan terhadap risiko keamanan.
- Peningkatan Akuntabilitas
Menjamin kepatuhan dengan catatan resmi pelacakan kepatuhan dan meningkatkan akuntabilitas sebelum penyedia perangkat lunak saat waktu audit tiba.
- Lisensi Perangkat Lunak yang Digunakan Kembali
SAM menyediakan struktur hemat biaya di mana lisensi dapat didaur ulang untuk menghemat biaya saat pengguna mengubah posisi atau pekerjaan.
- Kecerdasan yang ditingkatkan
Buat keputusan penerapan dan pemanfaatan perangkat lunak yang lebih cerdas dengan kecerdasan yang dihasilkan melalui laporan yang terdiri dari detail seperti persyaratan kontrak, inventaris lisensi, dll.
Bagaimana SAM dapat membantu Menurunkan Biaya Lisensi?
Sebuah "dasar", tersedia pada saat Perjanjian True-Up atau Pembaruan, adalah sekilas hak lisensi Anda yang ada dibandingkan dengan penerapan perangkat lunak Anda saat ini. Ini adalah praktik yang berguna untuk menentukan kekurangan dan kelebihan perizinan untuk mengoptimalkan dan menghemat biaya.
Menerapkan garis dasar inventaris perangkat lunak tepat waktu menggunakan alat SAM dapat membantu dalam pengoptimalan lisensi perangkat lunak.
Tidak hanya itu tetapi SAM memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi apa yang mereka gunakan dan apa yang tidak mereka gunakan untuk membuat keputusan yang lebih baik, dan pada akhirnya, mengurangi pengeluaran perangkat lunak secara keseluruhan.
Bagaimana Memilih Alat SAM yang Tepat?
Berbagai alat SAM tersedia di pasaran, jadi bagaimana Anda memilih yang terbaik?
Di sini, kami akan membahas semua elemen yang harus dipertimbangkan, sehingga Anda dapat membuat keputusan yang tepat dan mendapatkan alat SAM yang sangat cocok untuk bisnis Anda.
Kemampuan Alat SAM
Meskipun banyak bisnis memilih SAM berdasarkan harga dan peringkat vendor, sebaiknya pilih alat SAM berdasarkan fungsinya yang memenuhi kebutuhan organisasi Anda.
Berikut adalah beberapa fitur SAM penting yang harus Anda cari:
- Penemuan Perangkat Lunak
- Inventarisasi dan Katalogisasi Aset Perangkat Lunak
- Penilaian Penggunaan Perangkat Lunak
- Pemantauan Kepatuhan Lisensi
- Dasar Aset
- Penjadwalan Audit
- Pelaporan Otomatis
- Peringatan & Pemberitahuan
- Opsi Percobaan Gratis Free
- Skalabilitas
Ukuran Organisasi
Sangat penting untuk mempertimbangkan ukuran organisasi Anda saat memilih solusi SAM.
Anda tidak memerlukan solusi SAM tingkat perusahaan yang rumit jika Anda adalah perusahaan kecil atau jika Anda tidak menggunakan banyak aplikasi perangkat lunak. Kemudian lagi, Anda akan membutuhkan sesuatu yang lebih kompleks dan canggih jika Anda adalah organisasi besar yang menggunakan ratusan atau ribuan aplikasi perangkat lunak.
Kompleksitas Infrastruktur
Organisasi yang lebih besar memiliki infrastruktur yang lebih rumit. Jika Anda memiliki banyak departemen di berbagai lokasi dan memiliki kehadiran internasional, penting untuk memiliki alat SAM yang lebih komprehensif agar semuanya tetap terstruktur.
Jika beberapa operasi bisnis Anda telah dialihdayakan atau jika perusahaan Anda diakuisisi atau digabungkan, itu mungkin membuat operasi organisasi Anda lebih rumit dan perangkat lunak pelacakan jauh lebih sulit. Alat SAM yang tepat dapat memfasilitasi hal-hal dalam kasus seperti itu.
Kompatibilitas dengan Sistem Perusahaan yang Ada
Departemen TI dalam organisasi dapat menggunakan berbagai solusi perangkat lunak perusahaan untuk aplikasi seperti manajemen keamanan, ITSM, manajemen SDM, dll.
Saat memilih alat SAM, penting untuk mempertimbangkan apakah aplikasi tersebut kompatibel atau bahkan sinergis dengan sistem perusahaan yang ada di bisnis Anda.
Bagaimana SAM cocok dengan strategi ITAM atau ITSM yang lebih besar?
Dalam ekosistem bisnis saat ini, perencanaan TI terpusat merupakan tantangan utama. Banyak organisasi besar memutuskan untuk melakukan desentralisasi, menawarkan kebebasan dan fleksibilitas kepada masing-masing divisi bisnis agar tetap kompetitif. Namun, ini dapat menyebabkan pengeluaran TI yang tidak perlu.
Teknik untuk menangani aset TI dan layanan TI secara terpusat disebut IT Asset Management (ITAM) dan Manajemen Layanan TI (ITSM), masing-masing. Dan, SAM merupakan salah satu komponen terpenting dari ITAM dan ITSM.
Dengan penemuan yang tepat dan teknologi SAM, bahkan dalam pengaturan terdesentralisasi, TI terpusat dapat menekan biaya perangkat lunak. TI terpusat dapat menyederhanakan keputusan pembelian dan pemberian lisensi yang penting dengan memantau pemasangan, penggunaan, dan konfigurasi. Bahkan pengambilan keputusan penganggaran yang sangat terdesentralisasi dapat disederhanakan tanpa mengorbankan fleksibilitas penting menggunakan alat SAM.
Jika Anda mencari cara untuk mengelola aset perangkat lunak Anda dengan sukses dan mudah, periksa Layanan MotadataOps Manajemen Aset TI platform yang memiliki fitur terintegrasi seperti penemuan perangkat lunak, inventaris aset perangkat lunak, pengukuran perangkat lunak, baseline aset, manajemen lisensi, pelaporan out-of-the-box, peringatan & pemberitahuan, opsi uji coba gratis, dll.
Anda dapat mengunduh aplikasi gratis selama 30 hari menggunakan tautan berikut: Unduh Pemantauan Jaringan & Alat ITSM | Motadata