Mungkin Anda pernah bertanya-tanya bagaimana suatu seminar besar yang diadakan di hotel bintang lima dengan banyak penonton bisa sukses. Atau mungkin Anda pernah berjalan melewati suatu konstruksi bangunan besar dan kemudian berpikir, “Bagaimana proyek konstruksi bangunan sebesar ini yang membutuhkan dana besar dan melibatkan orang banyak bisa berjalan begitu lancar?”. Jawabannya adalah manajemen proyek.
Pengertian Manajemen Proyek
Manajemen secara umum adalah suatu upaya untuk mencapai suatu tujuan dengan sumber daya seminimal mungkin (efisien). Sementara itu, proyek adalah rencana pekerjaan dengan suatu target pencapaian tertentu yang diselesaikan dalam rentang waktu tertentu.
Secara kolektif, manajemen proyek adalah suatu pendekatan/metode untuk mengelola suatu proyek dengan efektif dan efisien. Sistem ini hadir sebagai perangkat untuk membantu mengelola kegiatan-kegiatan berbentuk proyek, misalnya proyek konstruksi. Tanpanya, suatu proyek akan sulit dieksekusi baik dari segi biaya, waktu, atau bahkan kualitasnya.
Baca juga : Mengenal Manajemen Rantai Pasokan Untuk Kemudahan Pemantauan Stok Pada Bisnis
Tujuan Manajemen Proyek
Manajemen proyek memiliki sejumlah tujuan, di antaranya:
Menyelesaikan tepat waktu
Pada manajemen waktu, ditentukan linimasa yang berisi kapan suatu kegiatan harus dimulai dan kapan harus selesai. Dengan adanya hal tersebut, proyek akan selalu dimonitor supaya dapat selesai dalam waktu yang telah ditentukan. Pengawasan seperti ini melancarkan pengerjaan proyek.
Menjaga anggaran
Anggaran merupakan salah satu aspek yang dikaji dalam manajemen ini. Dengan pengkajian tersebut, akan dicari jumlah anggaran seminimal mungkin, tetapi masih dapat menunjang tercapainya kriteria proyek yang telah ditentukan di awal (efektif dan efisien).
Menjaga kualitas
Sebagaimana telah disinggung pada poin sebelumnya, kriteria proyek yang ditentukan di awal harus tercapai. Artinya, manajemen proyek juga membuat standar kualitas dari suatu proyek sehingga ia tidak dikerjakan secara seenaknya saja.
Melancarkan proyek
Pada akhirnya, proyek yang ideal adalah proyek yang selesai sesuai dengan perencanaan awal, baik dari segi waktu, anggaran, maupun kualitas. Manajemen ini membantu pengerjaan proyek supaya selesai dengan lancar sesuai dengan rencana awal.
Baca juga : Pengertian Manajemen Operasional, Tujuan, Ciri Dan Fungsinya pada Bisnis
Sasaran Manajemen Proyek
Sasaran manajemen proyek adalah sebagai berikut:
- Menyelesaikan dan mengembangkan proyek sesuai dengan anggaran biaya dan tenggat waktu yang telah ditentukan sekaligus dalam kualitas/spesifikasi sesuai dengan yang telah disepakati di awal.
- Meningkatkan nama baik pelaksana proyek berdasarkan kualitas hasil proyek.
- Menciptakan suasana kerja kondusif untuk mendukung kelancaran aktivitas proyek. Hal ini meliputi ketersediaan keadaan, sarana-prasarana, dan keselamatan kerja.
- Menjaga keharmonisan antar pihak dalam proyek sehingga seluruh pihak terlibat akan memberikan yang terbaik untuk proyek yang sedang dijalankan.
Baca juga : Pengertian Sistem Inventory, Manfaat, serta Tips Pengelolaannya
Ruang Lingkup Manajemen Proyek
Hal-hal yang termasuk ke dalam domain ruang lingkup manajemen proyek adalah sebagai berikut:
- Waktu proyek dimulai
- Perencanaan lingkup proyek
- Pendefinisian ruang lingkup proyek
- Verifikasi proyek dan kontrol ketika proyek sedang dijalankan
Contoh Manajemen Proyek
Sebenarnya ada banyak sekali contohnya. Beberapa di antaranya adalah sebagai berikut.
1. Proyek Konstruksi
Proyek konstruksi adalah proyek yang berhubungan dengan pembangunan sarana publik, seperti pembangunan bendungan, gedung, kawasan pembangkit listrik, jembatan, pabrik, jalan raya, jalan tol, dan sebagainya.
2. Proyek Penelitian
Proyek penelitian pada dasarnya adalah suatu proyek yang dilakukan untuk kepentingan penelitian dan pengembangan. Hasil dari penelitian tersebut nanti digunakan untuk meningkatkan kualitas dari suatu barang atau jasa, atau hanya untuk pengembangan ilmu pengetahuan saja.
3. Proyek Padat Modal
Proyek padat modal adalah proyek produksi besar dengan bantuan mekanik (robot). Proyek ini disebut “padat” karena pada eksekusinya membutuhkan modal yang banyak. Banyaknya modal yang diperlukan membuatnya hanya bisa dilakukan oleh perusahaan besar.
4. Proyek Manufaktur
Proyek manufaktur adalah proyek yang melakukan rancangan untuk memproduksi suatu produk secara menyeluruh.
Baca juga : Mengenal Strategi Positioning Untuk Pemasaran Produk Yang Lebih Efektif
Kesimpulan
Supaya suatu proyek bisa berjalan lancar menuju tujuan proyek dengan spesifikasi yang telah ditentukan di awal, diperlukan manajemen proyek yang baik. Pada proses ini, banyak hal seperti anggaran, tenggat waktu, dan lingkup proyek harus direncanakan.
Pada setiap proyek terdapat risiko. Terlebih lagi pada proyek-proyek besar, banyaknya keputusan yang harus diambil membuat banyaknya kemungkinan hambatan dan risiko yang akan muncul. Untuk menghindari risiko-risiko tersebut, Anda bisa mencari jalan keluar dengan mempertimbangkan segala kemungkinan yang dapat terjadi.
Baca juga : 8 Cara Untuk Meningkatkan Produktivitas Pada Usaha Bengkel Anda
Keberhasilan sebuah proyek juga didasarkan oleh sistem penghitungan anggaran yang baik dan detail pada pembukuan bisnis Anda. Tanpa melakukan penghitungan anggaran, tentu Anda proyek yang sedang Anda garap akan mengalami kegagalan.
Untuk meminimalisir kesalahan dalam penghitungan dan pencatatan anggaran Anda bisa menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur anggaran yang bisa memudahkan proses penghitungan anggaran proyek secara menyeluruh.
Accurate Online adalah software akuntansi tepat untuk pengelolaan proyek yang sedang Anda tangani. Accurate Online memiliki fitur anggaran, multi proyek, multi departemen, dan masih banyak lagi fitur Accurate Online yang bisa membantu memudahkan pengelolaan manajemen proyek Anda.
Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud terbaik yang sudah dikembangkan sejak 20 tahun lalu dan sudah digunakan oleh lebih 300 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis di Indonesia. Jika Anda tertarik menggunakan Accurate Online, Anda bisa mencobanya secara gratis selama 30 hari melalui banner di bawah ini.
Dari perspektif seorang manajer proyek, manajemen proyek pada dasarnya adalah tentang memberikan hasil yang akan memengaruhi beberapa perubahan untuk kepentingan organisasi. Terlebih lagi, untuk lebih mengetahui mengapa manajemen proyek itu penting, di bawah ini adalah daftar beberapa alasan yang akan meyakinkan kita tentang pentingnya dan relevansi sebuah manajemen proyek.
Mari kita pelajari bersama-sama:
Tanpa manajemen proyek yang efektif, tim Anda mungkin akan mulai mengerjakan sebuah proyek yang tidak memiliki arah yang jelas. Akan tetapi, ketika anggota tim Anda memahami fokus dan tujuan, proyek akan berlangsung tanpa kebingungan atau kekacauan. Setengah dari pertempuran sudah Anda menangkan jika Anda memulai sebuah proyek dengan cara yang benar.
Perencanaan proyek merupakan aspek yang paling penting dari manajemen proyek yang akan memutuskan nasib proyek Anda. Anda akan dapat berhasil menyelesaikan proyek-proyek Anda ketika Anda bisa memperkirakan apa yang Anda dapat capai untuk kapan dan untuk berapa banyak. Sebaliknya, proyek Anda sudah ditakdirkan untuk tidak berhasil jika tidak ada perkiraan anggaran jelas dan tidak ada tenggat waktu yang realistis.
Ketika Anda bekerja pada sebuah proyek yang kompleks ataupun sederhana, pemanfaatan sumber daya yang tidak tepat akan dapat menyebabkan malapetaka. Penggunaan metodologi manajemen proyek yang tepat dapat membantu Anda menyadari bagaimana memanfaatkan sumber daya untuk memperoleh keuntungan terbaik dari proyek Anda. Misalnya, proyek-proyek skala kecil dan menengah akan memberikan hasil terbaik apabila dilakukan dengan pendekatan yang modern, sedangkan proyek-proyek berskala besar akan memberikan hasil terbaik dengan pendekatan manajemen proyek tradisional.
Seringkali, kita memulai proyek dengan strategi yang terbaik tetapi gagal mengenali potensi risiko yang dapat menghambat keseluruhan kemajuan proyek. Dengan manajemen proyek yang efektif, seorang manajer proyek akan selalu dapat selangkah lebih maju dari risiko dan ancaman yang tidak diinginkan.
Ada kebutuhan yang mendasar bagi seorang anggota proyek untuk mematuhi pedoman proyek, tenggat waktu, anggaran, standar pengerjaan, dan quality control. Manajemen proyek akan sangat penting untuk dapat mengidentifikasi, mengelola, dan mengendalikan kualitas apa pun yang dicapai.
Manfaat manajemen proyek yang efektif meliputi:
a. Memahami berbagai tujuan dan hasil proyek
b. Memuaskan kebutuhan setiap pihak yang terlibat dalam kepentingan proyek
c. Penggunaan sumber daya proyek secara efektif
d. Kemungkinan yang lebih besar untuk mencapai hasil yang diinginkan
Jadi mengapa manajemen proyek itu dibutuhkan? Tanpa manajemen proyek, tim Anda dan klien Anda akan rentan pada manajemen yang kacau, tujuan yang tidak jelas, kurangnya sumber daya, perencanaan yang tidak realistis, risiko tinggi, kualitas hasil kerja yang buruk, proyek yang melebihi anggaran dan pengiriman yang terlambat.
Manajemen proyek yang hebat merupakan hal yang penting karena dapat memberikan keberhasilan jalannya proyek. Manajemen proyek menciptakan dan memungkinkan tim Anda dapat bekerja dengan bahagia dan termotivasi karena mereka mengetahui apa tujuan pekerjaan mereka, sehingga mereka melakukan apa yang terbaik yang dapat mereka lakukan. Terlebih lagi, dengan manajemen proyek, tim Anda akan dapat mencapai hasil proyek yang diinginkan; pencapaian hasil proyek yang sesuai dengan harapan akan menghasilkan pengembalian investasi nyata, dan akan membuat klien Anda bahagia.